Karyawan di perusahaan dihadapkan pada membanjirnya informasi dan email setiap hari. Bagaimana intranet sosial dapat menjinakkan tsunami data ini?
Masalah: Membanjirnya data dan email
“Orang yang paling sukses dalam hidup adalah orang yang paling banyak mendapat informasi.” Kutipan dari mantan Perdana Menteri Inggris Benjamin Disraeli ini masih berlaku saat ini dan juga ketika ditulis pada abad ke-19. Meskipun sekarang kita mempunyai cara yang lebih baik untuk memperoleh informasi, menyaring informasi yang relevan bagi kita menjadi semakin sulit.
Alasannya adalah banyaknya data dan dokumen: Menurut studi yang dilakukan oleh perusahaan riset pasar IDC, volume data global kini telah melampaui angka 1,8 zettabyte. Itu setara dengan lebih dari 200 miliar film dalam kualitas HD yang berdurasi dua jam, yang mungkin terlalu banyak bahkan bagi penggemar film ekstrem.
Membanjirnya email setiap hari, sering kali disertai dokumen tambahan, yang diketahui setiap karyawan di perusahaan, merupakan masalah besar. Setiap karyawan menerima rata-rata sekitar 40 email bisnis per hari, 20 persen di antaranya disebabkan oleh keterbatasan waktu. dibuka sama sekali.
Solusi: Pusat komunikasi dan bilik kerja
Untuk meringankan karyawan, diperlukan ide dan alat baru untuk pekerjaan mereka sehari-hari. Alat yang meningkatkan komunikasi dalam perusahaan dan mendukung pertukaran data dan dokumen yang ditargetkan.
Intranet sosial menyediakan alat tersebut dan membuat teknologi komunikasi, seperti yang diketahui dari jejaring sosial seperti Facebook atau Twitter, dapat digunakan oleh perusahaan. Umpan berita langsung sebagian besar menggantikan komunikasi internal yang rumit melalui email. Keuntungan besarnya, selain menghemat waktu, rekan kerja bisa mengomentari pesan, dokumen, gambar, dan video. Dengan cara ini, pertukaran ide dapat dilakukan secara transparan dan ide-ide baru dapat dikembangkan bersama dengan sangat cepat. Di sini Anda mendapatkan manfaat dari pengetahuan khusus yang terkonsentrasi dari kolega Anda. Jika intranet sosial juga dapat diakses melalui smartphone atau iPad, hal ini juga dapat dilakukan di luar kantor.
Beberapa solusi intranet sosial terbaru bahkan melangkah lebih jauh: Solusi tersebut tidak hanya meningkatkan komunikasi antar karyawan, namun juga mengintegrasikan solusi perangkat lunak perusahaan yang ada – seperti manajemen pelanggan, intelijen bisnis, atau sistem ERP – dan pada dasarnya mengunci mereka sebagai “Teman” dari para karyawan. Mereka tidak lagi hanya menerima pembaruan status dan pesan dari rekan-rekannya, tetapi juga dari aplikasi spesialis terkait.
Misalnya, jika masa kontrak berakhir atau alamat pelanggan berubah, karyawan yang bertanggung jawab secara otomatis diberitahu oleh aplikasi terkait melalui feed berita di halaman pribadinya. Ini berarti setiap orang menerima semua informasi penting yang mereka perlukan untuk pekerjaan mereka. Jika solusinya juga menawarkan opsi untuk merespons langsung dari umpan berita, karyawan bahkan tidak perlu lagi beralih ke aplikasi khusus yang relevan. Misalnya, atasan dapat menyetujui permintaan liburan atau investasi hanya dengan menekan satu tombol tanpa membuka aplikasi HR. Ini menghemat banyak waktu dan menjadikan intranet sosial sebagai antarmuka kerja utama.
Lebih sedikit email dan rapat, lebih banyak kesenangan di tempat kerja
Intranet sosial menawarkan nilai tambah yang besar, terutama bagi kelompok proyek. Anda dapat diberikan ruang tim virtual di mana kelompok dapat bertukar informasi tentang status proyek terkini melalui umpan berita dan mengembangkan ide-ide baru bersama-sama, tanpa memandang waktu dan tempat. Komunikasi jauh lebih cepat dan transparan dibandingkan melalui email. Selain itu, kebutuhan akan pertemuan yang memakan waktu jauh berkurang. Melalui pertukaran langsung dengan kolega dan pelaksanaan proyek bersama, “perasaan kami” di perusahaan tumbuh melintasi batas-batas lokasi.
Agar dokumen dan file tersedia bagi rekan kerja saat bepergian, beberapa solusi juga memungkinkan pertukaran data yang tidak bergantung pada lokasi, seperti yang dapat ditemukan dalam bentuk serupa dengan Dropbox. Jika Anda ingin memastikan bahwa data sensitif tidak dibaca oleh orang yang tidak berwenang, mungkin disarankan untuk menggunakan solusi yang menyimpan data di server perusahaan Anda yang dilindungi.
Karena karyawan dapat dengan mudah menyumbangkan keahliannya kepada perusahaan melalui jejaring sosial perusahaan, hal ini tidak hanya mendorong kolaborasi, namun juga meningkatkan kesenangan di tempat kerja. Hal ini membuat perusahaan menarik bagi pekerja terampil yang mencari lingkungan kerja inovatif dan dapat membantu mempertahankan karyawan yang berkualitas dalam jangka panjang. Perusahaan yang menggunakan intranet sosial juga memiliki semacam senjata rahasia dalam “perang bakat”.
Intranet sosial meningkatkan kolaborasi
Ini hanyalah beberapa contoh bagaimana intranet sosial dapat meningkatkan kolaborasi di perusahaan dan juga mengurangi pemborosan waktu seperti email dan rapat. Keuntungan besar di sini adalah kemudahan penggunaan. Siapa pun yang telah menggunakan jejaring sosial secara pribadi tidak memerlukan pelatihan lebih lanjut. Jika Anda mempertimbangkan bahwa saat ini terdapat lebih dari 25 juta pengguna Facebook di Jerman saja, dengan cepat menjadi jelas bahwa sebagian besar karyawan mungkin termasuk dalam kelompok ini.
Secara khusus, perusahaan rintisan dan perusahaan skala menengah dapat mengkompensasi kelemahan sumber daya yang lebih sedikit melalui peningkatan kecepatan respons dan kemampuan inovatif. Intranet sosial memberi Anda keunggulan kompetitif yang menentukan dan membantu Anda mempersiapkan diri menghadapi tuntutan dunia kerja yang terus meningkat.