Karena sebagian besar tempat kerja di seluruh negeri telah berpindah ke kantor pusat, orang-orang harus menjalani konferensi video dan jaringan email yang tiada habisnya. Mungkin koneksinya buruk, kolega Anda tidak memahami kekuatan tombol mute, atau Anda terjebak dalam lingkaran “balas semua” pada email Anda.

Namun meskipun teknologi dan tata kramanya sempurna, ada masalah yang jauh lebih mendasar. Manusia tidak cocok untuk pertemuan konferensi video dengan 15 orang.

Ada kepercayaan umum di antara mereka yang mempelajari manajemen bahwa tim yang baik adalah tim yang buruk. Komunikasi dan kolaborasi yang efektif terbagi dalam kelompok yang beranggotakan lebih dari lima orang — hal ini selalu terjadi. Namun, di dunia maya, hal itu bahkan lebih kentara. Sinyal non-verbal yang biasanya membantu kita dalam pertemuan tatap muka dalam jumlah besar sudah tidak ada lagi.

Anda dapat membuat komunikasi virtual dalam bisnis Anda lebih menyenangkan dengan memahami keterbatasan kognitif manusia dan mengatasinya. Hal ini memerlukan pendefinisian secara pasti siapa yang akan diikutsertakan dalam setiap konferensi dan setiap tim. Ada juga kebutuhan akan peran kepemimpinan yang jelas dan pedoman yang jelas tentang bagaimana komunikasi harus berjalan di dunia maya.

Mengapa lima adalah angka ajaib

Psikolog sosial J. Richard Hackman melakukan serangkaian eksperimen dengan tim dengan berbagai ukuran. Dengan melakukan hal itu dia menemukan bahwa 4,6 adalah ukuran optimal untuk tim yang berfungsi dengan baik. Menurutnya, jumlah tersebut bisa sedikit meningkat jika orang-orang yang terlibat sudah beberapa kali bekerja sama sehingga banyak hal yang bisa “jelas”.

Musuh dari tim besar adalah banyaknya saluran komunikasi yang harus ditata. Seiring dengan bertambahnya ukuran tim, hubungan antar anggota tim juga meningkat secara eksponensial. Dengan tim beranggotakan lima orang, karyawan harus menangani sepuluh kontak, sedangkan dengan tim beranggotakan sepuluh orang, ada 45 orang. Dan tim yang terdiri dari 15 orang? Anda bisa langsung melupakan ini: 105 cara berkomunikasi.

Tim yang berkembang dengan cepat mencapai batas kemampuan komunikasi manusia. Kita belum berevolusi untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan sepuluh atau 20 orang sekaligus. Jumlah orang yang bisa kita jaga hubungan sosialnya juga ada batasnya.

Setelah mempelajari kelompok sosial dan suku manusia tradisional, antropolog Robin Dunbar menemukan hal tersebut otak kita tidak dapat menangani lebih dari 150 hubungan sosial yang stabil bisa – batas yang dikenal sebagai “bilangan Dunbar”. Di dunia modern, kemampuan ini tersebar di berbagai hubungan profesional dan pribadi.

Kekuatan sistem multi-tim

Apakah ini berarti kita tidak akan pernah bisa memiliki departemen dengan lebih dari lima orang atau perusahaan dengan lebih dari 150 karyawan? Tentu saja tidak. Yang penting bukanlah ukuran kelompok secara keseluruhan, melainkan cara kita mengatur masing-masing karyawan dan saluran komunikasi mereka.

Misalnya, jika Anda memiliki tim teknik yang terdiri dari 25 orang, Anda dapat membaginya menjadi kelompok beranggotakan lima orang. Komunikasi antar tim terjadi antara lima pemimpin kelompok individu. Pemimpin kemudian menyampaikan informasi yang relevan kepada anggota timnya masing-masing. Struktur ini hanya menciptakan sepuluh jalur komunikasi dalam masing-masing subkelompok dan sekitar 15 jalur yang diatur oleh anggota tim kepemimpinan, dibandingkan dengan 300 jalur dalam tim yang beranggotakan 25 orang.

Struktur ini disebut sistem multi-tim. Ini telah terbukti sangat sukses di antara berbagai jenis bisnis. Sebagian besar penelitian saya tentang kerja tim dan sistem multi-tim dikembangkan oleh Departemen Pertahanan AS dan itu Yayasan Sains Nasional dibiayai.

Meskipun operasi militer dan kerja ilmiah gabungan skala besar merupakan bidang yang sangat berbeda, struktur sistem multi-tim bekerja dengan baik dalam kedua kasus tersebut. Hal ini memungkinkan adanya tim yang besar dan pengetahuan spesialis yang luas, sekaligus membatasi jumlah saluran komunikasi yang harus dikelola.

Jenderal Stanley McChrystal adalah mantan komandan militer AS di Afghanistan. Dalam bukunya “Teams of Teams” dia menjelaskan bagaimana sistem multi-tim digunakan dalam pemberantasan terorisme. Dalam mengejar Osama bin Laden misalnya, beberapa pemain raksasa seperti CIA, FBI, Departemen Luar Negeri dan berbagai angkatan bersenjata awalnya mencoba membanjirinya dengan bom di Afghanistan. Mereka hanya berhasil ketika militer mengembangkan sistem multi-tim yang canggih yang mencakup anggota dan keahlian dari banyak organisasi tersebut. Akhirnya, bin Laden dibunuh oleh tim kecil Marinir dalam serangan terencana yang berlangsung kurang dari satu jam.

Inilah cara Anda merancang konferensi video Anda dengan lebih baik

Seperti yang ditemukan oleh militer, sistem multi-bentang berbasis proyek dan dapat dibangun di atas struktur yang sudah ada. Anda tidak perlu sepenuhnya mengubah struktur perusahaan Anda, terutama dalam situasi kacau saat ini. Anda sudah dapat memanfaatkan banyak manfaat sistem multi-tim dengan menciptakan struktur dan aturan komunikasi yang jelas saat bekerja dari rumah.

Aturan yang paling penting adalah jangan pernah mengadakan pertemuan dengan lebih dari lima orang. Siapa pun yang pernah mengalami betapa membingungkannya mengetahui siapa yang berbicara selama konferensi video besar akan memahami alasannya. Namun, aturan tersebut juga berlaku untuk percakapan pribadi.

Baca juga

8 hal yang perlu dipertimbangkan saat melakukan konferensi video dari kantor rumah Anda

Mempertahankan batasan lima orang tampaknya cukup sulit. Namun, ini juga memungkinkan Anda memikirkan dengan hati-hati tentang bagaimana anggota tim Anda berinteraksi dan siapa yang sebenarnya perlu menghadiri pertemuan tertentu.

Ini tidak berarti bahwa peserta konferensi video Anda tidak boleh lebih dari lima. Mungkin ada saatnya manajer perlu mengkomunikasikan informasi kepada banyak karyawan sekaligus. Atau beberapa pemimpin tim yang sedang berbincang mungkin ingin anggota timnya mendengarkan dengan mikrofon dimatikan. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ini tentang jumlah saluran komunikasi yang dibuat, belum tentu jumlah total karyawan.

Setiap konferensi video harus memiliki agenda yang jelas

Setiap pertemuan virtual harus memiliki agenda dan pedoman yang jelas tentang bagaimana komunikasi harus berlangsung. Tanpa sinyal non-verbal, orang akan lebih sulit mengetahui kapan harus turun tangan dan angkat bicara.

Peran kepemimpinan harus jelas, termasuk pemimpin resmi—juga dikenal sebagai bos—dan pakar teknologi yang mengawasi organisasi teknis. Namun harus ada juga pengelola informasi yang bertukar informasi tentang topik tertentu. Posisi ini sering dirotasi sepanjang sesi.

Pedoman ini tidak hanya berlaku untuk konferensi video. Kita semua mungkin pernah menjadi bagian dari, misalnya, rangkaian email yang tidak pernah berakhir. Dengan pedoman dan harapan yang jelas, Anda tidak akan menyia-nyiakan waktu orang lain. Namun, harus jelas juga siapa yang menyampaikan informasi penting kepada orang-orang yang bukan bagian dari percakapan.

Belajar dari situasi luar biasa

Kami masih menghadapi perubahan besar ini dalam kehidupan kerja normal kami. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika komunikasi virtual kita belum sepenuhnya berkembang, apalagi komunikasi tatap muka kita juga bisa meningkat.

Namun, ada gunanya mengetahui bahwa ada alasan mengapa konferensi video Anda yang terdiri dari 15 orang begitu sulit. Kami tidak dirancang untuk berkomunikasi dengan cara ini.

Kabar baiknya adalah Anda dapat menerapkan solusi sederhana tanpa menggunakan teknologi baru atau merestrukturisasi segalanya. Anda dapat mencapai kesuksesan besar jika Anda melengkapi struktur komunikasi yang ada dengan sistem multi-tim dan menetapkan proses dan harapan yang jelas untuk aliran komunikasi.

Mungkin ketegangan komunikasi virtual membuat kita berpikir dan memikirkan kembali cara kita berkomunikasi secara umum. Mudah-mudahan ada beberapa wawasan dan sistem yang bisa kita terapkan dalam kehidupan kita sehari-hari – karena memang begitulah seharusnya kita melakukannya sejak awal.

Artikel ini diterjemahkan dari bahasa Inggris oleh Claudia Saatz. Asli Anda dapat membaca di sini.