Bagaimana para pendiri mengoptimalkan bisnis mereka sehari-hari dan mengapa organisasi yang sangat fleksibel tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Kiat untuk organisasi startup yang efektif.
Kontribusi dari Marc Schmidt, pendiri Pemasok Struktural GmbH – sebuah konsultan manajemen di Hamburg.
Mengapa organisasi yang fleksibel tidak selalu merupakan cara yang tepat
Startup sukses karena, misalnya, mereka merespons pelanggan dan pasar secara fleksibel. Bagi para pendiri, “resep sukses” ini sering kali menjadi dasar bagi organisasi perusahaan selanjutnya. Tapi itu tidak selalu harus menjadi ide terbaik.
Karena: Jika organisasi internal disusun dengan sangat fleksibel untuk merespons semua situasi yang mungkin terjadi, hal ini belum tentu merupakan cara yang tepat.
Misalnya, terlalu banyak fleksibilitas mencegah:
- Jadikan proses lebih cepat
- Tanggung jawab harus didefinisikan dengan jelas
- Untuk menjaga fluktuasi tetap rendah
- Temukan karyawan yang cocok
- Untuk mengurangi beban kerja bagi pemiliknya
Saya merasakan hal yang sama pada fase awal. Misalnya, pemikiran tentang deskripsi pekerjaan memberi saya perasaan yang sama seperti pertandingan sepak bola melawan Italia. Fleksibilitas ini adalah salah satu alasan mengapa ekspansi kami begitu sukses. Namun pada titik tertentu rasa frustrasinya bertambah. Dan kemudian pada titik tertentu kami mencoba alat birokrasi ini. Dan lihatlah, semuanya menjadi lebih baik. Mengapa? Sihir?
Proses menjadi lebih cepat
Optimalisasi organisasi dimulai dengan menugaskan setiap karyawan aktivitas yang menjadi tanggung jawab orang tersebut. Pembagian tugas ini membuat seseorang akhirnya merasa bertanggung jawab dan bertanggung jawab, bahkan untuk tugas yang tidak menyenangkan sekalipun. Aturan ini menggantikan prinsip harapan, yang berasumsi bahwa seseorang akan selalu mengurus suatu tugas. Hal ini – tidak mengherankan – jarang terjadi pada tugas-tugas yang tidak menyenangkan.
Tanggung jawab menjadi lebih jelas
Khususnya pada antarmuka, perintah ini berarti tugas internal tidak dijalankan. Pembahasan mengenai tanggung jawab tidak ada gunanya karena sudah diatur dengan jelas. Hal ini menghasilkan pemrosesan yang lebih cepat, lebih sedikit kesalahan, dan suasana hati yang lebih baik. Dan juga gambaran yang lebih baik tentang pemanfaatan sebenarnya. Meskipun sebelumnya setiap orang dapat memaafkan diri mereka sendiri dengan pernyataan “Tidak ada waktu”, peraturan tersebut dengan cepat memperjelas di bidang mana saja terdapat hambatan.
Fluktuasi yang lebih sedikit
Karyawan mana yang pertama kali meninggalkan perusahaan? Mereka adalah aktor yang lebih baik. Tapi mengapa mereka berhasil? Jarang ada gaji yang lebih tinggi. Karyawan yang efektif merasa tingkat efektivitasnya kurang baik. Mereka diperlambat oleh proses yang tidak jelas dalam organisasi.
Pengembang bisnis yang hebat dengan sejumlah besar pesanan baru yang jarang diproses tanpa kesalahan tidak akan puas. Kesalahan-kesalahan ini mengurangi perintah tindak lanjutnya dan karenanya mengurangi kesuksesannya. Tidak ada “pengemudi yang merasa baik” yang dapat mengubahnya. Karena bekerja di organisasi yang buruk ibarat mengendarai mobil dengan rem tangan menyala, seperti mengendarai sepeda dengan angin terus-menerus. Bukan sesuatu yang dilakukan karyawan yang baik secara sukarela dalam jangka waktu yang lama.
Temukan karyawan yang cocok
Organisasi yang lebih maju menyebabkan pembagian kerja yang lebih besar. Ini bukan lagi tentang kemampuan karyawan untuk melakukan segalanya (yang disebut generalisasi), tetapi tentang membangun spesialis di perusahaan.
Oleh karena itu, kegiatan dipecah menjadi lebih besar dan pembagian tugas meningkat. Para ahli melakukan pekerjaan yang menuntut secara teknis, namun pada saat yang sama terhindar dari tugas administratif. Asisten atau, misalnya, manajer junior kemudian bertanggung jawab untuk memproses tugas-tugas ini.
Pembagian kerja yang lebih besar berarti seorang wirausahawan memerlukan lebih sedikit tenaga ahli. Posisi terbuka dapat diisi lebih cepat. Karena lebih mudah mengisi posisi asisten atau junior daripada mencari spesialis yang juga bisa mengemban tugas administratif.
Kelegaan bagi pemiliknya
Jika para pendiri dan pengusaha menerapkan poin-poin ini, hal ini pasti akan menghasilkan pemrosesan pesanan yang ada dengan lebih baik dan lebih cepat. Ada lebih sedikit gesekan di antarmuka, efisiensi meningkat, jumlah keluhan berkurang, karyawan lebih sukses, kepuasan mereka meningkat, pergantian karyawan menurun, lebih sedikit posisi yang perlu diisi. Hasilnya: Beban kerja pemilik berubah secara nyata – dan seketika!
Penutup
Perusahaan dengan “perlindungan kebakaran” yang fungsional tidak perlu lagi fleksibel. Dalam organisasi yang memiliki posisi optimal, operasi pemadaman kebakaran jarang diperlukan. Namun, jika para pendiri diperkirakan akan berulang kali melakukan intervensi dalam bisnis sehari-hari, ini merupakan tanda peringatan yang jelas. Hal ini harus ditanggapi dengan serius dan organisasi harus dipikirkan ulang dan disesuaikan.