UniversalRapat, perbaikan hari, rapat, rapat, konferensi — ada begitu banyak ekspresi berbeda untuk itu. Mereka tersedia mingguan, bulanan, triwulanan. Dan ya, untuk beberapa perusahaan bahkan setiap hari. Mereka ada di setiap sektor, mulai dari perusahaan teknik pipa hingga agen pemasaran.
Tidak peduli siapa yang memegangnya, bagaimana, kapan dan dimana. Para peserta pertemuan tersebut mempunyai satu kesamaan: hampir semuanya duduk di sana dan bertanya pada diri sendiri, “Apa yang saya lakukan di sini?”
Jujur saja: rapat hampir selalu membosankan. Mengapa 12 orang harus datang ke meja untuk membicarakan sesuatu padahal pada akhirnya hanya satu orang yang berbicara yaitu atasan? Dan kapan terakhir kali keputusan inovatif dibuat dalam perbaikan harian mingguan?
Masalah besarnya, seperti yang ditunjukkan oleh ilmu saraf, bukanlah pertemuan itu sendiri, namun cara kita mengadakan pertemuan. “Pertemuan seperti yang kita lakukan seringkali tidak produktif,” kata Franca Paranen, ahli saraf di Max Planck Institute di Leipzig. Dia menyebutkan tiga alasan.
1. Rapat sama sekali tidak memotivasi.
Bukan suatu kebetulan bahwa orang-orang pekerja keras mulai menguap setiap kali mereka duduk dalam rapat. “Otak suka menghemat sumber daya. Jika kita tidak terlibat dengan suatu topik, kita tidak memprosesnya dengan kedalaman yang sama. Hal yang sama juga berlaku jika kita tidak lagi mendengarkan secara pasif karena opini kelompok sudah terbentuk. Lalu kita bisa beralih ke autopilot… Ngomong-ngomong, menguap juga sangat menular.”
Dan di sinilah letak permasalahan pertama: Dalam banyak kasus, Anda dapat menghindari pertemuan di mana mayoritas orang yang terlibat hanya mendengarkan secara pasif. Kepasifan ini meningkat jika semakin banyak orang yang menghadiri rapat dan tidak mempunyai suara.
2. Dalam rapat, setiap orang selalu sepakat satu sama lain.
Sekalipun semua peserta rapat menyampaikan pendapatnya, rapat hampir selalu menghasilkan persetujuan mayoritas. “Pendapat atau kekhawatiran individu yang berlawanan akan mengalami kesulitan atau tidak disuarakan sama sekali ketika mayoritas setuju dengan sesuatu,” kata ahli saraf tersebut. Dan itulah yang membuat rapat menjadi tidak efektif: ketika pendapat yang sama diulang-ulang. Seringkali bahkan setiap minggu.
Mari kita kembali ke beberapa milenium, ke masa migrasi: kemampuan untuk menemukan konsensus mungkin sangat penting dalam sejarah manusia, misalnya ketika diperlukan keputusan besar seperti move on. Dalam kasus seperti ini, penting untuk menyepakati tujuan bersama, mempertimbangkan pendapat Anda sendiri dan mungkin mengabaikannya jika terdapat argumen tandingan yang sangat baik atau tidak ada konsensus yang dapat dicapai. Namun dalam struktur pertemuan kita saat ini, dorongan untuk mencapai konsensus sering kali menghambat kita.
Baca juga: “Dengan Tips Ini Anda Akan Tampil Lebih Cerdas Saat Rapat”
rubahContoh: Jika Anda memberikan tingkat informasi rinci yang berbeda-beda kepada peserta rapat, hanya informasi yang sudah diketahui semua orang yang akan dibahas. Jadi yang punya informasi lebih lanjut tidak menyebutkannya sama sekali. Inilah hasilnya Peneliti Universitas California Selatan dalam studi meta. Artinya: Dalam sebagian besar rapat, menghadirkan orang-orang yang memiliki keahlian berbeda ke meja perundingan tidak ada gunanya, karena toh tidak ada yang berbagi pengalaman tersebut.
Sebagai bagian dari eksperimen konformitas yang terkenal Psikolog Solomon Asch menemukan bahwa orang bahkan bersedia mengulangi pernyataan yang jelas-jelas salah jika cukup banyak orang yang mengulanginya. Dalam satu rangkaian tes, sebuah kelompok diminta menyebutkan nama yang paling panjang dari beberapa baris. Sebagian besar pesertanya adalah aktor yang sengaja diminta mengatakan hasil yang salah. Hal ini mengakibatkan peserta sebenarnya menjadi bingung dan akhirnya salah bicara.
Pendapat yang diungkapkan di awal seringkali menentukan keseluruhan pertemuan. Hanya karena tidak ada lagi yang mau menentangnya. “Di AS ditemukan bahwa… 225 dari 235 putusan juri kecenderungan pertama selalu mengarah pada hasil akhir pada akhirnya. Hanya dalam sepuluh penilaian pendapat pertama dipertimbangkan kembali.”
3. Rapat menciptakan tekanan
“Seringkali kita dapat menyelesaikan tugas-tugas yang lebih mudah dengan lebih baik di bawah tekanan, namun kita merasa lebih sulit untuk menyelesaikan tugas-tugas yang sulit,” kata Paranen. Ini berarti bahwa jika Anda sedang duduk dalam rapat dengan atasan Anda atau dalam posisi yang canggung dengan orang-orang yang merendahkan Anda, kemungkinan besar Anda akan merasa terhambat dalam kreativitas Anda.
Output seorang anggota kelompok dibandingkan dengan output satu orang saja 75 persen. Artinya: Kita akan mampu melakukan lebih banyak hal sendirian daripada berkelompok.
Bisakah kita menghindari pertemuan sama sekali? Tidak, karena kita masih membutuhkannya karena kita perlu menemukan konsensus setiap saat.
Gunakan pengetahuan individu
Berdasarkan temuan ilmiah tersebut, Parianen memiliki beberapa usulan solusi untuk menghilangkan permasalahan utama dalam rapat. Solusi paling efektif: akhirnya batasi pertemuan hanya pada hal-hal yang paling penting saja. Semakin lama pertemuan, semakin besar kemungkinan para peserta akan berhenti.
“Anda juga dapat memberikan tugas kepada semua peserta rapat untuk dipersiapkan sebelumnya. Berbagai usulan dapat dikumpulkan terlebih dahulu dan didiskusikan dalam pertemuan. Jadi tidak cukup hanya dengan menyetujui apa yang dikatakan, dan perspektif yang muncul akan hilang dalam pemikiran kelompok.” Hal ini tidak hanya berarti bahwa karyawan lebih termotivasi, tetapi juga berarti bahwa mereka lebih bersedia untuk menantang pendapat mayoritas. tempat.
Misalnya, peserta dalam studi oleh Universitas Canterbury lebih banyak petunjuk dalam video polisi jika mereka menuliskan semuanya sendiri sebelumnya dibandingkan jika mereka hanya mendiskusikannya bersama.
Mendorong pandangan yang berlawanan
Kadang-kadang juga membantu jika ada beberapa orang luar yang ikut serta – atau menyewa penasihat jahat yang secara sadar mempertanyakan apa yang telah dikatakan atau mengkajinya dari sudut pandang yang berbeda.
“Tetapi Anda juga dapat membagi peserta pertemuan menjadi dua kelompok dan beberapa akan menemukan kelebihan dan yang lain akan menemukan kekurangan.” Cara ini juga jauh lebih efisien dibandingkan cara kebanyakan rapat dijalankan.
Menurut Parianen, penting juga untuk membangun budaya percakapan agar peserta dapat lebih mengenal satu sama lain. “Saya merasa lebih nyaman, lebih bertanggung jawab, dan lebih termotivasi ketika saya mengenal orang lain. Hal ini meningkatkan koordinasi dan melemahkan “pergeseran” yang seringkali membuat kelompok menjadi tidak efektif.”
Setiap orang dapat berkontribusi pada pertemuan yang produktif
Namun kehati-hatian juga disarankan dalam metode ini: kelompok homogen dengan tingkat identifikasi yang tinggi cenderung sangat suka mengulangi hal yang sama. Di sini penting untuk menciptakan budaya percakapan terbuka yang membuat peserta lebih berani menolak. Komunikasi terbuka ini juga berkorelasi dengan kinerja suatu kelompok – semakin terbuka, semakin efektif kelompok tersebut.
Jadi, jika Anda adalah peserta dalam rapat yang membosankan, Anda harus mulai mengubah pola tersebut – terlepas dari apakah Anda seorang bos atau hanya seorang karyawan: pujilah pendapat yang kontroversial, secara sadar berpindah pihak, dan yang terpenting, mintalah pertemuan singkat.