Kontribusi dari Marco Alberti, konsultan manajemen independen selama lebih dari sepuluh tahun dengan Murakami.
Manfaat model OKR
Perusahaan yang berkembang pesat mempunyai tantangan khusus dalam menciptakan pemahaman bersama tentang sistem manajemen yang seragam dalam perusahaan. Terutama startup yang berorientasi pada teknologi pada awalnya bekerja hampir secara eksklusif pada produk, mengubah dan meningkatkan kode aplikasi mereka dan memberikan sedikit atau tidak sama sekali perhatian pada struktur dan topik yang tampaknya klasik seperti manajemen.
Pada titik tertentu, saatnya tiba ketika kesadaran semakin matang bahwa struktur tertentu tidak hanya menghambat, namun sebenarnya dapat bermanfaat dalam menentukan prioritas yang tepat dan benar-benar mewujudkan tenaga kuda.
Model OKR (Tujuan dan Hasil Utama) ideal untuk menetapkan tujuan dan prioritas untuk jangka waktu terbatas. Setelah diperkenalkan di Google, model ini menjadi sangat populer di seluruh Silicon Valley dan sekarang digunakan oleh banyak perusahaan teknologi.
Sejauh ini, dampak terkuat dari model ini didasarkan pada defisit buatan: seluruh perusahaan – dan, dari sini, setiap departemen dan setiap individu – berkomitmen untuk mencapai lima tujuan dengan maksimal empat pencapaian. Bentuk pembatasan ini secara otomatis menyebabkan sulitnya periodisitas tujuan. Karena kolega dari bidang lain sering kali memiliki tujuan yang dapat mengubah agenda mereka secara signifikan, manfaat proyek individu untuk seluruh perusahaan atau seluruh departemen dibahas secara rinci dalam lokakarya OKR.
Idealnya, setiap orang yang terlibat kemudian akan sepakat bahwa sistem target yang dikembangkan dapat menghasilkan manfaat yang paling besar secara keseluruhan.
Berasal dari berbagai proyek implementasi model OKR di perusahaan rintisan dan perusahaan mapan, sebuah pendekatan telah muncul yang memberikan agenda yang jelas untuk definisi tujuan yang tepat. Lokakarya DIY OKR memberikan kejelasan pada prioritas seluruh perusahaan untuk tiga bulan ke depan dengan referensi langsung ke arah perjalanan untuk tiga hingga lima tahun ke depan!
Agenda yang tepat untuk workshop DIY
Dengan agenda sebagai berikut, model OKR dapat dikembangkan bersama seluruh tim manajemen di tingkat perusahaan:
• 9:00 pagi – jam 10 pagi. Tujuan pendahuluan, ringkasan model OKR, penjelasan pertanyaan
• 10:00 – 11:00 Visi: Kemana tujuan kita dalam tiga sampai lima tahun ke depan (dalam satu kalimat)
• 11:00 – 13:00 Pengumpulan semua tujuan dan pencapaian dari semua departemen
• 14:00 – 15:00 Prioritaskan lima tujuan terpenting
• 15:00 – 17:00 Perumusan tujuan dan pencapaian nyata
• 17:00 – 18:00 Penurunan tujuan tim dan integrasi ke dalam bisnis sehari-hari
Untuk mempersiapkan lokakarya, semua anggota harus membaca ringkasan model dan menonton video pelatihan yang relevan, sehingga jam pertama benar-benar terbatas pada ringkasan dan pertanyaan-pertanyaan samar terkait model.
Visi yang jelas menjadi fondasinya
Visi menggambarkan tujuan jangka panjang perusahaan. Penting agar ini tidak dimulai dengan kalimat seperti “Kami ingin menjadi xx terbesar di pasar yy”. Ini bukanlah visi, namun kalimat yang sekadar menggambarkan implikasi kesuksesan. Oleh karena itu, visi yang jelas merupakan prasyarat penting bagi sistem tujuan yang koheren, jika tidak maka tujuan jangka pendek tidak dapat dihubungkan dengan perencanaan jangka panjang dengan menggunakan model OKR dan antusiasme terhadap gambaran besar dapat dengan cepat hilang.
Karena sebagian besar tim dan departemen merasa kesulitan pada putaran pertama untuk merumuskan OKR mereka sendiri, yang kemudian dapat diringkas dalam lokakarya menjadi tujuan perusahaan, mengumpulkan semua poin terlebih dahulu ternyata sangat berguna.
Membedakan antara tujuan dan pencapaian tidaklah begitu penting, karena perbedaan yang bermakna biasanya baru terlihat ketika kelompok-kelompok terkait telah muncul dan formulasi yang menarik telah disaring dari kelompok-kelompok tersebut. Oleh karena itu, pada tahap pertama, semuanya bisa berantakan.
Memadatkan ke dalam kelompok membantu mengidentifikasi topik yang tepat
Setelah jeda yang sedikit lebih lama – di mana, jika memungkinkan, semua orang tidak tersesat dalam email mereka dan berkonsentrasi pada peristiwa terkini – topik diurutkan dan digabungkan ke dalam kelompok tingkat yang lebih tinggi. Biasanya, antara lima dan sepuluh blok penting muncul di sini. Hal ini sekarang harus diprioritaskan dari perspektif berorientasi pengguna untuk seluruh perusahaan. Sangat penting bagi departemen-departemen, yang sering kali mengambil alih tugas penyedia layanan internal, untuk menyelaraskan agenda mereka dengan kebutuhan departemen lain dan dengan sumber daya yang tersedia.
Setelah kelima tujuan telah ditentukan, maka tujuan mulai dirumuskan secara ringkas. Ini bukanlah judul yang menjelaskan subjek yang akan dikerjakan. Melainkan menggambarkan keadaan konkrit di masa depan yang harus dicapai. Rumusan tujuan ditetapkan agak terlalu tinggi, sehingga kemungkinan pencapaian tujuan tampak sebesar 80 persen.
Milestones menentukan jalan menuju tujuan
Hasil atau pencapaian utama menggambarkan empat poin penting yang mengarah pada pencapaian tujuan dan oleh karena itu biasanya menentukan proyek terpenting perusahaan. Penting untuk merumuskan pencapaian sespesifik mungkin dan mencakup keterukuran. Hal terpenting adalah mengidentifikasi pendorong kesuksesan dan menetapkan nilai yang diharapkan. Jika Anda mengetahui faktor apa saja yang mendorong kesuksesan, Anda dapat memengaruhi faktor tersebut secara positif dan mengenali hubungan yang terkadang rumit.
Sistem penargetan dikembangkan yang efisien dan memungkinkan perbandingan langsung dengan pemantauan KPI. Penting agar tujuan selalu menggambarkan manfaat dan hasil yang diharapkan. Di sisi lain, mencatat upaya murni tidak cukup sebagai insentif. Namun, dalam hasil utama, sangat dapat diterima untuk menentukan titik-titik yang keluarannya tidak ditentukan dengan jelas. Misalnya, tiga transaksi penjualan dijadikan sebagai sasaran, yang tonggak pencapaiannya dapat berupa panggilan 100 pelanggan baru.
Dengan memperoleh sasaran dari tonggak pencapaian struktur tingkat yang lebih tinggi, model OKR memberikan peluang bagus untuk menyingkat informasi proyek dan sasaran. Tujuan dan KPI bervariasi dari tingkat ke tingkat dan departemen ke departemen, namun secara umum dapat diringkas dalam lima poin.
Fungsi zoom ini sangat berguna pada struktur yang lebih besar untuk mempertahankan gambaran yang baik.
Yang terpenting adalah implementasinya dalam bisnis sehari-hari
Oleh karena itu, pada bagian terakhir lokakarya DIY, Anda harus membahas turunan tujuan unit hilir dan penerapannya dalam bisnis sehari-hari. Fokus utamanya adalah pada penggunaan model ini secara konsisten dalam pertemuan-pertemuan rutin seperti pertemuan tatap muka atau pertemuan semua pihak, dimana model ini menyampaikan agenda yang diperbarui secara terus-menerus dan oleh karena itu tertanam secara permanen dalam pikiran para peserta. semua pegawai.
Menunjuk seorang moderator untuk pertemuan itu sangat membantu. Idealnya, orang tersebut tidak mempunyai tanggung jawab operasional, sehingga ia tidak terikat dengan tujuan dan tugas yang akan dinegosiasikan. Hal ini sangat berguna untuk analisis bebas nilai terhadap pencapaian tujuan periode OKR sebelumnya.
Setelah hari yang sangat menegangkan ini, semua peserta harus memiliki pandangan yang lebih jelas mengenai tugas di depan dan pemahaman terpadu tentang visi dan prioritas bersama!