24 jam sehari sepertinya waktu yang lama. Jika kita menambahkan tidur, makanan, pekerjaan, waktu luang, dan sebagainya, hari akan berakhir lebih cepat dari yang diharapkan – dan ketika kita tertidur dalam keadaan lelah, kita memikirkan hal-hal yang tidak dapat kita kendalikan.
Marc Zao-Sanders juga mengetahui perasaan ini. Meskipun dia rajin membuat daftar tugas, dia berhasil Bos dan salah satu pendiri perusahaan teknologi filtered.com hanya saja tidak sesuai rencana — sampai dia terbuka sebuah artikel oleh penulis Daniel Markovitz, di mana Markovitz menentang daftar tugas.
Zao-Sanders kemudian memutuskan untuk beralih ke teknik baru yang awalnya berasal dari perencanaan proyek: timeboxing.
Kotak Waktu: Bagilah hari kerja menjadi beberapa kotak waktu
Timeboxing berarti membagi hari kerja ke dalam rentang waktu yang jelas. Jadi Anda tidak hanya memiliki daftar yang harus Anda selesaikan (dan yang berisiko membuat tugas-tugas yang lebih sulit semakin terbelakang dan akhirnya meninggalkannya). Sebaliknya, hari Anda terstruktur dengan jelas dan Anda tahu persis berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas apa.
Sudah lima tahun sejak Zao-Sanders beralih ke time boxing. Melihat ke belakang, produktivitasnya setidaknya meningkat dua kali lipat, lapore pendiri dalam sebuah artikel untuk jurnal perdagangan “ulasan Bisnis Harvard“. Berikut lima pelajaran yang dia petik dari pengalamannya:
1. Anda dapat membagi waktu dengan lebih baik. “Jika Anda tahu sebuah video harus ditayangkan pada hari Selasa dan tim produksi memiliki waktu 72 jam untuk mengerjakannya, Anda tahu persis kapan harus memposting kotak waktunya,” tulisnya. Zao-Sanders dalam “Tinjauan Bisnis Harvard”. Tidak hanya itu: Anda tahu persis menikahi Anda harus mempostingnya karena kotak waktu sangat visual di kalender Anda dan membuat perencanaan lebih mudah. “Bekerja keras dan melakukan yang terbaik tidak selalu diperlukan; alternatifnya – melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat – biasanya menghasilkan hasil yang lebih baik.
2. Anda berkomunikasi dan bekerja lebih efisien. Tidak jarang karyawan melihat kalender rekannya di kantor. Menurut Zao-Sanders, hal ini memiliki kelebihan. “Jika semua pekerjaan Anda ada di kalender, kolega Anda dapat melihatnya,” kata sang pendiri. “Oleh karena itu, Anda tidak hanya membuat rencana agar jadwal Anda sesuai dengan jadwal orang lain, tetapi orang lain juga dapat memeriksa apakah jadwal tersebut sesuai dengan jadwal mereka.”
3. Anda bisa lebih melihat kembali apa yang telah Anda capai. Di akhir minggu yang penuh tekanan, mungkin sulit untuk melacak pencapaian Anda. Siapapun yang melakukan time boxing dapat dengan mudah mengetahuinya dengan melihat kalender.
4. Anda merasa lebih terkendali. “Hal ini sangat penting karena kontrol adalah salah satu faktor terpenting untuk kepuasan kerja,” kata Zao-Sanders. Alih-alih mengambil tugas secara acak ke kiri dan ke kanan, Anda memiliki kendali atas apa yang Anda lakukan dan kapan Anda melakukannya. Meskipun mungkin terdengar melelahkan pada awalnya, saya harus merencanakan semuanya secara detail – pada akhirnya sangat memuaskan melihat kembali minggu yang sukses.
5. Anda jauh lebih produktif. Hal ini bukan hanya karena poin-poin yang disebutkan di atas, tetapi juga karena kita cenderung menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal daripada yang diperlukan. Kita cenderung membuang-buang waktu, terutama dalam rapat – bos Tesla dan SpaceX, Elon Musk, setuju. Namun, sebaiknya kita tetap berpegang pada waktu yang telah ditentukan dalam kalender. Hal ini memaksa kita untuk sampai ke pokok permasalahan lebih cepat dan mencegah kita memiliki lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas penting lainnya.
Anda mungkin sudah dapat menebaknya: dibutuhkan beberapa latihan untuk benar-benar menguasai timeboxing. Namun, jika Anda telah mencapai hal ini, produktivitas Anda dan kesuksesan Anda tidak hanya akan meningkat, tetapi juga kepuasan Anda – dan pada akhirnya itulah hal yang paling penting.