Pada bagian kedua tentang budaya umpan balik, Gary Swart, CEO Odesk, menyarankan untuk meluangkan waktu untuk memberikan umpan balik secara mendetail – dan mendokumentasikan semuanya secara langsung dalam bentuk tertulis.
Seni umpan balik yang bagus
Gary Swart, CEO oDesk, berbagi pengalamannya tentang budaya umpan balik dalam seri tiga bagian. Bagian 2 adalah tentang mengkomunikasikan umpan balik dengan benar.
Seminggu yang lalu saya menulis tentang percakapan umpan balik yang terjadi segera dan menerangi percakapan dari semua sisi. Saya menyebut jenis wawancara karyawan ini sebagai wawancara umpan balik “langsung”. Namun umpan balik saja tidak membawa perubahan positif, kapan pun diberikan. Yang penting adalah bagaimana anggota tim menerima isi percakapan umpan balik dan apa pendapat mereka tentang hal itu. Anda atau seseorang yang Anda kenal mungkin memberikan masukan yang dikomunikasikan dengan buruk sehingga disalahpahami.
Memberikan umpan balik yang efektif adalah sebuah seni. Meskipun percakapan umpan balik “segera” hanyalah sebuah alat, taktik yang digunakan menentukan apakah umpan balik tersebut tidak didengarkan atau diterapkan secara efektif.
Di bawah ini saya akan memberi Anda tip tentang cara melakukan percakapan umpan balik yang efektif:
#1: Cari tahu bagaimana anggota tim ingin menerima umpan balik.
Cara termudah untuk mengetahuinya adalah dengan bertanya, “Bagaimana Anda ingin menerima masukan?” Beberapa orang lebih menyukai percakapan tatap muka yang memungkinkan dialog, sementara yang lain lebih baik dalam menangani korespondensi karena memikirkan pesannya. dan memprosesnya sebelum mengambil tindakan. Dengan peka terhadap cara anggota tim menginginkan umpan balik disampaikan, Anda menunjukkan bahwa Anda peduli terhadap karyawan Anda dan menghormati individualitas mereka.
TIDAK. 2: Dokumentasikan diskusi karyawan secara tertulis.
Saya menggunakan strategi ini sejak awal ketika saya mempunyai masalah dengan salah satu atasan saya. Suatu malam kami duduk berhadapan dalam percakapan pribadi. Saya pikir saya lulus wawancara karena saya berdebat dengan keras namun konstruktif. Untuk lebih menekankan konten saya, saya kemudian menulis email, mengirimkannya, dan berencana untuk membicarakannya dengan manajer saya keesokan paginya. Tapi hanya butuh beberapa detik sampai ponselku berdering. Itu adalah supervisor saya yang pernah saya ajak bicara sebelumnya. Setelah membaca email saya, dia menyadari bahwa pokok pembicaraan kami ternyata lebih serius daripada yang dia kira. Keesokan paginya kami mengatur pertemuan untuk sarapan untuk menjernihkan kesalahpahaman.
Pengalaman ini menunjukkan kepada saya bahwa kami berdua memandang percakapan tersebut dengan cara yang berbeda. Atasan saya baru benar-benar memahami saya setelah saya menyampaikan pemikiran saya kepadanya secara tertulis. Sekarang saya telah membiasakan diri untuk mencatat konten secara tertulis ketika saya mempunyai diskusi umpan balik yang khusus atau sulit, meskipun itu dilakukan dalam rapat atau melalui telepon.
#3: Tentukan dengan jelas kerangka masukan Anda.
Area tanggung jawab setiap anggota tim dan harapan Anda terhadap karyawan harus benar-benar jelas. berbicara dengan Anda Alihkan perhatian mereka. Jawab pertanyaan mereka. Deskripsi pekerjaan setiap karyawan harus sangat jelas dan rinci. Jika hal ini tidak terjadi, Anda harus bertanya pada diri sendiri: “Di mana saya tidak mendefinisikan kerangka kerja dengan cukup jelas?”
Saya juga mempelajari pendekatan ini dari Patty McCord, mantan chief talent officer di Netflix. Saat memberikan umpan balik atau pendampingan, Patty McCord merekomendasikan untuk menetapkan kerangka kerja yang jelas untuk percakapan tersebut. Kerangka kerja ini memberi Anda panduan tentang apa yang bisa dan tidak bisa Anda harapkan dari karyawan tersebut. Dengan kata lain, ketika karyawan menerima umpan balik, mereka juga harus menjelaskan mengapa umpan balik tersebut bersifat membangun, memuji, dan sebagainya.
TIDAK. 4: Ciptakan kondisi yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah sistemik.
Karyawan di departemen tertentu memberikan nilai buruk dalam survei budaya tim kami, sehingga mendorong saya untuk melaporkannya. Survei ini memberikan informasi penting tentang kinerja seluruh departemen. Seluruh konstruksi suatu departemen atau sistem diperiksa. Tidak ada karyawan yang dikucilkan dan disalahkan secara tidak adil atas suatu masalah. Berkat pendekatan ini, tim menjadi lebih dekat satu sama lain dan meningkatkan kinerja kerja. Saat Anda menciptakan kondisi yang diperlukan untuk memecahkan masalah yang lebih luas di seluruh tim, kebutuhan akan tinjauan kinerja individu akan berkurang.
#5: Luangkan waktu untuk mendapatkan masukan yang mendetail: Ini membuat pekerjaan Anda lebih mudah.
Saya masih mendengar dari banyak manajer bahwa percakapan umpan balik yang mendalam terlalu memakan waktu. Percayalah: masukan Anda akan bermanfaat. Tugas utama Anda sebagai manajer adalah mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan hal yang benar di lingkungan yang tepat. Jika Anda tidak memberikan umpan balik, Anda tidak akan menciptakan lingkungan yang tepat dan produktif yang Anda perlukan untuk hasil kerja yang baik dan akan membiarkan masalah berurat berakar. Orang tidak akan berubah jika mereka tidak tahu bahwa ada sesuatu yang perlu diubah.
Tanpa umpan balik, tim dan perusahaan tidak dapat berkembang. Transparansi dan umpan balik yang jujur dan tepat waktu adalah satu-satunya solusi. Dengan lima taktik yang disebutkan, Anda pasti mendapatkan umpan balik yang efektif.
Di bagian ketiga dari seri budaya umpan balik, yang akan segera muncul di Gründerszene:
Di bagian ketiga dari rangkaian masukan saya, saya akan membahas strategi masukan penting untuk tim terdistribusi guna memastikan anggota tim memahami dan melaksanakan tugas mereka, di mana pun mereka bekerja.