Penagihan hutang? Kedengarannya seperti surat-surat jahat dan orang-orang dengan tongkat baseball. Dahulu kala, kata pemasok baru – dan mereka mengandalkan keramahan dan transfer instan.

Hal yang sama berlaku bagi pembayar yang terlambat seperti halnya bagi akuntan: kegembiraan menerima pengingat di kotak surat atau di meja biasanya terbatas. Startup kini juga mengambil alih koordinasi piutang yang beredar. Mereka terus memantau debitur, mengingatkan mereka akan pembayaran yang akan segera jatuh tempo, dan secara otomatis mengirimkan pengingat. Pemasok baru menginginkan satu hal di atas segalanya: tidak menakut-nakuti pelanggan. Karena penagihan utang itu tampak menakutkan dan mengintimidasi.

Khususnya pada usaha kecil dan menengah, pengingatan seringkali dilakukan secara tertulis atau melalui telepon – dengan tangan. Dalam hal digitalisasi, mereka tertinggal: “Menurut salah satu pihak Studi industri “Setengah dari seluruh perusahaan penagihan utang didirikan sebelum tahun 1950, dan kurang dari seperempatnya berusia kurang dari sepuluh tahun,” kata Christine Kiefer, pendiri dan direktur pelaksana dunning startup Pair. Artinya: Industri ini sebagian sudah sangat tua, begitu pula TI.

Juga penyedia SaaS Munich billendo ingin membebaskan perusahaan dari pekerjaan menangani faktur terutang. Bilendo dapat dihubungkan ke software akuntansi melalui berbagai antarmuka. Dengan menghubungkan ke rekening bank, semua pembayaran masuk dibandingkan dengan faktur yang disimpan. Ini adalah bagaimana program mengenali klaim mana yang masih belum dibayar. Setelah beberapa preset, pengingat dan pengingat pembayaran dikirim secara otomatis, dan pendekatannya dapat disesuaikan secara individual.

Bilendo tidak bertindak terhadap penerimanya; klaim tetap berada di tangan perusahaan. “Berbeda dengan penyedia anjak piutang atau penagihan utang, kami tidak membeli piutang. Penyedia layanan yang lebih tradisional ini tidak tertarik untuk menyusun pengingat dengan rapi atau menunda pembayaran jika perlu. Jika ragu, setiap hubungan pelanggan akan terkena dampaknya,” kata salah satu pendiri Bilendo, Florian Kappert.

Bilendo ingin memoles hubungan pelanggan ini, karena meskipun perusahaan menginvestasikan banyak uang dalam citra merek mereka, departemen akuntansi tidak terlalu peduli dengan citra eksternal perusahaan – dan mengeluarkan pengingat yang tidak ramah. “Kami yakin bahwa menangani pelanggan yang terlambat adalah bagian penting dari komunikasi pelanggan,” kata Kappert.

Dialog, bukannya ancaman

Saluran komunikasi Bilendo masih sebatas email dan pos. Pengingat pembayaran juga akan segera dapat dikirim melalui SMS dan WhatsApp – tetapi dalam kerangka perjanjian perlindungan data tambahan.

Kappert mendirikan Bilendo bersama Markus Haggenmiller dan Jakob Beyer pada bulan April 2015 di Munich. Pada awal Mei, startup ini menerima modal awal dari BayernKapital, anak perusahaan LFA Förderbank Bayern, dan Inkubator Utama Commerzbank Incubator, yang memimpin putaran tersebut.

Penyedia perangkat lunak aplikasi juga muncul dari startup Otto Group, Liquid Labs yang berbasis di Hamburg, pada September lalu. Fakta bahwa ini adalah teknologi pembelajaran sudah jelas dari namanya: KumpulkanAI (“AI” untuk kecerdasan buatan). Pendirinya, Paul Jozefak, menjelaskannya seperti ini: “Semakin lama kami secara aktif menjaga proses pengingat pelanggan, semakin cerdas teknologi kami beradaptasi dengan perilaku pelanggan, dan hal yang sama juga berlaku pada frekuensi kontak.”

Di sini juga, debitur harus disapa sebaik mungkin, kami melihat diri kami sebagai penyedia layanan pelanggan, bukan perusahaan penagihan utang yang agresif: “Dengan mendekati pelanggan, kami ingin merangsang dialog. Kami tidak ingin mengancam siapa pun, melainkan bertanya: ‘Apakah Anda tidak puas dengan produk ini? Kalau begitu beri tahu kami!’ Kami percaya bahwa debitur harus selalu memiliki kesempatan untuk menghubungi perusahaan,” kata Jozefak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin pelanggan untuk membayar sebelum proses penagihan utang yang mahal. “Kami tidak ingin mengeluarkan klub ini.”

Meski demikian, kata Jozefak, jalur penagihan utang tidak dapat dihindari dalam beberapa kasus, itulah sebabnya CollectAI juga akan mendapatkan izin penagihan utang sehingga tidak perlu lagi menyerahkan pekerjaan tersebut kepada penyedia layanan eksternal.

Tidak suka melakukannya pada hari Jumat sore

Sebastian Diemer, mantan bos Kreditech, juga baru-baru ini terlibat dalam proses pengingat. Dia adalah salah satu angel investor yang menghasilkan total investasi awal sebesar tiga juta euro di startup Finleap pada akhir tahun 2015. Pasangan terjebak Pair mengambil pendekatan yang sedikit berbeda dibandingkan kompetitor: “Kami mencoba mengarahkan debitur ke halaman pembayaran kami dengan mengirimkan SMS atau email yang ditargetkan. Ini menawarkan berbagai pilihan untuk melunasi utang, seperti transfer segera,” jelas Christine Kiefer, pendiri dan direktur pelaksana Pair. Dari segi penyajian, halaman pembayarannya mirip dengan PayPal.

Pasangan tidak selalu berada di latar belakang: untuk beberapa perusahaan, pesan dikirim dengan “Pasangkan layanan pelanggan” di nama pengirim. Dengan menggunakan solusi white label, perusahaan juga dapat bertindak mandiri sejak awal terhadap debitur. Pasangan ini juga berkomunikasi lewat Facebook Messenger, misalnya.

Kelompok sasaran Pair adalah perusahaan digital. Karena di sinilah sang pendiri melihat terobosan terbesar: “Personalisasi kini ada di mana-mana di dunia digital. Hanya saja tidak dalam komunikasi setelah pembelian. Yang pertama berbunyi: ‘Halo Christine, lihatlah busana musim panas kami yang baru.’ Dan kemudian, segera setelah tagihan masih terutang: ‘Yang terhormat Ms. Kiefer, Anda belum membayar tagihan Anda.’ Di sisi lain, kami ingin menggunakan semua parameter yang tersedia, misalnya usia atau tempat tinggal, untuk menjadikan pendekatan ini lebih individual.”