Meskipun proyek dulunya merupakan pengecualian di mana satuan tugas khusus dibentuk yang diintegrasikan ke dalam organisasi sebagai unit staf, pekerjaan proyek kini sebagian besar merupakan standar. Jika aturan dasar manajemen proyek tidak tetap atau tidak diketahui, proyek akan cepat terhenti dan berlarut-larut seperti permen karet.

Paling buruk, Anda akhirnya bekerja dengan manajer proyek dan anggota proyek yang frustrasi dan memberikan hasil yang biasa-biasa saja hingga buruk. Namun, manajemen proyek bukanlah sebuah trik sulap dan (terutama perusahaan kecil) tidak perlu mengupayakan sertifikasi jangka panjang atau menerapkan proses yang kaku agar dapat melaksanakan proyek dengan sukses. Beberapa aturan dasar dapat membantu membuat proyek lebih efisien.

Apa yang membuat suatu proyek menjadi proyek?

Tidak setiap aktivitas merupakan proyek dan perusahaan saat ini sering kali menderita “proyektitis” – suatu penyakit yang mengharuskan setiap aktivitas luar biasa dikemas sebagai sebuah proyek, membentuk tim, mempekerjakan manajer, dan menggunakan alat. Namun tidak semuanya merupakan proyek. Hanya aktivitas yang mempunyai ciri-ciri berikut yang dapat disebut proyek:

• Kebaruan: Perusahaan belum pernah melakukan tugas dengan cara ini sebelumnya dan ini bukan bagian dari bisnis sehari-hari. Batas waktu: Tanggal (periode) yang tepat dapat ditentukan untuk awal dan akhir proyek.
• Tujuan yang ditentukan: Suatu proyek mempunyai tujuan yang jelas yang melengkapi atau mendukung pencapaian tujuan perusahaan yang ada.
• Kompleksitas: Proyek terdiri dari sejumlah besar tugas yang dapat dibagi menjadi sub-tugas lebih lanjut dan yang biasanya dapat ditetapkan menjadi sub-tujuan tersendiri.
• Risiko dan ketidakpastian: Kebaruan proyek berarti bahwa aktivitas yang tidak diketahui membawa risiko tertentu. Jika tidak ada risiko dalam pelaksanaan proyek, maka itu bukan proyek.

Masalah klasik dalam manajemen proyek

Ada gambaran yang samar-samar tentang apa yang dapat dicapai dengan implementasi tersebut, namun hal itu sangat bervariasi tergantung pada siapa yang terlibat dalam proyek tersebut dan terdapat lebih banyak gagasan untuk proyek tersebut daripada rencana yang dirumuskan dengan jelas.

Tetapkan tujuan bersama dengan semua orang yang terlibat dalam proyek. Rumuskan dengan jelas dan tentukan sub-tugas dengan sub-tujuan yang sesuai untuk masing-masing tugas dalam proyek. Jika tidak ada tujuan yang jelas, semua peserta mengejar tujuan masing-masing yang tersembunyi dan tekanan, pertengkaran, dan inefisiensi tidak bisa dihindari.

Jika Anda bertanya kepada mereka yang terlibat dalam proyek, siapa yang melaksanakan tugas apa dalam proyek tersebut, siapa yang memiliki tanggung jawab utama dan koordinasi, serta antarmuka komunikasi apa yang ada dalam proyek tersebut, Anda akan mendengar kegagapan dan semua orang menunjuk ke orang lain.

Manajemen proyek membutuhkan kerja tim

Kerja tim sangat penting dalam sebuah proyek dan tindakan yang sendirian tidak diinginkan. Namun, banyak orang cenderung mengalihkan tanggung jawab kepada orang lain. Cepat atau lambat hal ini akan menimbulkan kekacauan dan ketidakpuasan, karena meskipun tim dapat bekerja secara internal, proyek tidak dapat dipresentasikan secara eksternal secara terstruktur dan tugas-tugas yang menyusahkan atau tampaknya tidak penting tertinggal atau kurangnya komunikasi dan dokumentasi. Oleh karena itu, penting untuk mendefinisikan peran yang jelas bagi mereka yang terlibat dalam proyek dan menyebutkan tugas yang terkait dengan peran tersebut.

Seseorang harus memegang kendali. Namun jika Anda memegangnya terlalu erat, hal ini akan memperlambat semua orang dan menyebabkan frustrasi. Jika Anda memegangnya terlalu longgar atau tidak sama sekali, semua orang akan mengikuti idenya masing-masing dan proyek menjadi tidak terkendali. Manajer proyek adalah elemen sentral dari sebuah proyek. Dia bertanggung jawab atas dokumentasi, perencanaan, koordinasi, pengendalian dan komunikasi.

Peran manajer proyek

Di perusahaan yang lebih kecil, manajer proyek tentu saja dapat mengerjakan proyek secara langsung meskipun ia berperan sebagai pemimpin, namun ia harus memegang kendali dan mendapat rasa hormat dari mereka yang terlibat dalam proyek tersebut. Jika tidak, informasi akan hilang di kotak email individual dan di meja dan status proyek saat ini tidak akan pernah dapat diperkirakan, proyek akan membengkak karena tugas tambahan dan tidak ada yang berani mengatakan tidak. Tujuan proyek menjadi tidak terlihat dan akhir proyek semakin jauh.

Singkatnya: Manajer proyek harus memiliki keterampilan perencanaan, keterampilan metodologis, keterampilan pribadi dan keterampilan sosial dan harus menjaga gambaran agar proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan memuaskan.

Alat manajemen proyek membuat pekerjaan lebih mudah

Setiap peserta proyek memiliki gagasan tentang apa yang harus keluar pada akhirnya, tetapi apa yang harus diselesaikan, kapan dan seperti apa hasil akhirnya, lebih merupakan visi yang kabur. Rapat diadakan sesekali ketika manajemen memberikan tekanan pada mereka dan meminta laporan mengenai status terkini.

Tidak perlu menggunakan proses manajemen proyek bersertifikat yang mengikuti struktur kaku dan menghadapi banyak rintangan birokrasi yang dapat membebani perusahaan kecil. Namun struktur tertentu membantu untuk memahami proyek, untuk dapat memberikan gambaran singkat kepada peserta dan pemangku kepentingan tentang proyek tersebut, untuk mengambil tindakan pencegahan jika jadwal menjadi tidak terkendali dan yang terpenting adalah agar tugas-tugas yang akan datang direncanakan dengan tepat dan dengan demikian dicegah. persyaratan tambahan untuk menggembungkan proyek.

Alat berguna yang dapat digunakan untuk membagi proyek menjadi tugas dan subtugas, yang masing-masing dapat ditetapkan waktu mulai dan berakhir serta orang yang bertanggung jawab (Rencana struktur proyek). Perencanaan dan jadwal pencapaian (Bagan Gantt) adalah tambahan yang berguna. Anda juga harus memikirkan tempat yang cocok untuk menyimpan dokumentasi. Kotak masuk email peserta tidak cocok untuk ini. Ada banyak sekali alat untuk mengelola proyek dan kebanyakan darinya bahkan tidak mahal atau bahkan gratis.

Perencanaan proyek adalah bagian dari setiap manajemen proyek

Ini tentu saja merupakan awal yang baik untuk mulai merencanakan proyek secara mental, namun tetap pada status ini akan melebihi durasi proyek dan mengubah proyek menjadi proyek jangka panjang tanpa fokus dan dengan cakupan tugas dan definisi tujuan yang terus-menerus diperluas.

Tidak hanya (tetapi khususnya) untuk proyek perangkat lunak, penting untuk mendeskripsikan proyek secara rinci, mendefinisikan fungsi dan tugas, serta menetapkan tujuan secara tertulis. Di satu sisi, semua ini merupakan dasar yang baik untuk mengerjakan proyek, tetapi juga merupakan dasar yang diperlukan untuk bekerja sama dengan seluruh tim. Rencana yang didefinisikan dengan jelas adalah seperti semacam kontrak yang telah dikerjakan oleh semua orang yang terlibat. Perencanaan menciptakan komitmen dan merupakan pedoman. Tidak dapat dihindari bahwa perubahan akan terjadi ketika wawasan baru muncul selama proyek berlangsung, namun kerangka kerjanya jelas dan hal ini memberikan stabilitas dasar yang baik pada proyek.

Kebutuhan informasi yang berbeda, definisi istilah, budaya pertemuan dan umpan balik menyebabkan ketegangan yang kuat dalam tim proyek, namun tidak ada yang tahu apa masalahnya. Meskipun kedengarannya seperti taman kanak-kanak atau permainan papan: sama seperti perencanaan yang baik, aturan permainan yang disepakati bersama merupakan dasar penting untuk keberhasilan proyek. Manajer proyek harus mengklarifikasi pertanyaan mendasar sebelum memulai proyek. Hal ini mencakup, misalnya, pertanyaan-pertanyaan seperti: Seberapa sering pertemuan diadakan? Siapa yang diundang ke pertemuan mana? Haruskah umpan balik diberikan di depan tim atau dalam pertemuan empat mata? Antarmuka apa yang ada dan bagaimana cara mereka berkomunikasi? dll.

Kesimpulan: Alat manajemen proyek adalah awal yang baik

Ada banyak alat manajemen proyek dan struktur yang jelas sesuai dengan proyek yang dapat ditangani. Namun, khususnya perusahaan kecil dan menengah sering kali kekurangan pengetahuan khusus yang memadai dan waktu untuk mempelajari, memperkenalkan, dan yang terpenting, secara konsisten memelihara struktur ini. Hasilnya adalah proyek gagal dan karyawan proyek frustrasi.

Pada prinsipnya, disarankan untuk memulai dengan alat manajemen proyek yang umum, menyesuaikannya dengan keadaan dan budaya perusahaan, lalu menerapkannya. Jika prinsip dasar dan aturan main yang disebutkan dalam artikel ini diikuti, dasar yang baik telah tercipta untuk berkontribusi pada pemahaman yang baik tentang manajemen proyek di perusahaan dalam jangka menengah.