Mengalihkan siaran langsung ke daring telah menjadi salah satu tantangan terbesar di tempat kerja selama pandemi ini. Banyak usaha kecil harus kreatif untuk bertahan dari pembatasan, mempertahankan pelanggan, dan membangun jaringan dengan pengusaha lain.

Dan ada alasan bagus untuk menghadiri pertunjukan (virtual): Perusahaan keamanan siber Data Connectors mengatakan bahwa 86 persen peserta rapat online melaporkan keterlibatan yang sama atau lebih besar daripada secara langsung.

Karena sepertinya kita akan bertemu secara virtual untuk beberapa waktu, Business Insider mewawancarai dua pakar perencanaan acara virtual untuk mengetahui cara membuat acara online yang menarik dan sukses untuk klien Anda.

Pertama pikirkan tentang apa yang ingin Anda capai

Menurut Tim Simpson, ahli strategi merek di firma desain berpengalaman Maritz Global Events, perusahaan dan organisasi sebenarnya dapat menjaga komunitas tetap hidup asalkan dilakukan dengan benar.

“Mereknya harus tetap terlihat,” katanya kepada Business Insider. “Kami melihat peluang bagi perusahaan untuk memperluas jangkauannya. Salah satu klien teknologi kami melihat lebih dari 10.000 orang menghadiri acara digital mereka, padahal penonton langsungnya biasanya berjumlah sekitar 3.000 orang.”

Tim Simpson

Di sisi lain, dia melihat banyak usaha kecil terjebak dalam perencanaan acara online “karena mereka merasa harus melakukannya”.

Simpson mengatakan bahwa merupakan suatu kesalahan untuk langsung membahas persyaratan teknis atau bahkan sisi kreatif dari peluang digital begitu Anda memulainya. Pertanyaan pertamanya kepada klien yang merencanakan acara online adalah: Mengapa Anda melakukannya?

“Setelah Anda mengetahui alasannya, Anda dapat mengetahui apa yang ingin Anda capai, dan hal itu akan menentukan caranya,” katanya. “Dengan niat yang kuat dan tujuan yang jelas, Anda siap mengkomunikasikan kepada audiens tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa mereka harus hadir.”

Simpson mengatakan Anda perlu membiarkan audiens “melihat ke balik tirai” dan mengomunikasikan niat Anda—sesuatu yang cenderung diabaikan oleh banyak perusahaan saat merencanakan acara online mereka.

“Ketika kami berpikir untuk mengadakan acara tersebut, kami mengajukan pertanyaan tentang tujuannya untuk menentukan tingkat nilai produksi apa yang dibutuhkan,” ujarnya. “Anda mengkomunikasikan sesuatu tentang merek Anda kepada khalayak tertentu – namun itu tidak berarti Anda harus berusaha keras untuk membuat kesan.”

Pertimbangkan untuk membagi acara yang panjang menjadi bagian-bagian yang lebih kecil

Penelitian yang dilakukan Simpson dengan pakar ilmu perilaku mendorong timnya untuk memecah peristiwa virtual menjadi potongan-potongan kecil. “Dalam beberapa kasus, ini berarti acara tatap muka yang biasanya berlangsung selama dua hari, diperpanjang menjadi empat atau lima hari atau bahkan lebih lama lagi,” katanya.

Idenya adalah agar penonton tidak “terjebak di balik layar sepanjang waktu,” katanya. Para perencana harus fokus untuk menjadikan acara tersebut mendidik dan menghibur, karena banyak pemirsa mengaitkan waktu menonton dengan YouTube dan Netflix.

“Bisa dimulai dengan sesi umum, kemudian dibagi menjadi kelompok kecil dan batasi setiap sesi sekitar 20 menit,” ujarnya. “Pertimbangkan juga siaran alternatif, seperti podcast, di mana Anda memberikan kesempatan kepada orang-orang untuk berjalan-jalan atau berolahraga dengan anjing mereka sambil tetap mengonsumsi konten digital dan tetap terhubung dengan pengalaman acara tersebut.

Bagi Keri McIntosh, wakil presiden senior di firma manajemen acara The Castle Group, tantangan terbesar untuk acara virtual setelah logistik adalah menciptakan program yang ringkas, terorganisir dengan baik, dan menarik. Anda harus ingat bahwa rentang perhatian audiens berkurang dalam lingkungan digital.

Keri McIntosh

“Untuk setiap 10 hingga 15 menit waktu perkuliahan, minimal harus ada satu penonton yang berpartisipasi,” ujarnya. “Misalnya, dalam presentasi berdurasi 30 menit, audiens harus diminta untuk melakukan polling, mengajukan pertanyaan, atau berkontribusi dalam chat setidaknya dua hingga tiga kali.

Beri diri Anda cukup waktu untuk merencanakan logistik

Acara virtual lebih dari sekadar “meletakkan sesuatu secara online”. Hal ini seringkali memerlukan lebih banyak persiapan dibandingkan offline. McIntosh mencatat bahwa perusahaan yang menggunakan platform teknologi online untuk acara mereka harus mempersiapkan dan melakukan pengujian terlebih dahulu. Bahkan layanan gratis mungkin memerlukan peningkatan untuk jumlah tamu tertentu atau durasi acara tertentu.

“Ini adalah waktu yang sibuk bagi penyedia seperti perusahaan platform acara virtual dan mitra produksi video,” kata McIntosh. “Banyak perusahaan platform acara virtual merencanakan acara mereka berdasarkan bandwidth dan dukungan teknis yang tersedia dan mungkin memerlukan waktu tunggu berminggu-minggu.

Ada ratusan platform yang dapat dipilih, sebagian besar bergantung pada skala acara Anda, dan merekomendasikan BizBash sebagai panduan berguna untuk membantu Anda memulai. Dia juga percaya bahwa perangkat lunak manajemen proyek atau spreadsheet Excel yang terperinci sangat penting untuk merencanakan acara Anda.

“Mulailah dengan mengembangkan jadwal dan bagi perencanaan Anda ke dalam kategori kebutuhan seperti pemasaran dan komunikasi, sponsorship dan jaminan, artinya materi apa pun yang Anda buat untuk acara tersebut, seperti undangan dan buku catatan branding, serta segmen apa pun yang telah direkam sebelumnya,” dia dikatakan.

Setelah Anda membuat jadwal tugas yang harus diselesaikan, McIntosh menyarankan untuk melakukan buffering waktu yang diperlukan untuk merencanakan setiap item berdasarkan hari atau minggu, bergantung pada ukuran dan cakupan acara Anda. Selain itu, acara virtual biasanya memerlukan lebih banyak konten untuk dikumpulkan sebelum acara dibandingkan acara tatap muka. “Pastikan untuk memasukkan waktu tambahan ke dalam jadwal proyek Anda untuk mengumpulkan, mengunggah, dan menguji konten sebelum ditayangkan,” katanya.

Jangan mencoba sekadar membuat ulang acara langsung secara online

Meski pengalaman dari acara sebelumnya selalu membantu, merencanakan acara virtual tetap membutuhkan banyak perhatian.

McIntosh baru-baru ini mengubah konferensi bisnis wanita tahunan menjadi acara online. Setelah membagi acara tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lama, dia memutuskan bahwa perlu ada “pergeseran paradigma” dalam cara acara tersebut dipasarkan sejak pertama kali ditayangkan. “Kemudian pasarkan sesi individu daripada acara yang lebih besar,” sarannya. “Dalam hal ini, kami mengubah hari kedua menjadi pertemuan puncak perempuan dari komunitas kulit hitam, yang jauh lebih disengaja, fokus dan fokus.”

Baca juga

Studi pertama menunjukkan cara memimpin tim secara efektif selama pandemi

Dia mengatakan bahwa kebanyakan orang cenderung menganggap jaringan adalah hal yang paling sulit untuk diciptakan kembali dalam lingkungan online. Pertama, Anda harus memberi orang alasan untuk berada di sana. “Pada konferensi yang kami adakan baru-baru ini, orang-orang diminta untuk memilih topik networking mereka terlebih dahulu, yang membantu lebih memusatkan perhatian mereka,” katanya. “Pembawa acara dalam acara ini sangatlah penting. Mereka harus memiliki kepribadian dan teknik yang tepat untuk membantu orang, dan mereka harus terorganisir dan berpengalaman dalam sesi lari, jika tidak maka akan mudah terjadi kesalahan.”

Jadikan interaktif dengan polling, permainan, dan trik lainnya

Yang terpenting, kata McIntosh, Anda perlu merencanakan elemen interaktif sepanjang acara sehingga audiens Anda merasa dilibatkan dalam acara tersebut. Jadi titik awal terbaik adalah mengadakan sesi dengan topik yang disarankan oleh para peserta. Oleh karena itu, para peserta harus ditanya terlebih dahulu apa yang mereka minati. Anda kemudian dapat merencanakan bagian acara yang berbeda agar menjadi interaktif dengan cara yang berbeda.

Ini adalah peluang besar untuk mendatangkan sponsor atau mitra. McIntosh lebih suka mengirimkan kotak acara fisik berisi barang-barang yang dapat digunakan sepanjang acara, seperti koktail untuk sesi happy hour dan buku catatan dengan salinan program.

“Kembangkan permainan atau kontes bagi peserta dan strategi untuk mendorong partisipasi, seperti pemberian poin atau hadiah atas partisipasi peserta,” rekomendasinya. Faktor yang paling penting haruslah pikiran penonton, namun McIntosh memiliki beberapa konsep yang sudah terbukti.

“Saya menemukan bahwa feed berita mirip dengan Facebook. Misalnya, Anda bisa meminta untuk memposting foto wanita yang menginspirasi Anda. Ini cara yang bagus untuk membuat orang terlibat satu sama lain,” katanya. “Menggabungkan acara dengan hal-hal seperti polling, teaser, pengundian virtual, stretch break, dan bahkan playlist konferensi di Spotify semuanya diterima dengan baik.”

Baca juga

Jangan Takut Kuliah Lagi: Seorang Pembanting Puisi Ungkap Sembilan Trik Presentasi Hebat

Teks ini diterjemahkan dari bahasa Inggris. Itu Anda dapat menemukan versi aslinya di sini.