- Dengan daftar tugas yang panjang, Anda dapat dengan cepat kehilangan prioritas Anda sendiri.
- Ellen Auster dan Shannon Auster-Weiss menjelaskannya dalam sebuah artikel di “ulasan Bisnis Harvard“.
- Yang harus Anda lakukan adalah membagi tugas Anda menjadi dua kategori di papan empat spasi.
Ketika tugas-tugas yang masih harus diselesaikan semakin menumpuk, daftar tugas semakin panjang dan Anda hampir kehilangan jejak – maka inilah saatnya untuk membuat prioritas. Namun tidak mudah untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Trik sederhana yang dibagikan oleh profesor Ellen Auster dan pengusaha Shannon Auster-Weiss di “ulasan Bisnis Harvard” memperkenalkan. Tugas harus disusun dalam papan empat bidang berdasarkan dua kriteria. Satu sumbu mewakili kriteria kepentingan. Sumbu lainnya mewakili urgensi.
Pertama, Anda perlu menyadari bagaimana Anda mendefinisikan kriteria penting dan mendesak. Misalnya, kepentingan dapat berupa seberapa tinggi kemungkinan keberhasilannya, apa dampak tugas tersebut atau berapa biaya dan risiko yang ditimbulkannya. Kriteria urgensi dapat ditentukan berdasarkan jangka waktu yang tetap (misalnya: pagi ini, pada akhir hari, minggu ini, bulan ini).
Baca juga
Kanan atas: Sangat penting, sangat mendesak
Maka saatnya untuk mengklasifikasikan tugas. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki daftar kumpulan di depan Anda dengan semua tugas yang perlu Anda lakukan. Di bidang kanan atas papan empat bidang, Anda memasukkan tugas-tugas yang penting dan mendesak. Apa pun yang berakhir di bidang ini harus menjadi prioritas utama Anda. Ini bisa berupa masalah pelanggan yang penting atau penyerahan tesis akhir Anda.
Kiri atas: Sangat penting, namun kurang mendesak
Di bidang kiri atas, Anda memasukkan tugas-tugas yang penting, namun kurang mendesak saat ini. Ini adalah tugas-tugas yang umumnya penting bagi perusahaan atau karier Anda, namun tidak relevan apakah Anda menyelesaikannya hari ini atau besok. Dengan memberikan tanggal jatuh tempo tugas-tugas ini, Anda terhindar dari kehilangan jejak.
Kanan bawah: Kurang penting, tapi sangat mendesak
Kotak di kanan bawah ditujukan untuk tugas-tugas yang mendesak namun umumnya kurang penting. Ini sering kali merupakan tugas yang dapat Anda selesaikan dengan cepat dengan bantuan orang lain, misalnya.
Kiri bawah: Tidak penting atau mendesak saat ini
Terakhir, kolom kiri bawah diisi dengan tugas-tugas yang tidak terlalu penting atau mendesak. Meskipun bidang ini bukan salah satu prioritas utama Anda, Anda juga harus menangani tugas-tugas ini sesegera mungkin. Ini sering kali merupakan tugas yang dapat Anda selesaikan dengan cepat. Yang terbaik adalah memulai dengan mengerjakan item-item lama dalam daftar. Untuk tugas-tugas lainnya, pertimbangkan apakah akan menundanya ke tanggal yang telah ditentukan. Saat membuat keputusan ini, waspadai konsekuensi negatif dari penundaan tugas.
Dengan trik sederhana ini, Anda seharusnya bisa mendapatkan gambaran umum tentang daftar tugas Anda lagi dan membuat keputusan cepat tentang hal-hal mana yang menjadi prioritas Anda. Selalu segarkan tabel Anda saat tugas baru ditambahkan.
Baca juga
