Apa yang terjadi pada kontak bisnis ketika karyawan tersebut keluar? Tinjauan mengenai kerangka hukum, prinsip-prinsip dan pilihan-pilihan untuk perlindungan orang yang mengetahui (know-who).
Kontribusi dari pengacara dan spesialis hukum ketenagakerjaan Bernd Pirpamer, partner di firma hukum Heisse Kursawe Eversheds, dan mahasiswa hukum Timo Kloster, asisten peneliti di Heisse Kursawe Eversheds di departemen hukum ketenagakerjaan.
Startup bekerja dalam tim kecil. Setiap orang memiliki tugasnya masing-masing dan dengan tugas ini muncullah kontak yang kemudian hanya disimpan untuk satu orang tetapi penting untuk startup. Jika salah satu karyawan meninggalkan perusahaan dan melakukan kontak dengan mereka dalam persaingan, pembagian kekuasaan ini – yang masuk akal – dapat dengan cepat membahayakan keberadaan startup. Oleh karena itu, para pendiri harus memberikan nilai yang sama pada apa yang disebut perlindungan pengetahuan (know-who) seperti halnya perlindungan pengetahuan (know-how).
Kerangka hukum
Kontak bisnis terjadi melalui jejaring sosial seperti Xing dan LinkedIn. Kontak pelanggan, pemasok, atau pers disimpan di Outlook. Meskipun penyimpanan elektronik sekarang menjadi hal yang biasa, kerangka hukum hampir tidak berubah sejak zaman penggulungan file klasik: Jika data kontak adalah bagian dari peralatan kerja perusahaan, karyawan yang berangkat harus menyerahkannya kepada perusahaan sesuai dengan ketentuan umum. prinsip-prinsip hukum. Jika tidak ada ketentuan kontrak lebih lanjut yang dibuat, karyawan secara umum dapat terus menggunakan kontak bisnis yang diperoleh selama masa kerja setelah kontrak berakhir. Ada pengecualian jika data pelanggan merupakan rahasia dagang sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Persaingan Tidak Sehat (UWG). Dalam kasus ekstrim, penggunaan rahasia dagang tanpa izin bahkan dapat dihukum berdasarkan UWG dan, dalam kasus data pribadi, berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Data Federal.
Kumpulan internal kontak bisnis
File pelanggan yang disimpan dalam program email, misalnya, mewakili bantuan kerja dan harus diserahkan kepada perusahaan ketika karyawan tersebut berhenti. Pada saat yang sama, menurut UWG, daftar pelanggan internal biasanya juga merupakan rahasia dagang. Oleh karena itu, mantan karyawan tersebut dilarang menjual daftar pelanggan kepada pesaing, tetapi tidak menggunakan data pelanggan itu sendiri – tetapi hanya jika dia memiliki akses ke data pelanggan “dari ingatannya”. Jika karyawan tersebut menyalin data pelanggan yang tidak dapat diakses publik ke dalam laptop (pribadi), smartphone atau sejenisnya, maka perusahaan dapat meminta agar data pelanggan tersebut dihapus setelah karyawan tersebut keluar dan juga dapat melarang “salinan” tersebut untuk digunakan. Misalnya, jika seorang karyawan menulis surat kepada beberapa ratus mantan klien setelah keluar, pengalaman hidup umum menunjukkan bahwa hal ini tidak lagi dilakukan berdasarkan ingatan.
Prinsip yang sama berlaku jika kontak bisnis yang disimpan bukan daftar pelanggan, melainkan, misalnya, data investor atau kontak pers. Yang penting adalah fakta-fakta ini harus dirahasiakan, hanya diketahui oleh segelintir orang dan dalam kerahasiaan tersebut terdapat kepentingan ekonomi sah dari perusahaan rintisan tersebut.
Kontak di jejaring sosial
Apakah aturan yang sama juga berlaku untuk kontak Xing atau LinkedIn, belum diklarifikasi secara meyakinkan di pengadilan. Argumen yang menentang perlakuan yang sama terhadap daftar yang disimpan secara internal dan kontak jejaring sosial adalah bahwa yang terakhir bukanlah kumpulan rahasia data pelanggan atau investor, namun pada akhirnya merupakan hasil interaksi sosial terbuka. Dalam hal ini, perbedaan yang lebih jelas harus dibuat antara hak untuk menyerahkan kontak di satu sisi dan hak untuk menghapus kontak atau melarang penggunaannya di sisi lain.
Pengecualian dari akun penuh?
Ada hak untuk merilis kontak jejaring sosial jika datanya “milik” perusahaan. Rekening perusahaan murni ada jika terdaftar atas nama perusahaan dan dibayar olehnya. Rekening yang dikelola oleh karyawan tertentu juga harus diserahkan sepenuhnya kepada perusahaan setelah karyawan tersebut keluar. Hal ini juga berlaku jika karyawan yang bersangkutan telah mengatur kontak pribadi mengenai hal ini. Namun, karyawan tersebut harus diberi kesempatan untuk menghapus kontak dan korespondensi yang murni pribadi.
Pelepasan kontak individu?
Namun, jika, seperti yang sering terjadi, itu adalah “rekening campuran” yang, misalnya, atas nama karyawan tetapi dibayar oleh perusahaan, maka segalanya menjadi lebih rumit: Anda tentu tidak dapat menuntut agar seluruh rekening tersebut diserahkan. lebih. Namun, mungkin terdapat hak untuk mentransfer data pelanggan individual dan, jika perlu, korespondensi terkait, misalnya melalui daftar ekspor yang telah dibersihkan. Namun, untuk membedakan antara kontak “pribadi”, sejumlah persyaratan harus dipenuhi:
- Kontak tersebut pasti terjadi dalam rangka kegiatan bisnis.
- Harus ada hubungan antara kontak dan pekerjaan yang terhutang berdasarkan kontrak kerja.
- Mitra bisnis juga harus bertindak atas nama majikannya ketika melakukan kontak.
Masalahnya jelas: perusahaan menanggung beban pembuktian atas pembedaan ini. Namun, dalam keadaan normal, perusahaan tidak akan dapat memberikan bukti kecuali karyawan tersebut secara sukarela menjelaskan keadaan kontak tersebut. Lebih buruk lagi, biasanya tidak diinginkan untuk melibatkan klien untuk tujuan pembuktian. Bagaimanapun, hak untuk kembali hanya ada secara teoritis.
Gambar: (c) Bildagentur PantherMedia – 4761588 / Randolph Berold
Larangan penggunaan atau penghapusan kontak?
Dalam kasus ekstrim, perusahaan bahkan mungkin melarang karyawan yang keluar untuk menggunakan lebih lanjut kontak jejaring sosial dan meminta agar kontak tersebut dihapus. Hal ini setidaknya mengikuti keputusan Pengadilan Perburuhan Hamburg pada tahun 2013 (Az.:29 Ga 2/13), yang menyatakan bahwa kontak Xing seorang karyawan, yang diperolehnya sebagai bagian dari aktivitas bisnisnya, juga dapat mewakili rahasia bisnis. misalnya daftar pelanggan internal.
Dalam praktiknya, terdapat dua permasalahan yang muncul: Pertama, perusahaan harus membuktikan bahwa kontak tersebut dilakukan dalam lingkup dan sebagai akibat dari aktivitas bisnis. Majikan juga gagal melakukan hal tersebut dalam keputusan tersebut. Kedua, klasifikasi sebagai rahasia dagang sulit dipertahankan dalam undang-undang: rahasia dagang hanyalah fakta-fakta yang harus dirahasiakan. Tujuan kontak dalam sosial Jaringan Namun hal ini perlu dibuat agar dapat diakses oleh kelompok orang yang terus bertambah. Oleh karena itu, klasifikasi hukum atas kontak semacam itu sebagai rahasia bisnis tampaknya diragukan.
opsi regulasi (Kontraktual).
Daftar pelanggan internal cukup efektif terlindungi dari “churn” yang tidak diinginkan ke kompetisi tanpa peraturan kontrak tambahan, namun kontak di dalam dan melalui jejaring sosial tidak. Pemula perlu melakukan penyesuaian dalam hal ini. Perusahaan besar menggunakan pedoman media sosial untuk ini. Startup harus lebih mengandalkan peraturan kontrak.
Peraturan jaringan sosial
Pertama, karyawan harus diwajibkan secara kontrak untuk selalu mentransfer kontak yang digunakan secara profesional ke database internal (misalnya, menggunakan manajemen hubungan pelanggan). Setidaknya hal ini dapat menghindari hilangnya detail kontak. Dapat juga disepakati secara kontrak bahwa karyawan tersebut akan diberikan akun jejaring sosial bisnis. Perlu dicatat di sini bahwa kontak pelanggan bisnis hanya dapat dilakukan melalui akun bisnis dan hanya bisnis dan akun tersebut Rintisan Akun berbayar dapat dan harus dipertahankan selama jam kerja. Selain itu, peraturan harus dibuat mengenai lokasi akses data, dalam kondisi apa pun data tersebut tidak boleh hanya dapat diakses oleh individu saja. Hubungan bisnis yang sensitif khususnya tidak boleh dilakukan melalui jejaring sosial atau setidaknya tidak terlihat di dalamnya. Terakhir, harus disepakati bahwa ketika kerja sama berakhir, daftar pelanggan, mungkin kontak lain, penting untuk start-up dan bisnis. media sosial-Faktur harus diserahkan kepada perusahaan dan semua salinan (pribadi) harus dihapus.
Perjanjian yang tidak bersaing
Jika Anda juga ingin mencegah karyawan yang berangkat untuk terus menggunakan kontak pelanggan yang secara teknis tidak dia simpan tetapi hanya disimpan dalam ingatannya, klausul non-persaingan pasca-kontrak harus disepakati. Namun perjanjian seperti itu biasanya harus “dibeli” dengan kompensasi menunggu yang mahal. Bahkan dengan mempertimbangkan persyaratan hukum yang tinggi, klausul non-persaingan pasca-kontrak untuk perusahaan rintisan tidak masuk akal. Jika karyawan tersebut juga merupakan salah satu pendiri, ada beberapa fitur khusus yang perlu dipertimbangkan.
Klausul Kerahasiaan
Namun, dimungkinkan juga untuk menyimpulkan klausul kerahasiaan tanpa kompensasi. Namun, kesimpulan efektif dari perjanjian kerahasiaan spesifik tersebut terbatas pada rahasia dagang dalam pengertian hukum persaingan usaha. Biasanya, peraturan tersebut tidak dapat digunakan untuk kontak dari jejaring sosial. Selain itu, kewajiban karyawan untuk tidak menggunakan rincian kontak bisnis apa pun setelah meninggalkan perusahaan akan mewakili kewajiban yang setara dengan klausul non-persaingan pasca-kontrak dan oleh karena itu sekali lagi tidak akan efektif tanpa kompensasi.
Hukuman kontrak dan periode pemberitahuan
Tergantung pada struktur kontraknya, dimungkinkan juga untuk menjamin kewajiban individu karyawan dengan hukuman kontrak, yang seringkali setidaknya memiliki karakter jera. Selain itu, Anda bisa Kontrak layanan Periode pemberitahuan yang lebih lama dapat disepakati oleh kedua belah pihak (untuk pemberi kerja dan karyawan) bersamaan dengan opsi pengecualian. Dalam keadaan darurat, hal ini memungkinkan startup mendapatkan waktu untuk (mengikat kembali) kontak bisnis yang terkait dengan kepergian karyawan tersebut ke perusahaan.
Singkatnya, dapat dikatakan bahwa migrasi struktur pelanggan dan kontak bisnis hanya dapat dicegah sampai batas tertentu. Khususnya di pengadilan, bukti bagi pemula biasanya sangat lemah. Hal ini menjadikan pengaturan kontrak yang ditargetkan menjadi lebih penting sebelum seseorang yang “tahu siapa” pergi. Dari sudut pandang organisasi, sangat penting untuk menyebarkan kontak bisnis ke beberapa anggota pendiri dan karyawan.
Kontribusi dari pengacara dan spesialis hukum ketenagakerjaan Bernd Pirpamer, partner di firma hukum Heisse Kursawe Eversheds, dan mahasiswa hukum Timo Kloster, asisten peneliti di Heisse Kursawe Eversheds di departemen hukum ketenagakerjaan.