James Hamblin tidak hanya seorang dokter, ia juga bekerja sebagai editor di The Atlantic. Waktu bisa singkat dan setiap trik untuk menghemat waktu sangatlah berharga. Salah satu pemboros waktu terbesar dalam kehidupan kantor sehari-hari: email. Dia baru-baru ini menerbitkan solusi pribadinya untuk masalah ini di a Artikel diterbitkan.

Meskipun dia percaya bahwa karena metodenya, dia tampaknya tidak terlalu menyukai kontak emailnya dan terlihat sangat kasar — dia sekarang menghemat setidaknya separuh waktu di kotak suratnya.

ra2studio/Shutterstock

Langsung ke intinya

Apakah Anda terkadang berpikir lama sekali tentang bagaimana cara menyapa penerima email Anda dengan benar dan formal? Apakah “Salam Hormat”, “Salam Persahabatan”, atau “Terima kasih banyak” terlalu santai, bukankah “Salam Hormat” terkesan terlalu kaku? Selamatkan diri Anda dari sakit kepala dan jangan pilih salah satu dari ini. Jika akhir cerita yang tiba-tiba itu terlalu mengganggu Anda, cukup nama Anda saja.

Hal yang sama berlaku untuk pidatonya. Saat Anda masih memperdebatkan apakah “Dear…” atau “Dear” yang tepat, Hamblin langsung ke pokok permasalahan. Jika itu terserah dia, tidak ada yang mau repot-repot memberi salam, malah menjelaskan kekhawatiran mereka secara langsung. Ini mungkin tampak kasar bagi Anda, tetapi struktur email ini tidak lebih dari sebuah konvensi. SAYADi zaman di mana pesan singkat dan obrolan informal sudah lama menjadi praktik umum, Anda bisa menjadi pionir dalam aturan baru dalam penggunaan email. Karena wJika semua orang menanganinya dengan cara ini, tidak akan ada lagi yang merasa kasar.

Pastikan untuk memperhatikan panjang pesan Anda. Membaca email yang tak terhitung jumlahnya setiap hari sangatlah menyita waktu. Hari kerja terbatas, baik untuk Anda maupun kontak email Anda. Itu tidak membantu siapa pun dengan teks panjang yang harus dibaca sebelum poin utamanya dapat dipahami. Semakin sopan formalitasnya, semakin sulit email dibaca. Jika kekhawatiran Anda begitu kompleks sehingga Anda tidak dapat menjelaskannya dalam tiga kalimat, mungkin itu pertanda lebih baik Anda mengangkat telepon.

Lanjutkan secara terstruktur

Radu Bercan/Shutterstock

Sekalipun refleksnya khas manusia: baru belum tentu berarti penting. Kami terus-menerus diberitahu tentang semua peristiwa, baik dengan sinyal akustik atau visual. Email baru yang baru saja masuk ke kotak masuk kita otomatis menarik perhatian kita — meskipun itu hanya email melingkar yang sama sekali bukan urusan kita. Ikhtisarnya hilang terlalu cepat dan kita melupakan apa yang penting. Jangan biarkan refleks ini membodohi Anda, tapi… Cegah hal ini dengan membuat folder dan memisahkan pesan yang sangat penting dari pesan yang kurang penting. Dengan cara ini Anda memiliki kotak masuk yang rapi dan dapat melihat sekilas apa yang benar-benar memerlukan perhatian Anda.

Hamblin memperkirakan dia memeriksa emailnya hingga 100 kali sehari. Pengalaman ini mendukung hal itu Studi oleh perusahaan konsultan manajemen Bain, yang melihat angka-angka pada topik ini: menurutnya, manajer menerima rata-rata 30.000 email per tahun. Kotak surat memakan waktu lebih dari satu hari kerja penuh per minggu. Setiap kali Anda mengklik kotak masuk, Anda kehilangan waktu yang berharga. Jadi jangan biarkan hal itu mengganggu Anda terus-menerus. Jika seseorang ingin segera menghubungi Anda, mereka dapat menghubungi Anda.

Bukan hanya konsentrasi Anda pada pekerjaan yang mendapat manfaat dari tips ini. Kerugian ekonomi yang ditimbulkan oleh penanganan banyak email kini juga berkurang.