CEO Odesk Gary Swart menyerukan awal baru dalam budaya umpan balik: atasan harus segera menyampaikan kritik. Karyawan mengajukan pertanyaan yang sangat langsung kepada atasan mereka.
Bicaralah ketika ada sesuatu yang ingin dibicarakan
Gary Swart, CEO oDesk, berbagi pengalamannya tentang budaya umpan balik dalam seri tiga bagian. Bagian 1 membahas apa yang disebut umpan balik “langsung”:
Banyak karyawan yang tidak yakin dengan apa yang atasan mereka pikirkan tentang kinerja mereka. Hal ini karena penilaian, dimana atasan memberikan umpan balik kepada anggota timnya, hanya terjadi setahun sekali dan tidak terjadi ketika ada masalah akut atau peluang untuk mendapat pujian. Umpan balik yang segera jauh lebih konstruktif daripada tanggal tertentu yang mengharuskan diadakannya diskusi dengan banyak anggota tim, terutama karena atasan atau karyawan mungkin sudah tidak terlalu mengetahui topik yang sedang dibicarakan.
Saya sendiri menganut gagasan diskusi umpan balik “segera”: umpan balik diberikan ketika ada kesempatan dan tidak hanya ketika janji untuk tinjauan kinerja dijadwalkan.
Jadi mengapa umpan balik “instan” tidak lebih sering digunakan? Supervisor biasanya takut memberikan kritik yang membangun. Hasilnya adalah karyawan yang mengalami disorientasi sehingga kehilangan kesempatan untuk belajar dan berkembang lebih cepat dibandingkan dengan bantuan proses yang didukung. Di sisi lain, anggota tim takut untuk meminta masukan.
Dalam pekerjaan saya, saya selalu memperhatikan bahwa baik atasan maupun anggota tim menghindari masukan. Saya belajar banyak tentang cara menciptakan ruang komunikasi terbuka di tempat kerja.
Di bawah ini saya akan memberi Anda tip tentang bagaimana melakukan diskusi umpan balik “instan” dengan sukses:
Untuk kelipatan:
TIDAK. 1: Ciptakan lingkungan di mana karyawan tidak takut untuk meminta diskusi umpan balik.
Tetapkan suasana dengan berkomunikasi secara terbuka dan mengambil inisiatif. Pendekatan ini menciptakan transparansi dan mendorong karyawan untuk mendekati Anda untuk berdiskusi. Dengan cara ini, Anda menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa umpan balik tidak hanya sudah jelas, tetapi setiap orang berhak menerimanya dan tidak ada yang perlu takut untuk meminta percakapan. Karyawan Anda mempunyai hak untuk berkembang dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan umpan balik. Bertanggung jawablah atas karyawan Anda – mereka akan berterima kasih.
No.2: Mengatasi hierarki.
Dorong karyawan Anda untuk mendapatkan masukan dari siapa pun dan kapan pun dan bukan hanya atasan langsungnya. Apakah seseorang di tim Anda mengirimkan memo ke departemen lain? Minta dia untuk mendapatkan masukan dari kepala departemen terkait. Umpan balik akan jauh lebih berharga jika diberikan oleh banyak orang dan lintas departemen. Itu membuat perusahaan tetap hidup dan menciptakan lingkungan kerja kolegial.
#3: Susun umpan balik menggunakan metode “Mulai/Berhenti/Lanjutkan”.
Jelaskan kepada tim Anda apa yang harus dilakukan:
- Mulai: mendorong anggota tim untuk mencapai keunggulan dalam perusahaan,
- Berhenti: jelaskan kepada mereka apa yang harus mereka hentikan
- Lanjutkan: katakan apa yang anggota tim kuasai dan apa yang akan terus mereka lakukan sebaiknya.
Dengan menggunakan poin-poin ini, percakapan umpan balik dapat disusun secara konstruktif dan mudah dipahami serta komunikasi menjadi lebih jelas mengenai kinerja, baik atau buruk. Umpan balik dapat disusun secara efektif menggunakan metode “Mulai/Berhenti/Lanjutkan” dan dianggap sebagai metode komunikasi lean start dengan karyawan.
Untuk anggota tim:
TIDAK. 1: Secara aktif mintalah masukan dari manajer Anda.
Jangan takut untuk meminta masukan setelah rapat dan bersikaplah langsung. Tanyakan apa yang bisa Anda lakukan dengan lebih baik. Ada juga umpan balik
Aplikasi seperti www.talentcove.com tempat anggota tim dan kolega bisa mendapatkan masukan instan.
#2: Mintalah manajer Anda melakukan tes “tahan saya”.
Saya mengetahui tentang tes “tahan saya” dari Patty McCord, mantan chief talent officer di Netflix. Ajukan pertanyaan ini kepada manajer Anda: “Jika saya menyampaikan pengunduran diri saya hari ini, seberapa besar komitmen Anda untuk mempertahankan saya?” Ini adalah cara yang bagus bagi Anda untuk memulai percakapan umpan balik.
Pada dasarnya, ini adalah pertanyaan paling efektif yang dapat Anda tanyakan kepada manajer Anda. Berdasarkan jawabannya, Anda dapat melihat seberapa berharganya Anda bagi perusahaan dan bagaimana kinerja pekerjaan Anda dinilai. Karena ini pertanyaan yang mendalam, seharusnya sudah ada hubungan di antara Anda berdua yang bercirikan komunikasi terbuka.
Saya telah menggunakan metode yang disebutkan di atas sepanjang karir profesional saya, baik sebagai manajer atau anggota tim, jadi saya secara konsisten mendapatkan pengalaman positif dari metode tersebut. Jadi tunggu apa lagi? Bersikaplah spontan: gunakan umpan balik “instan” untuk menciptakan komunikasi, kepercayaan, dan dorongan baru. Ketika kartu dimainkan secara terbuka, semua orang yang terlibat dapat melatih kinerjanya alih-alih membuang-buang waktu yang berharga untuk menebak-nebak.
Di bagian kedua dari seri budaya umpan balik, yang akan segera muncul di Gründerszene:
Tidak semua umpan balik mempunyai efek yang diinginkan. Intinya, memberi umpan balik adalah sebuah seni yang bagus. Di bagian kedua dari seri “Umpan Balik”, saya membagikan lima taktik yang dapat digunakan manajer dan anggota tim untuk menciptakan percakapan umpan balik yang tepat waktu, bijaksana, dan pada akhirnya efektif.