Hanya dalam satu minggu, saya dapat meningkatkan keterampilan komunikasi profesional saya secara signifikan. Ya, saya tahu, itu klaim yang kuat – tapi itu benar. Dan bagian terbaiknya adalah saya melakukan hal itu Harus membuat beberapa perubahan kecil.

Saya menghilangkan tiga kata ini dari kosakata saya: “sebenarnya”, “maaf”, dan “saya”.

1. Sebenarnya

Inspirasi saya untuk berhenti menggunakan kata ini datang dari Carolyn Kopprasch, ‘Chief Happiness Officer’ di perusahaan manajemen media sosial Buffer. Dia menulis satu postingan blog yang bagus untuk kata ini.

Tampaknya Kita biasanya menggunakan kata “sebenarnya” ketika kita ingin memperbaiki seseorang. Buktinya adalah email yang baru-baru ini saya kirimkan ke editor saya:

Erin: Kata-katanya terdengar agak menyesatkan, jadi saya mengubahnya.

Saya: Sebenarnya saya mendapat kalimat ini dari website (perusahaan)!

Ini bukan jawaban yang buruk, tapi akan lebih baik:

Terima kasih atas tanggapan Anda! Saya menggunakan frasa tersebut karena saya menemukannya di situs web mereka.

Jawaban kedua menyampaikan informasi yang sama, namun terdengar lebih penuh hormat dan ramah.

Alternatif untuk “Sebenarnya”: Tentu saja, saya mengerti, argumen yang bagus, Masuk akal, Dapat dimengerti

2. Maaf

Saya mencoba menahan diri untuk tidak mengatakan “maaf” dalam situasi yang tidak diperlukan: saat saya melakukan kesalahan kecil, saat saya mengutarakan pendapat, atau saat seseorang menunjukkan sesuatu yang saya lewatkan.

Sekarang saya bahkan tidak lagi menggunakan kata “maaf” dalam situasi di mana saya benar-benar mengacau. Sebaliknya, saya sekarang mengatakan “Saya minta maaf.”

Alasannya: kata “Maaf” digunakan secara berlebihan sehingga sering kali dianggap kurang ajar dan tidak tulus. Di sisi lain, “Saya minta maaf” jarang diucapkan sehingga masih memiliki bobot yang besar. Ketika saya mengatakan itu, orang tahu saya tulus.

Minggu lalu saya benar-benar ketiduran dalam sebuah pertemuan penting. Ketika atasan saya bertanya ada apa, saya tidak berkata, “Maaf, saya lupa, tapi, “Maaf — itu benar-benar luput dari pikiranku. Mulai sekarang, saya akan memeriksa Google Kalender saya segera setelah saya duduk di meja saya di pagi hari untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi.”

Catatan: Saya tidak hanya meminta maaf, tetapi saya juga menjelaskan apa yang akan saya lakukan di masa depan agar saya tidak melakukan kesalahan yang sama lagi. Ini lebih dari sekadar “Maaf, hal itu tidak akan terjadi lagi.”

Alternatif untuk “Maaf”: Anda benar, saya minta maaf, di masa depan saya akan…, saya mengerti mengapa Anda kesal

3. Tuan

Bukan hanya karena saya ingin menghindari kata “saya”. Saya ingin menghindari apa pun yang mewakili “saya”. — hanya berfokus pada diri sendiri, bukan pada bagaimana saya dapat membantu orang lain yang berinteraksi dengan saya setiap hari.

Berikut email yang hendak saya kirimkan sebelum saya menyadari bahwa email tersebut berisi kata terlarang:

Hai Sean,

Jika Anda punya waktu, bisakah Anda mengirimkan saya informasi untuk peluncuran kampanye Rabu depan? Saya ingin memeriksa beberapa detail sebelum dipublikasikan.

Terima kasih,

Ya

Dan inilah versi perbaikannya:

Hai Sean,

Jika Anda punya waktu, bisakah Anda mengirimkan informasi untuk peluncuran kampanye Rabu depan? Ingin memeriksa beberapa detail sebelum memposting untuk memastikan pelanggan senang!

Terima kasih,

Ya

Saat saya merevisi pesan ini, saya juga menyingkirkan “aku”. Dengan mengurangi penggunaan kata-kata “saya”, saya memaksakan diri untuk fokus pada bagaimana apa yang saya lakukan bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan. Pada akhirnya, hal ini membuat komunikasi menjadi lebih efektif (dan penerimanya lebih reseptif).

Alternatif untuk “Aku/diriku/aku”: Anda, kami, kami, tim, perusahaan kami, departemen kami