Saya memberi tahu seorang teman bahwa saya sedang berpikir untuk menulis artikel tentang apa yang dapat diungkapkan oleh kotak masuk saya tentang kepribadian saya. Dia segera membalas pesan saya: “Saya punya tiga email di kotak masuk saya. Apa yang dikatakan hal itu tentang saya?” Saya membalasnya: “Itu berarti kamu buruk.”

Tentu saja, yang saya maksud dengan “Kamu buruk sekali” adalah, “Kemampuanmu dalam mengatur kehidupan digital adalah hal yang saya inginkan. Itu sebabnya saya sangat iri.”

Mengelola kotak masuk Anda adalah tindakan yang diremehkan di tempat kerja, kata Richard Moran, kepala perusahaan konsultan Frost & Sullivan. Jika karyawan tidak merespons email dengan cepat, rekan kerja mereka akan menganggap mereka tidak terorganisir dan malas.

Apakah orang-orang dengan kotak masuk yang rapi lebih sukses?

Saat ini, kotak masuk pribadi saya berisi 57 email yang belum dibaca — tetapi jika boleh jujur, saya baru-baru ini menghabiskan akhir pekan untuk mengurangi jumlah tersebut dari hampir 1.000.

Seperti saran Moran, apakah ketidakmampuan saya menjaga kotak masuk tetap rapi adalah sesuatu yang harus saya khawatirkan? Dengan kata lain, apakah ini menunjukkan bahwa saya menderita masalah emosional yang mendalam atau defisit yang lebih dari sekadar disorganisasi? Demikian pula, saya ingin tahu apakah pahlawan manajemen kotak masuk seperti teman saya memang ditakdirkan untuk lebih sukses daripada kita semua.

Tentu saja, mustahil untuk melihat ke dalam kotak masuk seseorang dan mengatakan dengan pasti bahwa dia adalah seorang ninja produktivitas atau psikopat. Misalnya, strategi manajemen email Anda sangat bergantung pada pekerjaan Anda dan aliran email standar di kantor Anda.

Namun percakapan saya dengan para ahli di bidang psikologi dan teknologi masih mengungkapkan beberapa wawasan penting (dan mengejutkan) tentang hubungan antara kebiasaan email dan ciri-ciri kepribadian.

Kotak surat yang berantakan membuat tipe “Folder/Deleter” gelisah

Jadi tipe “Lipat / Hapus” melihat pesan di kotak masuknya dan segera mengambil tindakan. Orang ini membaca email, mengirimkan balasan saat diminta, lalu menghapusnya (karena tidak berguna lagi) atau mengarsipkannya di folder tertentu. Jumlah emailnya yang belum dibaca biasanya sekitar nol.

Larry Rosen, psikolog Amerika dan penulis iDisorder: Understanding Our Obsession With Technology and Overcoming its Hold on Us, mengakui dirinya termasuk dalam kategori ini. Ketika dia terlalu lama berada jauh dari kotak masuk, dia mengatakan kepada Business Insider, dia menjadi gugup. Dia curiga itu ada hubungannya dengan otaknya.

Baca juga

Belajar: Sebuah kata di akhir email Anda memastikan bahwa email tersebut dijawab lebih sering

Otak “folder/hapus” secara unik diatur untuk bereaksi negatif ketika dihadapkan pada tumpukan pesan yang belum dibaca. “Kotak masuk yang besar dan meledak melepaskan bahan kimia berbasis stres seperti kortisol, yang membuat Anda gugup,” kata Rosen. Kotak masuk yang rapi menghilangkan ketakutan ini, setidaknya untuk sementara.

Pada akhirnya, kata Rosen, strategi pengelolaan email ini bermuara pada keinginan untuk mengontrol. Meskipun beberapa orang baik-baik saja dengan mengacaukan rumah, ruang kerja, atau kotak masuk mereka, “folder/penghapus” akan menjadi gila jika melakukannya. “Mereka membutuhkan cara eksternal untuk mengendalikan dunia,” kata Rosen, dan berpegang pada sistem manajemen kotak masuk akan memenuhi kebutuhan mereka akan ketertiban.

“Toko” membutuhkan rasa aman

“Penyimpanan” juga memiliki beberapa email yang belum dibaca, tetapi jarang menghapus pesan setelah membacanya. Menurut dr. Menurut Pamela Rutledge, direktur Pusat Penelitian Psikologi Media, ada beberapa kemungkinan penjelasan untuk perilaku seperti ini. Salah satunya adalah perfeksionisme: “Orang yang perfeksionis menyimpan email yang mereka baca dengan gagasan bahwa mereka (pada akhirnya) akan membalas email tersebut,” kata Rutledge kepada Business Insider. “Orang-orang yang sama ini akan memiliki daftar tugas yang harus dilakukan begitu lama sehingga tidak mungkin berguna.”

Menyimpan email pada dasarnya adalah cara untuk membodohi diri sendiri: yaitu, Anda bisa mengurus setiap email ketika saatnya tiba. Rutledge juga menunjukkan bahwa menghapus email terlalu berisiko bagi “penabung”. “Beberapa orang menyimpan email yang mereka baca karena rasa aman yang diberikan ketika mereka merasa dapat menemukan sesuatu jika mereka membutuhkannya,” katanya. “Beberapa dari kita lebih toleran terhadap ketidakpastian dibandingkan yang lain.”

“Orang yang tidak tahu apa-apa tentang email” bisa jadi kewalahan – atau sangat cerdas

Sebaliknya, orang yang “bodoh” tidak membaca atau menghapus email secara sistematis. Harus kuakui, hal itu membuatku tenang. Menurut dr. Bagi Ron Friedman, penulis The Best Place to Work, menyimpan ratusan atau ribuan email yang belum dibaca di kotak masuk Anda belum tentu merupakan perilaku yang bermasalah. Meskipun Friedman memperingatkan agar tidak “menarik kesimpulan umum tentang kepribadian dan keadaan psikologis seseorang dari kebiasaan mengirim email”, ia menawarkan beberapa penjelasan yang mungkin untuk tren ini.

Di satu sisi, dia mengatakan kepada Business Insider bahwa tidak membaca email bisa menjadi tanda bahwa Anda kewalahan atau tidak fokus. Di sisi lain, “ini juga bisa berarti Anda menyadari bahwa (memantau dan mengatur email ini) tidak membantu Anda mencapai kemajuan. Dan itu adalah tanda kecerdasan.”

Beberapa orang yang tidak peduli email sebenarnya bisa lebih terorganisir dan produktif dibandingkan yang lain. Lagi pula, kata Friedman, “email yang dikirimkan kepada Anda mencerminkan prioritas orang lain, belum tentu pekerjaan penting yang memerlukan perhatian Anda segera.”

Teks ini diterjemahkan dari bahasa Inggris. Itu Anda dapat menemukan versi aslinya di sini. Pada saat ia bekerja, penerjemah tersebut memiliki 172 email yang belum dibaca di kotak masuknya – dan diam-diam mengucapkan selamat kepada dirinya sendiri atas kecerdasannya. Mungkin dia hanya perlu mempertimbangkan kembali beberapa langganan buletin.

Baca juga

Berikut sembilan langkah untuk merapikan meja yang paling berantakan sekalipun, menurut seorang pelatih