Ini adalah kondisi yang sangat meresahkan banyak orang. Setiap kali Anda membuka kotak masuk email Anda, banyak pesan berdatangan yang tidak selalu memberikan informasi terpenting saat ini.
Itulah mengapa penting untuk mengembangkan sistem yang dengannya Anda dapat menggunakan kotak masuk email Anda dengan bijaksana dan mengklasifikasikan semua pesan penting dengan bijaksana.
Terutama ketika Anda, sebagai karyawan, mengendalikan nasib perusahaan, menerima email dari berbagai departemen setiap hari dan berada di banyak daftar distribusi, jumlah pesan dapat bertambah tanpa batas. Jika saluran komunikasi ditambahkan, seperti koordinasi antar perusahaan, mungkin kode warna pada tugas-tugas penting dan email seringkali tidak lagi memadai dan sistem baru harus digunakan.
5 bagian di kotak surat Anda sudah cukup
Anda harus menghindari mengurutkan folder berdasarkan subjek. Hal ini tidak bisa berjalan dengan baik, apalagi jika Anda bekerja di perusahaan yang terus berkembang. Banyaknya topik terkadang bisa membuat Anda kewalahan dan Anda akan kewalahan dengan lusinan topik dan tidak akan dapat mencari pesan-pesan penting di semua folder.
Oleh karena itu, kami telah mengumpulkan lima tip untuk membantu Anda menertibkan kekacauan.
Kotak masuk
Kotak masuk adalah semacam pusat distribusi dan hanya boleh digunakan untuk mengkategorikan dan mendistribusikan email. Namun, ada pengecualian yang membuktikan aturan tersebut: Jika, misalnya, Anda perlu mengirim balasan cepat agar sebuah proyek dapat dimulai, tentu saja Anda harus segera menjawab email tersebut dari kotak masuk Anda daripada membuang waktu untuk memilah-milahnya.
Segala sesuatu yang perlu dilakukan hari ini
Ada berita yang tidak bisa ditunda. Apa pun yang benar-benar diperlukan agar suatu departemen dapat terus bekerja harus segera dijawab – terutama jika itu hanya isyarat singkat, seperti persetujuan Anda terhadap sesuatu.
Masih banyak hal yang akan keluar minggu ini
Beberapa proyek dapat diperkirakan. Meskipun beberapa di antaranya memakan waktu beberapa hari, seringkali ada kemungkinan bahwa suatu proyek tidak dapat diselesaikan hingga akhir minggu. Terkadang konfirmasi dari departemen lain mungkin hilang dan oleh karena itu email terkait tidak perlu dikirim pada hari yang sama. Pindahkan pesan-pesan tersebut ke folder ini dan Anda dapat mengabdikan diri pada topik-topik penting hari ini.
Email masih harus dikirim pada kuartal atau bulan ini
Segala sesuatu yang berhubungan dengan nomor perusahaan dapat masuk ke direktori ini. Jika Anda bertanggung jawab atas angka triwulanan dan membutuhkan data, akan lebih baik jika data tersebut dikumpulkan pada akhir triwulan keuangan. Tergantung pada fiturnya, Anda bahkan mungkin harus mengirimkannya setiap bulan. Cukup beralasan untuk membuat folder yang memberi Anda sedikit istirahat, karena jika nomor perusahaan bukan tugas utama Anda, maka email akan bertahan lebih lama.
Email Murni Informasi
Tidak semua email memerlukan balasan. Terkadang itu hanya email yang bersifat informatif yang dapat Anda catat sebentar dan kemudian lupakan. Anda pasti harus mengurutkan pesan-pesan seperti itu di folder ini, karena Anda dapat yakin bahwa tidak ada pekerjaan yang menunggu Anda di sini.
Dalam situasi apa pun Anda tidak boleh terlalu toleran terhadap kebiasaan baru Anda dan menaatinya dengan ketat. Pastinya butuh waktu untuk membiasakan diri. Namun, setelah Anda menginternalisasi sistem, ini dapat membantu Anda bekerja lebih efisien karena prioritas Anda terkendali.
Tip yang bagus dalam strategi ini adalah memeriksa folder email harian terlebih dahulu karena ini adalah yang paling mendesak. Kemudian Anda dapat menggulir ke panduan mingguan. Pada akhir triwulan atau bulan, panduan bulanan mempunyai prioritas tertinggi.
Anda akan melihat bahwa sistem lima folder akan membantu Anda mengendalikan waktu kerja dan menjawab email ketika benar-benar diperlukan dan paling sesuai dengan ritme kerja Anda.