Berbagai macam layanan web atau aplikasi seluler tersedia untuk kerja tim jaringan. Apa yang harus Anda perhatikan saat memilih?
Kerja tim dalam jaringan
Kerja sama tim yang berjejaring akan segera menjadi bagian integral dari kehidupan kerja kita: tim individu, seringkali lintas departemen, berkolaborasi dalam tugas dan proyek dari tempat dan waktu berbeda menggunakan teknologi web terbaru – terkadang bahkan melintasi batas perusahaan dengan mitra atau konsultan eksternal.
Manfaat dari bentuk kolaborasi baru ini sangat panjang dan mencakup, antara lain, peningkatan fleksibilitas dan produktivitas, penghematan waktu dan biaya (misalnya karena tidak ada biaya perjalanan) serta memerangi membanjirnya email dan distribusi email. dokumen dan versinya.
Tuntutan baru terhadap masyarakat dan organisasi
Pada saat yang sama, terdapat berbagai keterampilan baru yang harus dimiliki seorang karyawan: misalnya dalam menghadapi media baru atau dalam hal manajemen diri. Para manajer juga dihadapkan pada persyaratan dan tanggung jawab baru, karena mereka semakin harus menunjukkan kepada karyawan mereka manfaat kolaborasi jarak jauh, memberikan contoh yang baik, dan melakukan intervensi jika kepercayaan dan keharmonisan dalam tim virtual terganggu.
Yang terakhir, pengenalan kerja sama tim yang berjejaring selalu memerlukan perbandingan dengan budaya perusahaan yang ada atau yang diinginkan dan, jika perlu, penerapannya dalam langkah-langkah manajemen perubahan.
Lingkungan kerja virtual: dilengkapi dengan alat yang tepat
Tantangan utama lainnya adalah menciptakan lingkungan kerja berbasis web yang memotivasi karyawan untuk menggunakannya secara teratur dan memberi mereka nilai tambah yang nyata ketika menyelesaikan tugas tim mereka. Dalam konteks ini, semakin banyak alat web dan aplikasi seluler yang menyediakan fungsi individual seperti manajemen tugas hingga sistem fungsional serba guna yang ditawarkan untuk dijual di pasar perangkat lunak; terkadang gratis, terkadang sebagai solusi pembelian atau persewaan.
Alat mana yang paling cocok untuk bisnis Anda? Pertanyaan ini memicu serangkaian pertimbangan yang dimaksudkan sebagai semacam panduan kecil melalui aplikasi dan layanan web.
Langkah pertama: tentukan tujuan dan garis besar skenario operasional
Untuk menyediakan infrastruktur yang sesuai bagi karyawan untuk kolaborasi jaringan, pertanyaan pertama bagi mereka yang bertanggung jawab – dan ini berarti tidak hanya departemen TI, tetapi tim proyek lintas departemen dan lintas hierarki – adalah pertanyaan tentang tujuan strategis secara struktural. atau keadaan organisasi dan kasus penggunaan spesifik. Untuk tujuan apa kita harus bekerja sama dalam jaringan dan bagaimana kerja sama tim ini akan terbentuk? Misalnya, dapat ditanyakan lebih detail:
- Apakah fokusnya pada pekerjaan proyek sementara atau haruskah seluruh karyawan di perusahaan saling berjejaring secara permanen dalam jangka panjang?
- Seberapa besar kebutuhan dan kemauan untuk berbagi informasi dan pengetahuan?
- Apakah kolaborasinya lebih formal atau informal, atau keduanya?
- Seberapa terbuka, fleksibel, dan transparan seharusnya kerja tim?
- Apakah tim memerlukan kontrol yang komprehensif atau dapatkah mereka mengatur dirinya sendiri?
Kadang-kadang, untuk menyelesaikan tugas bersama dengan cepat dan informal, sebuah ruang proyek dicari secara ad hoc yang dilengkapi dengan alat sederhana untuk komunikasi dan pertukaran dokumen dan ide. Terkadang proyek jangka panjang dan kompleks memerlukan platform kerja terpusat yang dilengkapi lebih lengkap yang dapat menampung banyak tim dan memungkinkan pengendalian dan koordinasi proyek terpusat. Kasus manakah yang mendominasi? Kasus-kasus apa yang harus dicakup? Bagaimana cara menangani kasus-kasus luar biasa?
Kriteria lebih lanjut untuk dipilih
Saat mencari alat yang paling sesuai dengan tujuan dan skenario penerapannya, ada sejumlah faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat memilih atau menggabungkannya. Berikut adalah beberapa di antaranya sebagai saran untuk memikirkan infrastruktur Anda sendiri:
Kegunaan
Tingkat kemudahan penggunaan yang tinggi dihasilkan dari antarmuka pengguna yang intuitif dan sejumlah metode pengoperasian serta fungsi yang dapat dikelola dan juga dapat dipahami secara intuitif. Semakin sederhana semakin baik – tapi bagaimana rumus ini diterapkan dalam praktiknya? Pengalaman menunjukkan bahwa dengan sistem perangkat lunak yang lebih canggih, banyak waktu yang dihabiskan untuk mengonfigurasi berbagai fitur yang ada secara individual. Banyak kasus yang dapat digambarkan di sini, namun solusinya masih cukup rumit.
Sebaliknya, aplikasi yang lebih kecil menunjukkan kekuatannya dalam bentuk area aplikasi yang jelas; Di sini penting untuk memastikan bahwa kebutuhan individu dan alur kerja diperhitungkan secara memuaskan. Biasanya, hanya ada sedikit atau tidak ada ruang untuk desain. Seperti ditunjukkan di atas, sebagian besar skenario operasional harus menentukan.
Kemampuan integrasi
Keinginan untuk menghubungkan, jika bukan integrasi menyeluruh, aplikasi tim baru ke dalam lanskap ICT yang ada, seperti CRM atau perangkat lunak faktur, dapat dimengerti. Di sini Anda harus meluangkan waktu untuk membuat perbedaan yang berarti. Apakah perlu menghubungkan semua data dan dokumen menjadi satu? Pemrograman antarmuka sering kali merupakan aktivitas yang menghabiskan sumber daya dan upaya untuk membuat alat proyek eksternal seperti bagan Gantt tersedia sepenuhnya sebagai bagian dari aplikasi baru tidak selalu berhasil.
Sebagai gantinya, seseorang dapat mempertimbangkan untuk menggunakan suatu alat – misalnya wiki – untuk tujuan yang berbeda, yaitu untuk mencari kemungkinan standardisasi. Wiki khususnya tidak serba guna dalam konteks manajemen proyek dan pengetahuan, namun ternyata sangat serbaguna.
Keamanan
Aspek keamanan hukum dan teknis selalu menjadi prioritas. Selain mempertimbangkan apakah, misalnya, solusi cloud cocok dengan latar belakang ini, kita juga harus memeriksa apakah saluran komunikasi lain digunakan. Penggunaan grup Facebook atau aplikasi seluler menarik bagi banyak karyawan karena dapat mencapai tujuan mereka dengan cepat dan mudah.
Pada prinsipnya, kemungkinan pengungkapan informasi sensitif dengan cara ini sulit diterima karena alasan perlindungan data. Namun bahkan bagi para karyawan, apa yang disebut sebagai rute yang lebih cepat tidak selalu merupakan yang paling berguna dalam jangka panjang. Ikhtisarnya cepat hilang saat menggunakan alat tambahan eksternal yang berdiri sendiri.
keandalan
Perhatian khusus juga harus diberikan pada ketahanan layanan yang bersangkutan dan juga keandalan pemasok. Bagaimanapun, solusi kolaboratif harus bertahan sebagai bagian dari pengembangan perusahaan jangka panjang, meskipun hanya digunakan untuk pekerjaan proyek jangka pendek. Oleh karena itu penting untuk menyelidiki penyedia dan penawaran mereka secara rinci. Bukan hal yang aneh jika layanan yang dulunya gratis dikomersialkan dengan kesuksesan yang semakin meningkat atau model bisnis serta syarat dan ketentuan didesain ulang sedemikian rupa sehingga layanan tersebut tidak lagi sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Kesimpulan: Periksa kesesuaian praktisnya dengan pandangan tajam
Pemilihan dan kombinasi teknologi web yang sesuai untuk kerja tim jaringan harus dilakukan sesuai dengan tujuan strategis dan kondisi struktural organisasi – tetapi pertama-tama disarankan untuk menguraikan skenario aplikasi yang spesifik. Semua informasi terakhir dapat mempertajam pemahaman kita tentang apakah alat atau perangkat lunak tertentu dapat mencapai manfaat yang diinginkan dalam praktiknya. Tidak ada kekurangan pilihan dan hampir selalu ada versi uji coba yang tersedia untuk pengujian intensif.
Pencarian alat yang tepat dapat menjadi tugas yang menarik dan bermanfaat bagi seluruh perusahaan, karena hal ini sangat meningkatkan penerapan metode dan bentuk kerja kolaboratif baru.