Keputusan untuk melakukan outsourcing memerlukan dasar yang kuat. Sepuluh pertanyaan yang harus ditanyakan oleh startup ketika mempertimbangkan outsourcing TI.
Sebuah tim pendiri mempunyai keinginan untuk “melakukannya sendiri”. Pada prinsipnya hal ini baik dan benar. Namun hanya ada 24 jam dalam sehari dan batas efisiensi terlampaui dengan lebih cepat. Baik itu akuntansi, hosting, SEM, atau pengembangan perangkat lunak – semuanya secara teori dapat dibeli dari penyedia layanan eksternal. Namun tidak semua tugas cocok untuk outsourcing. Manajer Produk Simfy (www.simfy.de) Tobias Ebert menjelaskan mengapa strategi outsourcing yang tepat menjadi salah satu faktor keberhasilan dalam sebuah startup.
Evaluasi proses outsourcing
Keputusan rumit untuk membuat layanan secara internal atau eksternal memerlukan dasar yang kuat. Untuk menyederhanakan analisis biaya-manfaat yang diperlukan, perusahaan harus terlebih dahulu mempertimbangkan seluruh proses alih daya, termasuk seleksi, desain kontrak, evaluasi, dan penghentian.
Dengan katalog kriteria, perusahaan dapat mengevaluasi kelebihan dan kekurangan solusi internal dan eksternal. Bagan sepuluh pertanyaan terpenting di bidang outsourcing berikut akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
1. Seberapa sering tugas tersebut harus diulang?
Penggajian bulanan atau tugas berulang tahunan lebih cocok untuk outsourcing daripada tugas satu kali, karena biaya awal seleksi dan pelatihan selalu dikeluarkan.
2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan memilih penyedia layanan?
Keputusan rumit untuk membuat layanan secara internal atau eksternal memerlukan dasar yang kuat. Hubungi pemasok atau bisakah mitra yang ada mengambil tugas ini? Hal ini akan lebih mendukung outsourcing eksternal. Namun, “awal yang dingin” dengan mitra asing lebih rumit. Rasio supply-demand di pasar juga mempengaruhi durasi pencarian. Agensi SEO lebih mudah ditemukan daripada agensi iOS.
3. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk bertukar informasi dan berkoordinasi dengan penyedia layanan eksternal?
Penyusunan kontrak, pengembangan kriteria kualitas dan pembuatan katalog persyaratan yang rinci merupakan biaya yang timbul sebelumnya dan harus diperhitungkan. Ditambah lagi dengan upaya manajemen internal.
4. Bagaimana cara mengevaluasi kinerja penyedia layanan?
Jika perusahaan memfokuskan evaluasinya pada hasil, maka hal tersebut dapat diukur dengan meningkatkan indikator kinerja yang relevan. Hal ini memastikan bahwa kontrol dan outsourcing lebih masuk akal. Misalnya, hal ini dimungkinkan dengan agensi SEO. Penilaian kuantitatif terhadap lembaga desain atau teks lebih sulit.
5. Seberapa besar kemungkinan penyedia layanan eksternal tidak lagi tersedia?
Khususnya di pasar pasokan, tetapi juga dengan lembaga-lembaga kecil, ada kemungkinan bahwa proyek-proyek yang lebih menguntungkan lebih diutamakan dan kerja sama kemudian dibatasi atau dihentikan oleh lembaga tersebut. Perusahaan perlu melindungi diri mereka sendiri di sini.
6. Seberapa sering persyaratan dan tugas yang terlibat berubah?
Bagi startup yang berkembang secara agile, terkadang peta jalannya berubah setiap bulannya. Hal ini juga memerlukan fleksibilitas dalam kolaborasi dan meningkatkan upaya komunikasi.
7. Upaya apa yang diperlukan untuk penempatan staf dan pelatihan dengan solusi internal?
Bisakah tugas tersebut diselesaikan dengan penempatan kembali tanpa penambahan personel? Ini berarti lebih sedikit usaha. Namun, jika staf tambahan harus dicari dan dilatih, biayanya akan jauh lebih tinggi.
8. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk tugas ini jika diproses secara internal?
Setelah perusahaan menemukan dan melatih staf yang sesuai, pertanyaan yang muncul adalah berapa biaya berkelanjutan yang mungkin timbul. Biaya administrasi seperti pengelolaan staf atau perluasan infrastruktur juga memainkan peran utama.
9. Seberapa pentingkah keahlian terhadap bisnis inti perusahaan?
Akuntansi hanya secara tidak langsung penting bagi keberhasilan suatu layanan, platform sebuah startup adalah pusatnya. Perbedaan harus dibuat antara pengembangan dan hosting. Di sini juga, penting untuk mempertahankan dan membangun keahlian khusus di dalam perusahaan.
10. Biaya peluang internal – Apa yang bisa diterapkan?
Pekerjaan tambahan yang dihasilkan dari pemrosesan internal berarti tugas-tugas lain tidak dapat dilakukan. Jika tugas-tugas lain sangat penting, biaya peluang internal akan sangat tinggi.