Manajemen pelamar yang baik sangatlah penting, terutama bagi startup. Bagaimana Anda dapat mencapai rekrutmen yang efektif bahkan tanpa alat.
Banyak pelamar yang belum mengenal perusahaan-perusahaan muda tersebut dan masih (atau justru karena itu) ingin dipandang baik. Bagi para pemula, kerja yang efisien diperlukan – terutama di bidang SDM – dan karyawan yang baik menjadi landasannya. Adiba Salloum, Manajer SDM di startup Berlin Sofatutor (www.sofatutor.com) memberikan tip untuk pengelolaan pelamar yang efisien – bahkan tanpa biaya besar untuk alat eksternal.
Manajemen pelamar: Situasi awal
Itu selalu sama: segera setelah iklan pekerjaan diiklankan, membanjirnya pelamar dimulai. Banyak orang melamar pekerjaan berbeda di perusahaan. Startup – terutama pada tahap awal – biasanya tidak mampu mengatasi tekanan tersebut. Di satu sisi, lamaran diterima melalui email atau pos, dan di sisi lain, pelamar menelepon dan menanyakan status lamaran mereka.
Banjir pelamar yang tidak terkendali ini dapat dengan cepat menyebabkan proses seleksi menjadi tidak terkoordinasi dan masyarakat hanya bereaksi dan tidak bertindak. Pada saat yang sama, risiko meningkat bahwa pelamar yang sangat baik akan mendapatkan pekerjaan di posisi lain dalam waktu yang lama selama proses seleksi yang panjang. Selain itu, sebagian besar kandidat berupaya keras dalam lamaran mereka dan mengharapkan imbalan setidaknya informasi apakah lamaran telah diterima dan dibaca. Manajemen pelamar itu penting.
Jadi untuk menemukan kandidat terbaik dalam waktu sesingkat mungkin dan tidak ada lamaran yang tidak terjawab, Anda memerlukan sistem yang stabil untuk mengelola prosesnya. Tentu saja ada berbagai software berbayar untuk ini. Pada saat sumber daya terbatas, pada awalnya kita juga bisa bertahan tanpa bantuan tersebut.
Manajemen Pelamar: Alur Kerja Departemen SDM
Agar proses rekrutmen tidak berakhir dengan kekacauan, maka harus disusun dengan cara yang sama di departemen HR seperti di tim lainnya. Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang langkah-langkah pekerjaan yang diperlukan, misalnya dengan menuliskannya terlebih dahulu. Ini berarti bahwa semua proses aplikasi dapat dilacak dengan lancar dan pada saat yang sama periode waktu dapat diatur untuk masing-masing langkah. Ini menciptakan struktur dan memastikan bahwa semua aplikasi diproses dengan cepat.
Penting untuk membangun putaran umpan balik: biasanya lebih dari satu orang terlibat dalam menyaring pelamar, sehingga peninjauan lamaran dapat memakan banyak waktu. Fase ini harus diperhitungkan dalam alur kerja sehingga pelamar menerima indikasi realistis mengenai perkiraan waktu tunggu.
Implementasi yang efektif dalam manajemen pelamar
Untuk menghemat banyak waktu dalam komunikasi pelamar, penting untuk membuat templat kata-kata pada langkah berikutnya – untuk setiap tahap proses lamaran. Tentu saja, setiap perangkat lunak manajemen pelamar memiliki fitur ini, tetapi Anda juga dapat membuat template dengan program email sederhana. Akan sangat membantu jika kata-kata tersebut diperiksa secara hukum, karena undang-undang ketenagakerjaan berubah dari waktu ke waktu.
Hal ini juga berguna untuk menyusun proses aplikasi setiap minggu. Tabel sederhana membantu menciptakan kejelasan. Ini berarti departemen SDM dapat melihat sekilas pelamar mana yang berada pada tahap proses mana. Pengingat sederhana di email atau program kalender membantu memberikan umpan balik mingguan kepada pelamar. Tujuannya adalah untuk membuat pelamar menunggu jawaban sesingkat mungkin. Apalagi jika departemen HR sendiri yang mengkomunikasikan tenggat waktu, tenggat waktu tersebut harus dipenuhi. Bagaimanapun, ini juga yang diharapkan dari para pelamar.
Manajemen pelamar membutuhkan struktur
Melalui tabel yang jelas, pengingat di kalender, dan pemeliharaan rutin kedua alat tersebut, proses lamaran disusun sedemikian rupa sehingga departemen SDM memiliki gambaran yang baik tentang status lamaran setiap saat. Pada saat yang sama, hal ini membantu untuk memberikan umpan balik yang cepat kepada semua kandidat mengenai lamaran mereka dan untuk dapat mengevaluasi keseluruhan proses di akhir berdasarkan hal ini.
Pada akhirnya, perekrutan merupakan saluran komunikasi penting bagi seluruh perusahaan. Artinya, manajemen pelamar yang baik juga merupakan cara yang efektif untuk memperkuat citra perusahaan. Oleh karena itu, ada baiknya untuk memperkenalkan sistem yang memastikan bahwa semua pelamar menerima umpan balik tepat waktu mengenai dokumen mereka dan bahwa prosesnya tetap secepat mungkin.
Contoh proses rekrutmen
