Apakah akuntansi hanya sekedar dokumen yang berantakan? Dengan 5 tips ini Anda bisa mengambil langkah menuju akuntansi digital.
Tema buku
Pada awalnya kekacauan merajalela. Dan itu sangat normal. Tetapi siapa pun yang memulai sebuah perusahaan tidak dapat menghindari mendapatkan gambaran singkat. Karena jika dokumen yang berlebihan menyebabkan hilangnya faktur atau laporan laba rugi yang salah, kantor pajak akan segera datang – dalam kasus terburuk dengan permintaan tambahan yang besar.
Begitu banyak perusahaan yang mencari bantuan: penasihat pajak mengumpulkan, mengatur, mengarsipkan, dan mendokumentasikan. Praktis – tapi juga mahal. Dengan perangkat lunak yang tepat, bahkan orang awam pun dapat mengendalikan pembukuan mereka. Beginilah cara para pendiri mendigitalkan akuntansi mereka selangkah demi selangkah.
Langkah 1: Ubah pemikiran Anda sendiri
Perubahan tidak selalu mudah – namun sering kali diperlukan. Hal ini juga berlaku ketika mengkonversi akuntansi analog ke perangkat lunak digital. Meskipun upaya awalnya lebih tinggi, akuntansi dapat diselesaikan dengan lebih mudah dan cepat berkat perangkat lunak. Misalnya saja, meskipun sebelumnya kuitansi hanya dikumpulkan satu kali, kini kuitansi tersebut dapat dipindai secara langsung dan diunggah ke sistem – mungkin dari mana pun selama ada internet.
Langkah 2: Pindai kuitansi dan kuitansi
Hingga saat ini, kuitansi, faktur, dan dokumen dalam jumlah besar harus dikumpulkan dan disortir dengan tangan, kemudian diarsipkan dan didokumentasikan. Di masa depan, dokumen dapat dengan mudah didigitalkan menggunakan pemindai atau aplikasi. Program pemesanan seperti kantor lex secara otomatis mengkategorikan file sehingga pengguna dapat menemukannya dengan cepat dan mudah. Pembelian teman, kwitansi bahan bakar, atau faktur dari makan siang bisnis kemudian tersedia dalam program dalam beberapa saat dan dapat didiskusikan.
Langkah 3: Otomatiskan faktur dan penawaran harga
Perangkat lunak ini tidak pernah lupa. Dan para pendiri harus mengambil keuntungan dari hal ini. Jika Anda dengan hati-hati menyimpan semua data yang diperlukan dalam sistem, Anda kemudian dapat membuat faktur dan penawaran secara otomatis. Hal ini tidak hanya menghemat banyak waktu tetapi juga mengurangi tingkat kesalahan. Jika pengingat juga diintegrasikan ke dalam perangkat lunak, pelanggan dapat diminta untuk membayar langsung dari aplikasi – ini menciptakan gambaran tambahan dan ketertiban dalam akuntansi.
Langkah 4: Optimalkan proses
Memperkenalkan perangkat lunak pemesanan mempersingkat banyak proses. Namun akuntansi digital menawarkan lebih banyak lagi: konfirmasi atau penghapusan pesanan hampir tidak memerlukan upaya manual apa pun setelah dibuat di sistem. Hal ini juga memiliki keuntungan jika karyawan yang bertanggung jawab tidak hadir atau sedang berlibur: status pemrosesan selalu terlihat dan sederhana namun proses pemesanan yang sangat diperlukan juga dapat dilakukan oleh rekan kerja yang tidak terlatih. Faktur, informasi pelanggan, dan data lainnya selalu mudah ditemukan menggunakan pencarian teks lengkap.
Langkah 5: Bekerja sama dengan penasihat pajak
Perusahaan tidak lagi membutuhkan penasihat pajak untuk akuntansi sehari-hari. Meskipun komputer membuat lebih sedikit kesalahan dibandingkan manusia, mereka juga tidak sepenuhnya bebas dari kesalahan. Oleh karena itu, seorang ahli harus selalu melakukan pemeriksaan akhir terhadap akuntansi sebelum dikirim ke kantor pajak. Artinya, hanya dokumen bebas kesalahan yang dijamin akan sampai ke pihak berwenang. Pada saat yang sama, Anda menghemat banyak biaya – dan juga mendapatkan gambaran keuangan perusahaan yang lebih baik.