Jujur saja, negatif – saya lebih suka menyebutnya kritis – umpan balik menyakitkan dan kita memiliki kebutuhan yang kuat untuk melindungi diri dari umpan balik tersebut. Ketika umpan balik ini datang dari atasan, hal ini sangat menantang. Namun jika Anda menanganinya dengan percaya diri, ini juga bisa menjadi kesempatan untuk memamerkan keterampilan sosial Anda.

Jadi, Anda dapat memperoleh poin jika Anda tahu cara merespons umpan balik kritis dengan tepat. Hal pertama yang harus dilakukan adalah tidak melakukan hal-hal tertentu yang mungkin ingin Anda lakukan secara spontan.

Jangan menyangkal tanggung jawab Anda

Jangan menyerah pada dorongan untuk membenarkan diri sendiri atau menyangkal tanggung jawab Anda dengan mengatakan, misalnya, “Saya tidak bisa melakukannya.” — “Saya tidak bertanggung jawab untuk itu.” — “Keadaan tertentu/orang lain bertanggung jawab atas hal ini.”
Bahkan jika orang lain ikut bertanggung jawab atas kinerja buruk, Anda akan terlihat lebih percaya diri jika Anda mengambil tanggung jawab dan menunjukkan minat untuk belajar dari kesalahan Anda.

Gunakan umpan balik kritis sebagai sumber informasi

Sadarilah bahwa kesalahan adalah hal yang manusiawi dan akan terjadi berulang kali. Penolakan tidak masuk akal. Sebaliknya, gunakan umpan balik kritis sebagai sumber informasi. Jadi tanyakan:

“Saya ingin memahami lebih detail apa yang salah.”
“Menurutmu bagaimana seharusnya keadaan menjadi berbeda?”
“Apa yang harus saya lakukan secara berbeda di masa depan?”
“Menurutmu apa yang harus lebih kuperhatikan?”
“Saran apa yang Anda miliki untuk mencegah hal ini terjadi lagi?”

Contoh 1:

Atasan Anda berkata, “Laporan ini penuh dengan kesalahan dan ketidakakuratan.”

Anda menjawab: “Saya ingin memahami lebih detail apa yang Anda maksud. Tolong beritahu saya beberapa hal yang perlu saya periksa kembali.”

Contoh 2:

Dalam evaluasi tahunan, Anda akan menerima umpan balik: “Komitmen dan kemauan Anda untuk bekerja menurun drastis. Mereka membuat terlalu banyak kesalahan ceroboh yang sebenarnya bisa dihindari jika mereka lebih berhati-hati.”
Tanggapan yang meyakinkan adalah: “Saya sangat prihatin dengan masukan tersebut. Akan sangat membantu saya jika Anda dapat menjelaskan kepada saya situasi yang Anda pikirkan saat ini. Sangat penting bagi saya untuk lebih berhati-hati di masa depan.”

Permintaan informasi lebih rinci ini hanyalah langkah pertama. Setelah menganalisis pelanggaran tersebut, Anda kemudian harus membicarakan tentang apa yang ingin Anda lakukan agar dapat bekerja lebih efisien dan hati-hati di masa depan.

Dengarkan dengan penuh empati masukan-masukan yang bersifat menghina

Tantangan khusus ketika menghadapi umpan balik kritis adalah ketika umpan balik tersebut dirumuskan dengan cara yang merendahkan oleh atasan Anda. Di sini Anda sebaiknya membiarkan pernyataan yang menghina dan menghina itu terungkap.

Katakan pada diri Anda bahwa itu adalah ekspresi dari kurangnya keterampilan komunikasi orang lain dan tidak ada hubungannya dengan Anda. Sekalipun itu sulit bagi Anda: Anda tidak perlu membela diri dan membenarkan diri sendiri. Sebaliknya, fokuslah untuk memahami pesan yang mendasarinya. Apa yang diinginkan orang lain dari Anda? Apa kekhawatiran Anda?

Sedikit bantuan: Untuk mempermudah mengenali kebutuhan lawan bicara Anda, mulailah respons empatik Anda dengan “Anda ingin…” – “Anda lebih suka…” – “Anda harus…”

Contoh 1:

Dalam sebuah percakapan, seseorang berkata kepada Anda: “Pembicaraan ini sama sekali tidak berguna dan tidak menghasilkan apa-apa. Dalam kekacauan ini, tidak ada yang merasa bertanggung jawab.”

Anda menjawab dengan empati: “Anda menginginkan hasil yang nyata dan kecewa karena kita tidak membuat kemajuan apa pun dalam pembicaraan ini.”

Sebagai langkah kedua, Anda membuat pernyataan “Saya”: “Saya juga akan sangat tertarik jika kita menemukan solusinya. Bagaimana menurut Anda jika kita…”
Atau tanyakan, “Apa pendapat Anda tentang lamaran ini?” Apakah kamu punya ide lain?”

Respons empati Anda selalu hanyalah langkah pertama. Dengan itu, Anda menunjukkan kemampuan Anda untuk berempati dengan orang lain. Anda menunjukkan bahwa Anda menerima orang lain sebagai mitra dan ingin memahami apa yang dia katakan. Jika orang lain menjawab dengan anggukan atau “Ya, tepat sekali!” tanggapi, empati Anda benar. Teman bicara Anda akan lebih bersedia berbicara jika mereka merasa dimengerti. Sekarang, sebagai langkah kedua, Anda bisa merumuskan pernyataan pribadi atau pertanyaan tentang bagaimana melanjutkannya.

Tujuannya selalu untuk menemukan solusi dan bukan untuk mengidentifikasi pelakunya.

Contoh 2:

Ini adalah contoh asli yang diceritakan seorang siswa kepada saya. Bosnya berkata:
“Anda hanya duduk di depan komputer dan tidak merobek apa pun.”

Jangan bingung jika kritik tersebut disampaikan dengan gaya yang merendahkan. Abaikan devaluasi. Jangan sampai ke level ini, tapi tetaplah relevan. Kekhawatiran apa yang dia ungkapkan mengenai pernyataan tidak baik ini? Dia tidak yakin dan ingin informasi lebih lanjut.

Pastikan untuk merumuskan respons empatik dengan cara yang positif. Jadi bukan: “Apakah Anda bertanya-tanya apakah yang saya lakukan efektif?” Jangan fokus pada aspek negatifnya. Itu hanya akan memperkuatnya. Tetap relevan dan positif.

Pernyataan Michelle Obama saat kampanye pemilu AS cocok dengan hal ini: “Ketika harga turun, kita naik tinggi.” (Diterjemahkan secara longgar: Ketika orang lain tidak dapat bertindak, kami merespons dengan anggun dan penuh gaya.)

Jadi, alih-alih membela diri sendiri atau membenarkan diri sendiri, katakan saja dengan penuh empati:
“Bertanya-tanya apa yang saya lakukan ketika saya duduk di depan komputer?”

Lalu Anda bertanya, “Mau tahu proyek apa yang sedang saya kerjakan dan bagaimana statusnya saat ini?”

Jika Anda berhasil mempertahankan tujuan ini dan pada saat yang sama bersikap empati, apa pun gaya komunikasi yang digunakan orang lain, Anda akan dihargai sebagai pembicara yang terampil. Keterampilan komunikasi seringkali lebih penting daripada pengetahuan profesional khusus. Hal ini dapat dipelajari, tetapi cara Anda menangani situasi sulit merupakan ekspresi perkembangan pribadi Anda dan menunjukkan keterampilan kepemimpinan Anda.

Karin Mager adalah psikolog dan pelatih resolusi konflik yang berkualifikasi. Dia telah bekerja sebagai pelatih komunikasi selama lebih dari 20 tahun. blog Anda: www.faire-komunikasi.de