Perangkat lunak bisnis apa yang digunakan hampir setiap perusahaan?
Perangkat lunak bisnis kemungkinan besar akan menjadi topik pembicaraan di sebagian besar startup. Seperti semua kata kunci pemasaran, sering kali terdapat kurangnya gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya perlu dicapai dan apa yang dapat diharapkan. Dalam kebanyakan kasus, perangkat lunak yang digunakan hanya memenuhi sebagian proses yang mendasarinya. Hal ini menghabiskan banyak waktu dan uang dan juga dapat menyebabkan kegagalan proyek yang berpotensi dilaksanakan dengan lebih mudah dan lebih dekat dengan perusahaan.
Jawabannya sederhana: Excel. Perusahaan kecil atau start-up pada khususnya tidak memiliki pengetahuan yang diperlukan tentang perangkat lunak bisnis atau proses bisnis secara umum. Biasanya diasumsikan bahwa anggaran tidak mencukupi atau permintaan tidak mencukupi. Pada kenyataannya, perencanaan pencapaian, analisis pasar, data pelanggan, file karyawan, akuntansi, perhitungan keuangan, daftar distribusi pers, dll. dikelola dalam spreadsheet. Terkadang alur kerja yang canggih berkembang selama bertahun-tahun dan sering kali dikuasai hanya oleh satu orang.
Excel mendukung banyak rumus dan memiliki bahasa skrip sendiri yang memungkinkan pemrosesan data lebih kompleks. Hampir tidak ada karyawan yang benar-benar mampu memanfaatkan potensi spreadsheet secara maksimal. Mengimplementasikan hubungan yang tidak lagi sepele dengan perhitungan membutuhkan banyak keterampilan.
Namun demikian, spreadsheet (atau dokumen kantor lainnya) cocok untuk mencari perangkat lunak bisnis, proses bisnis, dan yang terpenting, potensi perbaikannya.
Bagaimana perangkat lunak bisnis dapat mendukung aktivitas perusahaan?
Secara umum, perangkat lunak dapat digunakan dimana saja orang bekerja. Pada dasarnya, proses apa pun yang tidak memerlukan kreativitas dan pengambilan keputusan manusia dapat diotomatisasi. Dipecah artinya:
Perangkat lunak bisnis harus:
- untuk menghemat waktu
- menghemat uang secara langsung
- memaksimalkan keuntungan (bantuan)
- Mengotomatiskan proses
- Ambillah tugas-tugas yang menurut orang menjengkelkan dan sulit
- membuat kolaborasi dan pekerjaan sehari-hari menjadi lebih mudah
- Memberikan informasi tentang perusahaan
- Buat antarmuka antar perusahaan
Area aplikasi klasik
- Manajemen proyek
- Manajemen pengetahuan
- Perencanaan sumber daya
- Akuntansi
- Sistem editorial
- Sistem umpan balik
- Manajemen gudang
- Pelacakan penjualan
- Manajemen Hubungan Pelanggan
- Manajemen pemasok
- Impor/Ekspor dan alat konversi
- Penambangan data
Dua tingkat
a) Perangkat lunak bisnis generik
b) aplikasi khusus
Dengan solusi umum, Anda harus dapat menentukan tipe dan bidang data Anda sendiri, memetakan hubungan antar entitas, serta mengimpor dan mengekspor, serupa dengan Excel.
Hal ini menyebabkan persyaratan yang sangat spesifik untuk perangkat lunak. Misalnya, logika yang diperlukan untuk tipe data khusus dan bidang khusus tidak sepenuhnya sepele. Dengan sistem seperti itu, Anda dapat mengelola gudang dan hubungan pelanggan Anda. Kesulitannya terletak pada pengaturan sistem dan di sinilah banyak perusahaan gagal dalam praktiknya. Pengalaman pengguna juga biasanya terganggu dengan aplikasi semacam itu karena tujuan penggunaan perangkat lunak tersebut tidak diketahui.
Di sisi lain, ada produk yang sudah memiliki tujuan yang dimaksudkan (CRM, ERP, Penjualan) di namanya. Yang bisa (seharusnya) Anda andalkan di sini adalah antarmukanya disesuaikan dengan keinginan masing-masing departemen terkait. Namun yang juga bisa Anda andalkan adalah alat-alat ini
a) dapat melakukan apa pun yang juga dapat dilakukan oleh orang lain di perusahaan Anda
b) berkomunikasi dengan sangat buruk dengan mereka
Cara mengoperasikan atau memperoleh aplikasi bisnis
Perangkat Lunak sebagai Layanan
Tren penting adalah aplikasi yang tidak perlu lagi diinstal di perusahaan, namun dapat digunakan sebagai layanan (melalui Internet). Namun, potensi nyata untuk membuat perubahan kompleks tidak ada di sini dan Anda sering kali merasa sedikit mandek. Masalah perlindungan data masih belum terselesaikan.
Perangkat lunak sumber terbuka
OSS secara teoritis memungkinkan untuk mengembangkan lebih lanjut aplikasi itu sendiri. Namun, dalam praktiknya hal ini sering kali gagal karena basis kode yang lama, terlalu banyak ditumbuhi, dan tidak sedap dipandang. Harapan untuk mendapatkan pembaruan yang sangat canggih dari komunitas juga berlaku untuk plugin klasik, tetapi hilangnya fitur inti sulit didapat.
Pemasok komersial dan terkenal
Ada beberapa pisau tentara Swiss yang terkenal dan banyak solusi khusus di pasaran, untuk setiap area atau untuk seluruh perusahaan. Hal ini seringkali memerlukan banyak upaya penyesuaian, yang biasanya hanya dapat dilakukan oleh konsultan bersertifikat (mahal) dari perusahaan. Komponen alat tersebut bisa jadi sudah ketinggalan zaman dan membingungkan dari sudut pandang teknis, sehingga fitur baru yang tampaknya sederhana pun sering kali memerlukan waktu untuk mencapainya.
Selain itu, hal ini sering kali disertai dengan persyaratan tertentu untuk sistem server atau komputer klien, yang dapat menyebabkan biaya akuisisi semakin tinggi.
Perangkat Lunak Bisnis Kustom
Sebuah tren dapat dilihat yang mungkin sudah diketahui oleh semua tim di bidang ini: perusahaan tidak lagi hanya memberikan komisi kepada penyedia layanan untuk ‘situs web’ atau startup Internet yang banyak digunakan di front-end, namun juga untuk proses internal. Jika sebelumnya nama-nama merek besar seperti SAP atau Sage akan disebutkan dan proyek tersebut mungkin akan dihentikan karena alasan anggaran, teknologi yang telah matang untuk pengembangan startup Internet dapat bersinar di sini.
Secara umum, pengembangan perangkat lunak menjadi jauh lebih terjangkau. Penyedia layanan mengembangkan ‘didorong oleh perilaku’, ‘iteratif’, ‘lincah’, ‘didorong oleh pengujian’ dan sebagainya, tanpa ingin menjelaskan secara detail: pengembang web terbiasa untuk dapat menerapkan persyaratan yang baru ditetapkan secara konstan dan memiliki alat untuk membantu pengguna akhir memasukkan proses.
Ditambah lagi: Vendor klasik seperti SAP harus ‘mempelajari web’ dengan susah payah karena ternyata saat ini tidak ada seorang pun yang benar-benar dapat bekerja dengan solusi pengguna tunggal, tim tersebar, perusahaan terglobalisasi, dan semua orang tetap menggunakan internet. Meskipun banyak pemrogram sendiri yang tidak mempunyai pengalaman sama sekali dengan produk seperti SAP di lingkungan mereka, inilah yang mereka dengar:
- proyek yang sangat mahal, biasanya menelan biaya setidaknya enam digit
- Upaya adaptasi yang sangat tinggi (model bisnis pemasok)
- sekali lagi pelatihan yang sangat tinggi dan upaya manajemen perubahan.
Terlepas dari apakah ada kepuasan setelahnya atau tidak, ini adalah sesuatu yang bahkan tidak cocok untuk perusahaan kecil. Pengembangan khusus dapat dinilai di sini. Pengembangan idealnya terjadi secara berulang, yaitu dengan hasil awal yang cepat dan pengujian mingguan dengan pengguna di masa mendatang. Dan bukan perusahaannya yang beradaptasi dengan software tersebut, melainkan sebaliknya. Biasanya, itu sepadan.
Perhitungannya sangat sederhana: Jika Anda memiliki 40 orang di kantor editorial karena permulaannya ada hubungannya dengan konten, mungkin biayanya 80.000 euro per bulan. Jika Anda dapat meningkatkan produktivitas sebesar 20 persen melalui solusi khusus, maka biaya pengembangan untuk solusi editorial khusus mungkin akan terbayar hanya dalam waktu dua bulan.
Mengembangkan aplikasi bisnis dari dalam perusahaan
Mengembangkan aplikasi bisnis melalui pengembangan berbasis cerita: yaitu mengembangkan perangkat lunak berdasarkan pengalaman pengguna (UX) yang diinginkan. Kisah pengguna dapat dijelaskan dengan cara yang cukup sederhana oleh karyawan yang seharusnya menggunakan aplikasi dan kemudian ditentukan langsung dengan pengembangnya.
Hal ini sering terjadi, pertama, persyaratan dapat diimplementasikan jauh lebih mudah dan murah dibandingkan asumsi awal jika kita melihat lebih dekat pada proses di perusahaan dan kedua, alternatif dan solusi untuk proses yang mendasarinya biasanya dapat ditemukan dengan cepat. upaya pembangunan yang lebih kompleks.
Libatkan karyawan
Selama sesi pelatihan Rails di Berlin, yang sebagian besar dihadiri oleh staf penjualan muda atau karyawan proyek dari startup Berlin, hal-hal berikut ini sering diungkapkan sebagai motivasi untuk belajar pemrograman: “… sehingga saya akhirnya dapat membangun perangkat lunak sendiri yang mungkin akan membuat pekerjaan saya lebih mudah” .
Dari sudut pandang tim Rails yang lebih besar, keinginan untuk memecahkan masalah perangkat lunak dengan meminta semua karyawan mempelajari beberapa pengembangan tampaknya bersifat utopis. Namun pada dasarnya, itulah intinya. Karena
- Anda dapat membuat prototipe dengan cara ini
- Lakukan penyesuaian pada perangkat lunak yang dibuat secara profesional
- setidaknya lebih memahami apa saja persyaratannya dan bagaimana menerapkannya.