Hal ini menjadi semakin menarik bagi karyawan, namun masih banyak pengusaha yang tidak menyukai karyawannya bekerja dari rumah. Berdasarkan Jajak pendapat Asosiasi Ekonomi Digital Federal Jerman pada tahun 2017, 92 persen dari sekitar 700 karyawan yang disurvei mungkin berpikir bahwa mereka bekerja dari rumah setidaknya beberapa hari dalam seminggu. Namun, 34 persen dari mereka yang disurvei mengatakan hal tersebut tidak akan diterima dengan baik oleh pemberi kerja.
Kebanyakan orang yang bertanya tentang bekerja dari rumah dan ditolak lamarannya mungkin akrab dengan alasannya: produktivitas mungkin menurun, komunikasi akan lebih sulit, dan kontrol hampir tidak mungkin dilakukan.
Beat Bühlmann adalah manajer umum di perusahaan perangkat lunak Evernote. Dia memimpin tim EMEA yang bertanggung jawab atas Eropa, Timur Tengah dan Afrika. Karyawannya tersebar di berbagai negara dan zona waktu. Dia mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh tim yang tidak bekerja di kantor, namun dia juga mengatakan: Semua permasalahan dapat diselesaikan dengan mudah.
“Sebagai pemimpin tim, saya harus memahami kondisi di mana karyawan saya bekerja,” kata Bühlmann dalam ceramah di konferensi HR Mempekerjakan kesuksesan. Oleh karena itu, penting baginya untuk menyatukan semua anggota tim di awal proyek sehingga mereka dapat mengenal satu sama lain secara pribadi. Ini akan memudahkan komunikasi nantinya melalui telepon, konferensi video, atau email. Dia juga meminta seluruh karyawan untuk menunjukkan kantor rumah atau tempat kerja mereka melalui Skype.
Ketika komunikasi menjadi masalah di kantor pusat
Menurutnya, kelemahan terbesar yang dia lihat pada “tim virtual” ini sering kali terletak pada komunikasi. Lebih khusus lagi: email.
“Anda harus tahu kapan harus mengirim email dan kapan tidak,” kata Buhlmann. “Anda tidak mengirim email ke pemadam kebakaran ketika terjadi kebakaran.” Anda juga tidak memiliki kendali atas email Anda setelah dikirim – Anda tidak tahu kepada siapa email tersebut akan diteruskan atau siapa yang akan diberi BCC dan seterusnya.
Ia mendorong timnya untuk mengangkat telepon ketika ada sesuatu yang mendesak atau masalah untuk didiskusikan, atau untuk menggabungkan saluran komunikasi yang berbeda. Selain itu, email harus selalu menjawab tiga pertanyaan W: Siapa yang akan melakukan apa dan kapan?
Tidak semua orang cocok untuk kantor di rumah
Yang terpenting, selalu ada satu hal yang perlu diingat ketika bekerja dari rumah atau bekerja jarak jauh: Tidak semua orang cocok untuk itu. Oleh karena itu Bühlmann mencoba mencari tahu selama proses lamaran siapa yang cocok untuk tim virtual tersebut dan siapa yang tidak. “Beberapa orang terlalu mudah teralihkan dan kurang cocok dengan jenis pekerjaan ini,” kata Bühlmann.
Untuk mengetahui siapa yang memiliki tingkat manajemen perhatian seperti ini, Bühlmann melakukan wawancara telepon dengan semua pelamar – agar dia tidak dibutakan oleh penampilan mereka – dan menanyakan dua pertanyaan kepada mereka di akhir panggilan telepon. Dia kemudian meminta mereka untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini kepadanya melalui email (tidak lebih dari lima kalimat), dan mengulangi pertanyaan itu lagi.
“Jika saya kemudian menerima email di mana pertanyaan tidak muncul dan aturan lima kalimat tidak dipatuhi, maka saya tahu bahwa pelamar tersebut tidak benar-benar mendengarkan saya.” Dan ini tidak boleh dilakukan, jika Anda ingin bekerja secara permanen di tim virtual.
Baca juga: “Sebuah penelitian menunjukkan bagaimana bekerja dari rumah memengaruhi cara Anda bekerja – hasilnya mengejutkan”
Bühlmann, bersama dengan York Scheunemann dari Google, membuat dokumen di mana mereka meminta semacam surat izin mengemudi untuk pekerjaan jarak jauh. Yang paling penting adalah anggota tim menyetujui pedoman tertentu (seperti Anda harus menanggapi undangan kalender dalam waktu 24 jam atau email mana yang harus dan tidak boleh Anda tanggapi).
Prinsip ini rupanya berhasil di tim Buhlmann. Evernote mengukur kepuasan tim setiap bulan. Timnya melonjak dari 54 menjadi 90 dari 100 poin kepuasan.