Pada bagian ketiga tentang budaya umpan balik, Gary Swart, CEO oDesk, menyarankan tim yang tersebar untuk bertemu setiap hari dalam konferensi video berdurasi 15 menit.
Gary Swart, CEO oDesk, berbagi pengalamannya tentang budaya umpan balik dalam seri tiga bagian. Bagian 3 adalah tentang komunikasi yang baik dalam tim terdistribusi.
Saya disini! Hal ini memastikan bahwa anggota tim yang tidak hadir tidak ditinggalkan
Di dunia teknologi tinggi saat ini, kita tidak hanya perlu mengetahui cara memberikan umpan balik yang efektif secara real-time, namun juga cara tetap berhubungan dengan anggota tim yang tidak hadir secara fisik di kantor.
Dalam postingan ini, saya ingin menjawab tiga pertanyaan spesifik terkait cara menjaga komunikasi terbuka dan memberikan umpan balik dengan anggota tim jarak jauh:
- Bagaimana Anda memastikan bahwa keseluruhan harapan dikomunikasikan dengan jelas?
- Bagaimana Anda memastikan bahwa anggota tim terdistribusi selalu up-to-date dan memiliki pemahaman yang sama dengan anggota tim di lokasi hari demi hari?
- Bagaimana Anda memastikan bahwa anggota tim dapat menghadiri pertemuan jauh dari rumah?
Saya akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan membagikan beberapa taktik untuk memastikan Anda berkomunikasi dengan jelas dan efektif dengan tim terdistribusi:
Pertanyaan: Bagaimana Anda memastikan bahwa keseluruhan harapan dikomunikasikan dengan jelas?
Saat bekerja dengan tim terdistribusi, pilih metode terstruktur untuk mengkomunikasikan harapan Anda dan memberikan umpan balik. Dan Anda harus tetap berpegang pada metode ini.
Saya menggunakan metode yang saya sebut IVA – yang merupakan singkatan dari Identifikasi, Klarifikasi, dan Perluas.
- Mengenali: Segera setelah saya menangani anggota tim yang tidak hadir, saya menjelaskan apa tujuan percakapan tersebut dan meminta mereka menyampaikan harapan saya dengan kata-kata mereka sendiri.
- Menjelaskan: Anggota tim mendapatkan lebih banyak manfaat dari rapat atau sesi umpan balik ketika mereka memahami mengapa hal yang didiskusikan itu penting bagi mereka. Jadi jelaskan dengan jelas dan pastikan semua orang memahaminya.
- Memperluas: Tanyakan apakah anggota tim Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi.
Selain metode IVA, saya menggunakan berbagai teknologi untuk memastikan anggota tim berkomunikasi secara efektif satu sama lain.
- Gunakan teknologi video. Saya ingin posisi di Pos Huffington kutipan, di mana Jaleh Bisharat, wakil presiden senior pemasaran di oDesk, menulis tentang pentingnya video ketika bekerja dengan tim terdistribusi: “Berkomunikasi dengan tim Anda akan bekerja lebih baik ketika Anda dapat melihat masing-masing anggota—ekspresi wajah mereka, petunjuk nonverbal mereka, dan perilaku mereka. tanggapannya. Banyak teknologi konferensi video hebat seperti Skype dan Google Hangouts yang gratis. Investasikan pada perangkat keras terkait, termasuk komputer, webcam, dan layar besar. Ini sangat berharga.”
- Simpan semua catatan Anda di satu tempat: Saya sering menggunakan Google Dokumen bersama untuk catatan dan komentar saya – konsep ini adalah kunci untuk tetap berada pada jalur dari minggu ke minggu. Dengan cara ini, saya selalu memiliki catatan – dan begitu pula anggota tim saya.
- Pastikan teknologi yang konsisten digunakan: Misalnya, jika seorang anggota tim tidak bekerja dengan Google Dokumen, tidak seperti anggota tim lainnya, dia mungkin mengalami kesulitan membuat atau berbagi catatan dengan orang lain.
Pertanyaan: Bagaimana Anda memastikan bahwa anggota tim terdistribusi selalu up-to-date dan memiliki pemahaman yang sama dengan anggota tim di lokasi hari demi hari?
Adakan pertemuan singkat harian yang terstruktur agar produktif.
Sama seperti metode IVA yang memastikan umpan balik dikomunikasikan dengan jelas, metode “4P” (Kemajuan – Kemajuan, Rencana – Rencana, Prioritas – Prioritas – Masalah – Masalah) memastikan bahwa tim dengan anggota yang bekerja di lokasi berbeda selalu up to date.
Tim produk dan teknik di oDesk terdiri dari dua belas manajer produk, 20 arsitek produk, 100 pengembang, dan 30 insinyur pengujian – semuanya bekerja di berbagai lokasi di seluruh dunia, di Ukraina, Rusia, Brasil, Yunani, dan AS, dan masih banyak lagi. sebutkan beberapa negara. Karena desain proses yang tangkas dan kebutuhan akan umpan balik, komunikasi, dan adaptasi yang konstan, Wakil Presiden Senior Produk kami, Stephane Kasriel, merekomendasikan sesi harian 15 menit untuk tim ini dengan mengikuti metodologi 4P:
- Di atas Kemajuan berbicara tentang perkembangan pada periode sebelumnya (hari, minggu atau bulan).
- rencana untuk periode berikutnya (hari, minggu atau bulan).
- prioritas set – tugas apa yang paling penting untuk periode ini?
- Yang ada Masalah berdiskusi (apa pun yang menghalangi kemajuan)
Karena rapat selalu mengikuti struktur yang sama, seluruh anggota tim – bahkan yang tersebar di seluruh dunia – tahu persis apa yang diharapkan.
Pertanyaan: Bagaimana Anda memastikan bahwa anggota tim dapat menghadiri rapat jauh dari rumah?
Ciptakan lingkungan di mana anggota tim yang tidak hadir merasa nyaman mengajukan pertanyaan.
Anggota tim yang menghadiri pertemuan, baik secara tatap muka atau dalam kelompok, mungkin merasa sulit untuk berpartisipasi. Karena semakin banyak tim yang pindah ke luar lokasi, kurangnya partisipasi adalah salah satu masalah awal yang paling umum. Berikut beberapa cara Anda dapat membantu anggota tim yang tidak hadir tetap terlibat:
- Perjelas bahwa Anda mengharapkan anggota tim jarak jauh untuk menyumbangkan pertanyaan atau komentar dalam semua percakapan.
- Jika Anda selalu memulai percakapan dengan pertanyaan, pastikan pertanyaan tersebut dijawab tepat di awal. Katakan saja sesuatu seperti, “Sebelum kita mulai, pertanyaan apa yang Anda miliki?”
- Sepanjang percakapan, ciptakan peluang bagi anggota tim jarak jauh untuk berkontribusi dengan mengambil jeda berulang kali dan bertanya, “Pertanyaan apa yang Anda miliki?” Jika tidak, mereka mungkin ragu untuk campur tangan dalam pembicaraan tersebut.
- Saat Anda bertanya kepada anggota tim yang tersebar apakah mereka memiliki pertanyaan, Anda harus berhenti sejenak dan menunggu. Karena ketika Anda menanyakan pertanyaan ini, sering kali tidak ada yang langsung menjawab. Dan keheningan mendorong banyak orang untuk bertanya.
Metode apa yang cocok untuk Anda secara pribadi ketika berkomunikasi dengan anggota tim yang tidak hadir? Beri tahu saya di komentar.