Dengan segelas anggur di tangan Anda, diterangi matahari terbenam di teras atap, bekerja jauh lebih menyenangkan – dan bahkan lebih banyak lagi membangun jaringan! Namun bukan hanya hubungan dan kontak bisnis yang dipelihara dan dibangun dengan cara ini yang membuat peluang berjejaring begitu menarik. Percakapan, kesan baru, hiruk pikuk warna-warnilah yang menawarkan perubahan menarik dari kehidupan kerja sehari-hari.
Dunia bisnis tidak ingin melakukan tanpa pertemuan seperti ini sepenuhnya selama krisis Corona – dan hal ini tidak perlu dilakukan! Acara virtual kini mengalami peningkatan yang sangat besar, yang juga akan memperkuatnya dalam jangka panjang. Namun bagaimana format acara yang sudah direncanakan dan baru dapat diubah di ruang digital? Dengan perpaduan yang sehat antara sikap, komunikasi dan fokus.
Dari IRL ke Berbasis Internet: 5 Langkah Menuju Acara Digital
#1 Berlayar dan tentukan jalur baru
Terlepas dari hambatan yang harus diatasi dalam perjalanan menuju perubahan besar ini, peluang untuk menciptakan sesuatu yang istimewa kini ada. Alat streaming langsung dan konferensi kini lebih banyak tersedia dibandingkan sebelumnya, dan acara online jauh lebih terjangkau untuk diproduksi. Juga tidak ada indikasi bahwa peralihan dari offline ke online hanya bersifat sementara.
Sebaliknya: Banyak perusahaan ingin mempertahankan standar baru dan juga memikirkan kembali pendekatan mereka terhadap perlindungan lingkungan. Acara online menawarkan alternatif nyata, terutama dalam hal transfer informasi, menjadikannya ideal untuk sektor B2C.
Siapapun yang menerima keadaan tidak boleh membiarkan dirinya terbebani dengan banyaknya tantangan. Langkah pertama adalah mengelompokkan prioritas, yang harus selalu diatur ulang dan disesuaikan sesuai kebutuhan. Oleh karena itu, terdapat kebebasan bagi tim, struktur, alur kerja, atau bahkan departemen yang benar-benar baru, karena: Saat-saat yang tidak biasa memerlukan cara berpikir yang segar.
#2 Pada awalnya ada fokus
Untuk acara-acara yang sudah direncanakan, harus ditentukan sejak awal bagian acara mana yang paling baik diterjemahkan ke dalam format virtual dan karyawan mana yang dibutuhkan untuk melaksanakannya.
Namun membuka ide dan komunikasi kepada kelompok yang lebih besar dapat menimbulkan gangguan. Agar tidak melupakan tujuan dalam tim yang luas, informasi rinci tidak perlu dikirimkan ke setiap anggota tim. Berdasarkan prinsip perlu tahu, manajer proyek harus menentukan waktu yang tepat untuk melakukan kolaborasi terbuka atau pedoman yang tepat untuk menghindari konflik kepentingan.
#3 Lebih dari satu malam di depan TV
Streaming konten itu mudah, namun dengan cepat menjadi seperti menonton TV di mana pesertanya tidak dapat berkomunikasi satu sama lain. Jika saat ini tidak memungkinkan untuk menelusuri plot dan mengunjungi berbagai ruang pameran – maka Anda masih dapat merasakannya secara digital! Memang benar, peralatan teknis yang lengkap diperlukan, namun segala sesuatu mungkin terjadi. Diskusi real-time, akses ke demonstrasi langsung, atau moderasi yang ditargetkan dari para ahli di berbagai ruang virtual menawarkan pengunjung kesempatan untuk terlibat dengan konten dengan cara yang lebih aktif daripada menonton video dan tidak seformal pertemuan terjadwal.
Jika Anda ingin menyelenggarakan acara online, Anda perlu membuat prototype terlebih dahulu agar memiliki waktu untuk menyempurnakannya. Pengujian rutin menunjukkan di mana masih terdapat masalah dalam proses dan pada akhirnya menawarkan produk akhir yang lebih stabil kepada pelanggan. Detailnya membuat perbedaan.
Media sosial juga bagus untuk berinteraksi dengan peserta. Cerita Instagram dan Facebook dapat digunakan bersama dan membentuk elemen interaksi langsung dua arah untuk menggabungkan aktivitas interaktif seperti kontes, jajak pendapat, atau tanya jawab.
#4 Dan aksi! Persiapkan tim untuk siaran langsung
Intip ke belakang panggung, lihat apa yang dilakukan pria di sebelah Anda dan eh, apakah itu prasmanan di belakang sana? Acara menawarkan beragam kesan sehingga ada banyak hal yang bisa dilihat selain panggung dan pertunjukan utama.
Segalanya berbeda saat online: kamera, dan juga penonton, hanya melihat satu bagian yang menjadi fokus. Hal ini membuat tingkat kerincian mengenai apa yang terjadi di area ini menjadi lebih penting. Bagaimana set tersebut harus menyentuh penonton dan oleh karena itu dilengkapi?
Baik analog maupun digital: Format di mana beberapa orang berbicara satu sama lain membuat diskusi menjadi lebih seru. Namun, rentang perhatian online lebih pendek, sehingga format terkompresi menjadi ideal.
Presenter juga menghadapi tantangan baru: berbicara di depan kamera di aula kosong di depan kamera benar-benar berbeda dengan presentasi di depan penonton langsung. Pembicara yang terbiasa dengan auditorium analog kini mendapati diri mereka berada dalam kekosongan umpan balik yang dapat membingungkan. Untuk menyiasati hal ini, Anda perlu mendapatkan gambaran tentang seperti apa lokasi syuting dan pengalaman penonton secara keseluruhan sebelum pertunjukan, sehingga Anda dapat menyesuaikan kehadiran Anda.
Pembicara juga harus berlatih terlebih dahulu di depan kamera dan dapat saling melihat selama presentasi agar dapat merasa benar-benar nyaman meski tanpa penonton yang terlihat – karena hal ini ditularkan kepada peserta.
#5 Selalu beri tahu mitra internal dan eksternal!
Acara analog yang direncanakan sekarang harus dilakukan secara digital? Sebagian besar mitra dapat memahami hal ini – jika mereka diberi informasi secara proaktif. Karena hampir tidak ada hal yang lebih merusak hubungan bisnis selain mempelajari informasi tersebut secara langsung. Oleh karena itu: Berkomunikasi secara langsung dan terbuka dengan sponsor, mitra, dan pelanggan mengenai rencana baru.
Namun bagaimana mitra yang sudah ada dapat menjadi bagian dari format yang dirancang ulang? Sederhananya: rekan-rekan yang biasa membangun stand pameran bisa saja mengalihkan pekerjaannya ke pembangunan studio tempat pengambilan gambar rapat. Layanan penerjemahan dapat menyediakan subtitle yang diperlukan untuk audiens internasional daripada menerjemahkan di tempat. Mitra yang membuat format dapat diakses oleh tunanetra dan pendengaran juga dapat terus menggabungkannya dalam bentuk digital.
Dan terakhir, Anda juga perlu memikirkan tim penjualan Anda sendiri. Acara analog adalah peluang penting untuk menarik prospek baru, terhubung dengan pelanggan yang sudah ada, dan mencapai kesepakatan menarik. Tapi bagaimana sekarang? Penting untuk selalu memberi informasi kepada tim sehingga mereka dapat membuat rencana yang sesuai.
Baik itu briefing atau update saluran internal, slide atau rendering yang sudah menunjukkan seperti apa acara tersebut, atau bahkan kesempatan untuk mencoba acara tersebut terlebih dahulu – tim penjualan perlu mengetahui produk apa yang seharusnya mereka jual.
Rencana permainan yang kuat membantu transisi strategi acara analog ke virtual. Kini percikannya telah menyebar ke seluruh dunia dan benar-benar memicu ketegangan di wilayah ini. Apa yang lahir dari kebutuhan mempunyai potensi untuk mengubah seluruh industri secara permanen.