Beberapa kritik tidak dapat diabaikan. Meskipun demikian, diskusi karyawan harus selalu diakhiri dengan konstruktif. Teknik-teknik ini mendukung percakapan yang sukses.
Lakukan diskusi kritis karyawan dengan benar
Sakit perut sebelum wawancara penilaian kritis – manajer mana yang tidak mengetahuinya?
Kemarin tim dengan gembira duduk bersama sambil minum bir dan merayakan selesainya proyek. Saat ini diskusi umpan balik setengah tahunan dilakukan dan manajer harus mengerahkan seluruh keberanian untuk memberikan umpan balik kritis kepada karyawan tim.
Ketidakpastian sering kali mengarah pada pernyataan yang samar-samar – “berbelit-belit” – atau pernyataan yang kasar dan menyakitkan karena manajernya yang bertindak gegabah. Tujuan memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan dan dengan demikian memberikan kesempatan untuk berkembang kemudian terlewatkan.
Terutama di perusahaan rintisan yang berkembang pesat, spesialis dan pakar terbaik sering kali ditunjuk sebagai manajer. Perkembangan dari kolega dan teman menjadi atasan bisa sangat membebani individu. Tanpa pengalaman kepemimpinan atau pelatihan manajemen persiapan, para manajer kemudian terlibat dalam percakapan dengan karyawannya yang sebenarnya mereka hindari.
Prasyarat untuk wawancara penilaian kritis yang sukses adalah persiapan yang baik. Manajer harus menyadari terlebih dahulu tujuan mereka dan sikap mereka sendiri terhadap percakapan yang akan datang. Struktur dan teknik percakapan juga mempengaruhi kualitas proses dan hasil percakapan.
Poin-poin berikut ini secara efektif mendukung Anda dalam melakukan diskusi kritis yang apresiatif dan sukses.
1. Klarifikasi tujuan dan sikap Anda sendiri
Sebelum percakapan, manajer harus memahami dengan jelas tujuan percakapan. Diskusi kritik biasanya bertujuan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan memperjelas kepada karyawan bahwa perilaku mereka tidak pantas atau kinerja mereka tidak memadai. Mengubah perilaku atau meningkatkan kinerja hanya dapat dicapai secara bersama-sama dan terus menerus. Oleh karena itu, penting untuk memberikan masukan yang terbuka, jujur, namun membangun. Manajer harus dengan jelas menyampaikan poin-poin tersebut dan tidak menghindarinya. Mengatasi poin-poin penting sejak dini memberikan peluang yang adil untuk perubahan. Pengemudi harus bertanya pada dirinya sendiri terlebih dahulu:
- Tujuan apa yang saya kejar dalam percakapan ini?
- Perilaku spesifik apa yang ingin saya kritik?
- Performa apa yang menurut saya tidak mencukupi? Contoh terkini apa yang dapat saya gunakan untuk menunjukkan hal ini? Seperti apa sebenarnya performa yang diinginkan?
- Solusi atau tindakan apa di masa depan yang ingin saya sarankan?
Akan sangat berguna untuk menuliskan pesan-pesan inti, yaitu poin-poin utama kritik, dengan contoh-contoh, konsekuensi-konsekuensi yang mungkin terjadi, dan solusi-solusi yang mungkin dilakukan terlebih dahulu sebagai “surat pembicaraan”. Semakin jelas dan tidak ambigu kritik yang dilontarkan, semakin besar peluang karyawan untuk menghadapinya.
Untuk keberhasilan percakapan, sangatlah penting bagi manajer untuk memperjelas sikapnya terhadap percakapan tersebut dan tujuannya. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu:
- Apakah ada ketegangan antara sudut pandang pribadi saya dan sudut pandang perusahaan?
- Apakah saya siap menerima tanggung jawab terhadap perusahaan dan karyawan?
- Reaksi apa saja yang mungkin terjadi dan bagaimana cara mengatasinya?
- Pola perilaku apa yang biasanya saya tunjukkan dalam percakapan seperti itu?
- Kekuatan saya yang manakah yang dapat mendukung saya dalam percakapan (misalnya empati, kemampuan saya untuk mendengarkan)?
- Apa yang mungkin melemahkan saya (misalnya, kebutuhan saya akan keharmonisan dan kurangnya kemampuan menghadapi konflik)?
Jika manajer tidak mau menerima tanggung jawab, kemungkinan besar dia tidak akan mengungkapkan kritiknya dengan jelas dan ringkas. Hal ini menghilangkan kesempatan karyawan untuk berkembang.
Kunci sukses wawancara adalah menganggap diri Anda serius dalam peran ini dan percaya diri dalam tugasnya. Akan sangat membantu jika Anda memberikan tepukan simpatik pada diri Anda sendiri (“Saya tahu ini tidak akan mudah. Saya hanya tidak suka melakukan percakapan seperti itu.”) Manajer harus bertanya pada dirinya sendiri terlebih dahulu apa yang dapat dia dukung dalam percakapan tersebut. membantu untuk menguasai situasi. Sikap positif dan berorientasi pada solusi mendukung keberhasilan pembicaraan.
2. Struktur pembicaraan
Pembahasan kritik dapat dibagi menjadi lima fase.
Awal mula: Manajer menyambut karyawan tersebut (bukan basa-basi!) dan berbicara tentang alasan pertemuan tersebut tanpa basa-basi (“alasan percakapan tersebut adalah…”).
Pesan utamanya: Manajer menyebutkan subjek, tuduhan spesifik, perilaku yang dikritik (“Saya belajar dari klien X bahwa… Dalam proyek Y, saya mengamati bahwa…”).
Pembenaran dan pemrosesan: Manajer menggambarkan situasi spesifik dan mendukungnya dengan fakta (“Saya secara khusus ingin merujuk pada kejadian di…”). Ini menyajikan konsekuensi yang mungkin terjadi (“Konsekuensinya adalah…”).
Pertanyaan ini menanyakan perspektif karyawan (“Apa perspektif Anda terhadap berbagai hal?”) dan menanyakan kemungkinan alasannya (“Apa yang menyebabkan hal ini?”).
Manajer mendiskusikan persamaan dan perbedaan pandangan (“Apakah saya memahami Anda dengan benar bahwa…” “Apakah Anda setuju dengan saya bahwa XY tidak baik-baik saja?”).
Kritik ditanggapi dan dirangkum dengan jelas (“Saya ingin merangkum apa yang penting bagi saya…”).
Manajer harus menanggapi reaksi karyawan (“Saya tidak mengerti sudut pandang Anda… Saya melihat poin A secara berbeda…”) dan menerima alasan.
Ide-ide mengenai solusi dan langkah-langkah perbaikan di masa depan harus didiskusikan bersama (“Apa yang akan Anda lakukan untuk menghindari terulangnya kejadian tersebut?” “Bagaimana Anda ingin memperbaikinya?” “Konsekuensi apa yang secara pribadi Anda ambil dari kejadian tersebut?”).
Prosedur selanjutnya: Manajer menentukan solusi dan langkah selanjutnya bersama dengan karyawan (“Singkatnya, kami memperhatikan langkah-langkah berikut…” “Kami akan meninjau penerapannya pada kesempatan… pada…”).
Kesimpulannya: manajer mengakhiri percakapan dengan positif (“Saya ingin mengucapkan terima kasih atas percakapan terbukanya.”).
3. Teknik percakapan
Pengetahuan tentang prinsip dasar teknik komunikasi dan percakapan mendukung keberhasilan percakapan. Lima teknik percakapan terpenting disorot di bawah ini:
Mendengarkan secara aktif: Manajer memiliki sikap yang sabar dan mudah didekati. Dia memastikan pemahaman dengan mengajukan pertanyaan (“Apakah saya memahami Anda dengan benar, itu…?”) dan pertanyaan (“Anda kesal…?).
Ajukan pertanyaan terbuka: “SIAPA? Apa? Bagaimana tepatnya? Apa yang dicapai? Bagaimana? Langkah apa? Mengapa?”
Bicaralah dengan jelas: Manajer harus dengan jelas menyatakan topik dan tujuan pembicaraan. Dia menyampaikan sudut pandangnya dengan jelas (“Saya melihat situasinya sebagai berikut…”) dan juga dengan jelas membahas topik yang tidak menyenangkan.
Kirim pesan “Saya”: Manajer mengambil posisi (“Saya berpendapat bahwa…”) dan mengungkapkan perasaan (“Saya pribadi merasa terganggu karena…”).
Fokus pada hal-hal penting: Prinsip “less is more” juga berlaku di sini. Pesan inti yang telah dirumuskan sebelumnya mendukung bahasa yang jelas dan menghindari penyimpangan dan bertele-tele.
Diskusi kritis yang dilakukan secara profesional dapat memberikan kesempatan yang adil kepada karyawan untuk berkembang secara berkelanjutan, memperkuat hubungan antara manajer dan karyawan, serta mengikat karyawan dengan perusahaan dalam jangka panjang. Kunci keberhasilan wawancara kritik adalah persiapan yang baik dan keberanian serta refleksi diri. Upaya itu membuahkan hasil.
Mulai tanggal 17 April, penulis akan memberikan seminar enam bagian tentang dunia start-up dengan topik “Memimpin yang benar – kepemimpinan dalam startup”. Amankan tiket Anda sekarang!
