Mengirim invoice secara digital kemungkinan akan menjadi lebih mudah. Tanda tangan digital tidak lagi diperlukan untuk faktur elektronik.

Apa itu tanda tangan digital?

Kecepatan dan efisiensi adalah landasan dasar bagi startup yang sehat. Pengiriman faktur harus sesederhana mungkin – oleh karena itu pengiriman faktur digital menjadi semakin penting. Meski terdengar sederhana, pengiriman seringkali menjadi rumit dengan peraturan yang ada, sehingga banyak perusahaan yang terjebak pada versi kertas yang telah dicoba dan diuji. Prasyarat untuk mengirimkan faktur digital yang sesuai hukum sejauh ini adalah apa yang disebut “tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat“. Penghalang ini mungkin sulit UU Penyederhanaan Pajak akan dihilangkan secara surut terhitung mulai tanggal 1 Juli 2011. Perubahan undang-undang tersebut belum disetujui oleh Dewan Federal pada pertemuan yang direncanakan pada 8 Juli.

Tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik untuk dokumen PDF yang dibuat dengan jumlah silang. Setiap perubahan pada faktur akan terlihat. Khususnya di bidang elektronik, ada kemungkinan data dapat disadap atau diubah.

Untuk mencegah hal ini, ada berbagai tingkatan tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat adalah varian yang paling umum dan aman. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan asal usul dan integritas faktur yang jelas.

Siapa yang terkena dampak peraturan tanda tangan digital yang baru?

Semua perusahaan yang dikenakan PPN mendapat manfaat dari peraturan baru ini. Dasar hukumnya diatur dalam Pasal 14 Ayat 3 Angka 1 Undang-Undang Pajak Penjualan (UStG). Keabsahan invoice tidak berkaitan dengan apakah biaya-biaya tersebut dapat dikurangkan sebagai pengeluaran usaha, namun hanya apakah pajak masukan dapat diklaim dari invoice tersebut.

Peraturan tersebut tidak berdampak pada pengusaha yang tunduk pada peraturan usaha kecil atau kelompok profesi tertentu yang tidak memungut pajak penjualan dan tidak dapat memotong pajak masukan. Tanda terima donasi yang belum ditandatangani juga tidak termasuk.

Kapan faktur elektronik?

Faktur elektronik juga mengacu pada tanda terima yang dikirim melalui email, unduhan web, atau faks komputer.

Data Carrier Interchange (EDI) juga masih termasuk dalam kategori ini. Yang baru adalah faktur yang dikirim atau diterima melalui faks standar selanjutnya akan dianggap sebagai faktur kertas.

Apa lagi yang perlu diperhatikan saat mengirim invoice elektronik?

Meski seharusnya penanganannya dipermudah, namun tetap natural Peraturan, yang harus dipatuhi. Ini termasuk:

• Keaslian asal invoice. Oleh karena itu, penerbit faktur harus dapat diidentifikasi dengan jelas.
• Integritas isi faktur. Artinya invoice tidak dapat diubah selama pengiriman.
• Keterbacaan faktur. Jika program khusus diperlukan untuk menjamin keterbacaan, maka program tersebut harus tersedia.
• Tentu saja mereka masih harus melakukannya informasi yang dibutuhkan disertakan dalam faktur sesuai dengan §14 UStG. Hal ini mencakup, misalnya, nomor pajak, tanggal penerbitan, serta waktu pengiriman dan servis.
• Undang-undang tersebut menyatakan bahwa invoice yang dikirimkan secara elektronik juga harus disimpan secara elektronik, yaitu dalam keadaan aslinya. Cetakan kertas saja tidak cukup. Data tersebut harus disimpan sedemikian rupa sehingga tidak dapat diubah lagi dan tetap dapat dibaca nantinya.

Pada prinsipnya, penerima faktur tetap harus menyetujui transfer faktur secara elektronik (lihat Pasal 14 Para. 1 UStG). Oleh karena itu kedua pihak harus menyepakati terlebih dahulu bentuk transfer mana yang akan digunakan.

Apa sebenarnya yang berubah dengan faktur elektronik?

Yang baru, ke depan legislatif tidak lagi membedakan antara faktur kertas dan faktur elektronik. Karena peraturan untuk faktur kertas tidak boleh ditingkatkan, persyaratan hukum untuk faktur elektronik telah disederhanakan. Hal ini terutama dicapai dengan memberikan kebebasan yang lebih besar kepada pengusaha untuk menerapkan peraturan yang ada.

Itu Hukum diformulasikan secara independen dari teknologi yang digunakan. Selain metode elektronik yang disebutkan di atas, metode transmisi baru seperti download melalui link web, email atau DE mail kini juga dapat digunakan. Yang penting keaslian, integritas dan keterbacaannya masih bisa diverifikasi. Jika Anda memang ingin aman di kemudian hari, Anda tetap memiliki pilihan untuk menggunakan tanda tangan elektronik. Semua yang lain harus memiliki sistem pengujian internal yang memenuhi persyaratan. Legislator berbicara di sini tentang “jejak audit internal“.

Jejak audit ini tidak harus berupa prosedur dengan bantuan komputer, namun hanya sekedar pemeriksaan sistematis, yang sebenarnya merupakan kepentingan perusahaan.

Bagaimana proses verifikasi faktur elektronik?

Secara khusus, pemeriksaan harus dapat dilakukan:

• Apakah pengiriman atau layanan yang ditagihkan benar-benar terkirim dalam hal kualitas dan kuantitas;
• apakah penerbit tagihan benar-benar orang yang berhak menerima pembayaran;
• apakah detail akun sudah benar.

Jika opsi ini tersedia untuk verifikasi faktur, opsi tersebut mungkin cukup. Undang-undang tidak mensyaratkan persyaratan pencatatan tambahan apa pun. Jika ragu, pengusaha harus bertanya pada dirinya sendiri apakah sistem kendalinya memastikan bahwa hanya faktur berdasarkan pengiriman tertentu yang diterbitkan atau dibayar. Jika hal ini terjadi, persyaratan hukum telah dipenuhi.

Kesimpulan: Hambatan pengiriman faktur elektronik berkurang

Salah satu kendala terbesar yang menghalangi perusahaan mengirimkan faktur elektronik di masa lalu telah dihilangkan dengan penyederhanaan. Sekarang terserah pada perusahaan untuk menggunakan peluang baru ini untuk bekerja dengan lebih hemat biaya dan efisien.