Apa yang pendiri tidak tahu tentang kotak masuk email yang meluap setelah liburan dan daftar tugas yang tidak ada habisnya – Bagaimana startup menghindari jebakan email.
Meskipun email masih menjadi sarana komunikasi elektronik nomor satu dalam lingkungan bisnis dan pribadi sebelum kejayaan “jejaring sosial”, seruan baru-baru ini untuk menghapuskan email dalam komunikasi internal perusahaan menjadi semakin umum. Perusahaan mengambil langkah lebih jauh dan melarang email internal sama sekali dan mengandalkan alat komunikasi baru bergaya jejaring sosial. Selain pertukaran informasi yang terarah dan cepat, fokus utamanya adalah pengenalan manajemen tugas yang terintegrasi dan kolaboratif untuk mengakhiri manajemen tugas yang terbukti namun rumit di Excel, terutama untuk kerja tim.
Banjirnya email khususnya berdampak pada perusahaan-perusahaan muda
Siapa yang tidak tahu banyaknya kotak surat yang menyambut hampir semua orang setelah liburan santai dengan jumlah email “FWD:” dan “CC:” yang hampir tidak dapat dikelola! Perusahaan-perusahaan muda khususnya jatuh ke dalam perangkap email lebih cepat dari yang diperkirakan. Waktu yang dihabiskan untuk membaca dan menghapus email setiap hari akan menghancurkan produktivitas. Secara khusus, email internal terus meningkat dan memberikan kontribusi signifikan terhadap gangguan umum dalam kehidupan kerja sehari-hari. Selain itu, berbagai macam pesan instan sering kali dioperasikan secara paralel, sehingga menjadi sumber gangguan umum lainnya.
Saat ini, alat Web 2.0 yang menawarkan komunikasi internal dalam gaya jejaring sosial dan mengintegrasikan fitur bisnis tambahan seperti pengeditan dokumen atau wiki terkait proyek menawarkan alternatif modern terhadap email yang sudah ketinggalan zaman.
Tip dan trik komunikasi dan manajemen tugas 2.0
Tidak hanya komunikasi yang masih “satu nol” di banyak perusahaan dan khususnya di startup, pengelolaan tugas juga sering kali didasarkan pada daftar Excel sebagai pusat pengelolaan tugas. Pembaruan harian atau mingguan dilakukan dengan hati-hati, yang tidak lagi mutakhir setelah selesai. Selain itu, seiring berjalannya waktu, banyak versi dokumen tercipta, yang beredar pada waktu yang sama dan jarang mencerminkan status yang sama.
Secara khusus, jaringan sosial internal menawarkan alternatif yang masuk akal untuk menggabungkan komunikasi dan manajemen tugas dalam sebuah alat pusat yang menyediakan informasi real-time tentang perubahan tugas dan menghubungkan pertukaran pesan secara langsung dengan pemrosesan tugas yang produktif.
Untuk menggunakan teknik Web 2.0 yang dikombinasikan dengan manajemen tugas produktif, Anda memerlukan beberapa aturan dan tip sederhana dan mudah dipahami yang dapat diterapkan dengan cepat dan tanpa banyak usaha. Berikut adalah beberapa saran yang menyederhanakan pekerjaan sehari-hari dan membuat ide-ide penting, tugas-tugas dan komunikasi yang diperlukan tersedia di tempat terpusat di perusahaan.
1. Jangan mulai mengirim email secara internal!
Anda duduk di kantor yang sama, hanya beberapa meter dari rekan kerja Anda, namun Anda sering memilih untuk mengirim email daripada mendiskusikan suatu topik secara langsung. Kedengarannya basi, namun dalam praktiknya Anda sering menemukan bahwa email dipilih sebagai pengganti komunikasi langsung dan percakapan singkat seringkali akan lebih efektif daripada “email ping pong” yang memakan waktu. Jika Anda memerlukan pesan tertulis, akan sangat membantu jika Anda memiliki “jejaring sosial” sendiri atau layanan mikroblog internal.
Di satu sisi, Anda dapat membuat pesan singkat seperti itu lebih cepat, dan seluruh tim juga terlibat dalam komunikasi tersebut. Grup telah dibentuk sebelumnya, sesuai dengan proyek atau departemen, misalnya, untuk membuat papan pin mereka sendiri berdasarkan topik tertentu. Ini berarti bahwa anggota tim yang tepatlah yang ditangani. Hal ini sangat mengurangi komunikasi internal point-to-point, seperti halnya email.
2. Gabungkan komunikasi dan tugas dalam gaya media sosial
Seringkali, email memerlukan tindakan atau tanggapan. Dalam kotak masuk yang penuh sesak, seringkali sulit membedakan tugas mana yang masih perlu diproses di dalam email. Folder pribadi sering kali dibuat atau bendera disetel. Namun, dalam bisnis sehari-hari Anda sering tersesat dalam pencarian yang membosankan untuk proses tertentu di kotak surat Anda sendiri atau dalam kekacauan folder. Oleh karena itu, masuk akal untuk mengatur komunikasi seputar tugas-tugas yang sebenarnya perlu diselesaikan. Alat modern memungkinkan untuk menyimpan pesan Anda sendiri untuk tugas yang ada dan menambahkan komentar ke dalamnya. Hal ini mengakhiri penelusuran email “cacing pita” yang selalu populer dan beredar berkali-kali di antara peserta yang berbeda. Selain itu, setiap orang yang mengerjakan tugas dilibatkan dalam percakapan dan penyelesaian tugas selalu menjadi fokus.
3. Singkirkan kertas gores!
Hari sering kali dimulai dengan membuat daftar tugas. Selembar kertas yang masih jelas di pagi hari menjadi lebih panjang dan membingungkan antara rapat dan panggilan telepon. Tugas hilang atau tidak terselesaikan di baki “P” di bawah meja pada penghujung hari. Jauh lebih efektif untuk menyimpan terlebih dahulu setiap pemikiran atau tugas baru yang muncul sepanjang hari di sebuah alat pusat. Ini bukan tentang membuat tugas terperinci dengan deskripsi. Informasi tambahan dapat ditambahkan di kemudian hari. Dengan membuat tugas dasar dalam waktu singkat dan memakan waktu, setidaknya tidak ada tugas yang hilang dan, tidak seperti lembar memo, tugas tersebut tetap berada di jaringan internal.
4. Pantau semua tugas!
Jika tugas diarsipkan secara terpusat, masuk akal untuk memulai hari dengan mengklasifikasikan tugas Anda sendiri dan memproses komunikasi dari anggota tim tentang tugas yang masih terbuka. Ini dapat dilakukan dalam beberapa menit dan menghadirkan struktur pada hari itu. Karena semua berita, pesan, dan tugas baru biasanya ditandai dengan alat pendukung, langkah ini jauh lebih produktif dibandingkan terlebih dahulu meletakkan email internal pada konteks yang tepat.
5. Melibatkan penyedia layanan eksternal dalam jaringan sosial internal
Anda memiliki komunikasi internal di tangan Anda sendiri dan beralih ke jaringan Anda sendiri biasanya cukup mudah. Namun seberapa sering Anda harus menghubungi penyedia layanan eksternal atau bahkan klien untuk mendiskusikan tugas yang akan datang? Apalagi dalam proses kreatif atau pembuatan jasa, seringkali banyak terjadi pengiriman email dan dokumen. Pembuatan versi saat mengedit dokumen secara bersamaan adalah masalah umum. Melalui manajemen hak, entitas eksternal juga dapat dimasukkan ke dalam jaringan Anda sendiri dan dengan demikian memperoleh manfaat dari komunikasi yang lebih cepat dan tepat sasaran. Dalam kasus terbaik, file diintegrasikan secara langsung dan dirender secara otomatis, sehingga mengakhiri membanjirnya versi dokumen individual.
6. Buat simpanan untuk ide Anda sendiri
Seberapa sering Anda mengerjakan tugas penting di bawah tekanan waktu dan memiliki gagasan spontan bahwa Anda ingin melanjutkan lebih jauh di masa depan. Sebagian besar ide-ide ini berharga dan menjadi modal bagi perusahaan-perusahaan muda dan kreatif, namun sering kali hilang dalam hiruk pikuk kehidupan sehari-hari. Di sinilah merupakan ide bagus untuk mendirikan pusat penyimpanan ide. Dalam praktiknya, cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan pengelola tugas modern, yang memungkinkan Anda menuliskan ide di “backlog” Anda sendiri hanya dengan beberapa klik, baik di tempat kerja maupun di perangkat seluler. Anda kemudian meluangkan waktu untuk meninjau simpanan ini secara sistematis secara rutin, setidaknya sebulan sekali. Anda sering kali menemukan harta karun berupa ide-ide yang dapat digunakan dalam proyek baru atau dibagikan dengan rekan kerja. Yang paling penting adalah menghapus ide-ide yang kurang bagus agar Anda tidak kehilangan simpanan Anda sendiri. Dengan bantuan teknologi ini dan penggunaan alat yang baik, banyak ide telah menjadi proyek atau produk menguntungkan yang jika tidak, akan hilang tanpa jejak dalam hiruk pikuk kehidupan sehari-hari.
7. Gunakan pinboard Anda sendiri dan atur “radio lorong” digital Anda.
Terutama perusahaan-perusahaan muda yang hidup dari “semangat” mereka dan pencapaian tujuan bersama pertama mereka. Pertukaran ide memainkan peran sentral. Namun, karyawan seringkali tidak berada di tempat yang sama pada waktu yang sama karena satu janji akan mengikuti janji berikutnya dan ketika staf mahasiswa digunakan, waktu kehadiran seringkali dibatasi beberapa hari dalam sebulan. Apa yang sering hilang adalah “radio lantai” umum, yang mencakup lebih dari sekedar gosip, tetapi juga berisi wawasan berharga dari proyek dan aktivitas individu. Jika pertukaran ini tidak ada, informasi berharga akan hilang, sehingga menyebabkan duplikasi pekerjaan atau, dalam kasus terburuk, kesalahpahaman. Dengan menggunakan radio koridor digital dalam bentuk perusahaan bersama dan pinboard proyek, yang secara fungsional disusun sesuai prinsip Facebook, karyawan yang tidak berada di lokasi juga dapat berpartisipasi dalam “radio lantai” internal. Seluruh tim semakin dekat satu sama lain dan terus berhubungan, terlepas dari jam kerja dan lokasi saat ini.
Kesimpulan: Kekacauan email bisa dihindari
Dengan mengikuti beberapa aturan sederhana dan menggunakan alat tugas dan komunikasi modern, bisnis sehari-hari dapat diatur dengan lebih efektif dan mudah. Hasil akhirnya adalah kesalahan dapat dihindari, proses disederhanakan dan kekacauan email dapat diakhiri. Biaya penggunaan teknik ini dan penggunaan alat yang sesuai dapat diabaikan. Terutama perusahaan-perusahaan muda dan start-up harus mengandalkan jenis komunikasi dan manajemen tugas baru sejak awal sehingga cepat atau lambat mereka tidak tersesat dalam membanjirnya tugas dan pesan serta kehilangan ide-ide berharga yang dapat menciptakan produk menarik.