Telepon berdering, kolega Anda mengetuk pintu, rapat di menit-menit terakhir dijadwalkan – rencana hari yang Anda susun dengan hati-hati di pagi hari segera terlambat lagi. Manajemen waktu adalah kata kuncinya. Namun mengetahui hal ini saja tidak cukup. Metode manakah yang benar? Bagaimana Anda bisa bekerja lebih efisien? Kelima model ini menawarkan pendekatan yang menarik.
1. Selesaikan Segala Sesuatu (GTD)
Ide:
Metode manajemen diri David Allen menggunakan rencana lima fase untuk meningkatkan produktivitas di satu sisi sekaligus mengurangi tingkat stres di sisi lain. Berbeda dengan banyak metode lainnya, metode GTD tidak menentukan rutinitas sehari-hari secara rinci atau prioritas tertentu, namun lebih berorientasi pada aplikasi dan berorientasi pada praktik.
Penerapan:
mengumpulkan informasi
Pada langkah pertama, semua masukan yang Anda terima sepanjang hari dikumpulkan, dicatat, dan disimpan di satu tempat. Ini tidak hanya melibatkan memeriksa kotak email, tetapi juga mendengarkan kotak masuk, membuat catatan singkat, dan menelusuri kiriman yang disimpan di jejaring sosial. Setelah semua informasi tersedia, informasi tersebut dikumpulkan secara manual atau elektronik dan disimpan di satu lokasi.
Proses
Langkah kedua adalah meninjau poin-poin yang dikumpulkan satu per satu dan memutuskan apa yang harus dilakukan pada poin yang dicatat, yaitu pernyataan, ide, atau tugas. Tiga pertanyaan memberikan orientasi untuk klasifikasi dan pengambilan keputusan: Apa itu – tujuan, tenggat waktu, tugas spesifik? Apakah poin ini memerlukan tindakan? Jika iya, maka langkah selanjutnya adalah merinci tugas dan merumuskannya dalam kalimat pendek. Misalnya saja: “Hubungi penasihat pajak”. Jika jawabannya tidak, item tersebut akan dibuang atau diarsipkan sebagai bahan inspirasi atau referensi.
Mengatur
Pada langkah selanjutnya, Allen merekomendasikan tidak hanya mentransfer tugas-tugas yang dirumuskan ke dalam satu daftar tugas dan menggabungkannya secara tematis, namun lebih kepada membuat beberapa daftar yang berhubungan dengan konteks. Misalnya, mungkin ada satu daftar untuk pesan, satu untuk panggilan telepon, dan satu lagi untuk rapat.
Melihat melalui
Waktu dan pengelolaan diri adalah proses berkelanjutan yang tidak dapat diselesaikan sekaligus. Oleh karena itu, penting untuk secara teratur memeriksa saluran-saluran yang melaluinya masukan-masukan baru terus-menerus diterima, mengumpulkan masukan-masukan dan mengaturnya selangkah demi selangkah – misalnya dalam ritme mingguan.
Menyelesaikan
Setelah mengatur dan mengatur, tibalah langkah terpenting: menyelesaikan sesuatu. Tergantung pada waktu dan tempat, salah satu daftar konteks dipilih dan tugas diproses satu demi satu. Misalnya, saat Anda di rumah, Anda memilih daftar pesan, namun di kantor, rapat atau panggilan telepon lebih penting.
2. Daftar Yang Tidak Harus Dilakukan
Ide:
Anda dengan cepat cenderung mengisi daftar tugas harian Anda dengan tugas. Namun, tidak semuanya dapat dilaksanakan. Jika pada akhirnya Anda bahkan tidak bisa menyelesaikan setengah dari tugas, itu malah kurang memuaskan. Seni manajemen waktu yang baik adalah membedakan apa yang penting dan tidak penting dan memprioritaskan tugas dengan benar sesuai kapasitas. Daftar darurat – bagian dari daftar tugas – dapat membantu dalam hal ini.
Penerapan:
Semua tugas yang pasti tidak bisa dan tidak ingin Anda lakukan hari itu – atau idealnya dapat didelegasikan kepada orang lain – masuk dalam daftar darurat. Dengan cara ini, pemborosan waktu yang tidak menyenangkan dapat dihilangkan sejak dini. Daftar darurat dapat sepenuhnya menggantikan daftar tugas atau sekadar melengkapinya.
3. Taktik Salami
Ide:
Nama metode manajemen waktu ini secara metaforis mengacu pada salami yang dipotong kecil-kecil terlebih dahulu sebelum dimakan. Prinsip yang sama juga dapat diterapkan pada tugas.
Penerapan:
Jika Anda membagi tugas yang sekilas tampak terlalu rumit menjadi beberapa langkah kecil, tugas itu menjadi kurang rumit. Jika taktik salami berhasil diterapkan, tidak hanya hambatan seseorang dalam memulai tugas yang dihilangkan – motivasinya juga meningkat. Karena berkat langkah parsial, kesuksesan bisa dicapai lebih cepat dengan hasil antara daripada hanya menantikan hasil akhir yang besar.
4. Metode ABC
Ide:
Tugas mana yang benar-benar sepadan dengan pekerjaan yang Anda lakukan? Pertanyaan ini adalah salah satu pertanyaan terpenting dalam manajemen waktu, karena dengan mentalitas “lakukan saja”, Anda dengan cepat mencapai batas kemampuan Anda saat mencoba meningkatkan efisiensi. Manajemen waktu yang efektif memerlukan penentuan prioritas yang benar, yang hanya dapat dicapai melalui analisis berkelanjutan terhadap hubungan input dan output dari tugas-tugas individu.
Penerapan:
Metode ABC membedakan tiga jenis tugas. Pertama: tugas-tugas A yang sangat penting, yang mencakup 65 persen output namun hanya menyita 15 persen waktu. Karena masukan mereka menghasilkan keluaran tertinggi, tugas-tugas ini biasanya perlu diselesaikan oleh satu orang secara langsung. Kedua: tugas B penting yang menghasilkan 20 persen output tetapi hanya menyita 20 persen waktu. Beberapa dari tugas ini dapat didelegasikan kepada orang lain. Dan ketiga: tugas-tugas C yang kurang penting, yang hanya menyumbang 15 persen dari output namun menghabiskan 65 persen waktu Anda. Jika memungkinkan, sebaiknya didelegasikan kepada orang lain.
Konsekuensinya, tugas A harus diberi prioritas tertinggi dan jangka waktu terluas dalam satu hari dibandingkan dengan tugas B dan C. Dalam kebanyakan kasus, mendelegasikan tugas B dan C sebanyak mungkin akan bermanfaat secara finansial, karena hal ini akan memberikan lebih banyak waktu untuk tugas A, yang pada gilirannya akan menghasilkan lebih banyak output dan juga keuntungan finansial.
5. Metode ALPEN
Ide:
Metode ALPEN tidak ada hubungannya dengan pegunungan, melainkan menjelaskan cara khusus untuk membuat rencana harian. Cara ini bisa digunakan di pagi hari dan hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Ada lima langkah yang perlu dipertimbangkan.
Penerapan:
A = tugas
Langkah pertama adalah mencatat semua tugas yang harus diselesaikan. Tidak perlu mempertimbangkan tenggat waktu, orientasi atau durasi tugas.
L = lamanya tugas
Pada langkah kedua menjadi lebih konkrit. Sekarang semua tugas dari langkah pertama diberikan perkiraan durasi yang akan dijadwalkan untuk tugas tersebut. Ketidakakuratan estimasi akan hilang dengan penerapan metode ALPEN berikut.
Baca juga
P = waktu buffer
Hampir tidak ada hari kerja yang berjalan sesuai rencana, karena tugas, janji temu, atau panggilan telepon yang datang dalam waktu singkat biasanya mengganggu pekerjaan. Oleh karena itu disarankan untuk merencanakan 40 persen hari kerja sebagai waktu penyangga – dalam delapan jam kerja sehari, tiga jam harus dimasukkan sebagai waktu penyangga.
E = keputusan
Setelah jangka waktu tugas ditentukan secara kasar, keputusan harus diambil: Tugas mana yang mempunyai prioritas tertinggi dan mana yang dapat didelegasikan? Metode ABC yang dijelaskan pada bagian sebelumnya juga dapat digunakan di sini.
N = tindak lanjut
Pada langkah terakhir, catatan dimasukkan ke dalam rencana mingguan dan hari-harinya disusun. Tugas-tugas dengan prioritas tertinggi dijadwalkan pada pagi hari, diikuti dengan tugas-tugas yang kurang penting. Jika ada waktu-waktu tertentu dalam sehari ketika, misalnya, telepon lebih sering berdering atau lebih banyak pelanggan yang lewat, hal ini harus diperhitungkan dalam perencanaan tugas. Tugas dengan output terbesar memerlukan istirahat dan waktu.