Rapat di tempat kerja tidak selalu menyenangkan. Jika Anda terpaksa menghadiri rapat seperti itu, pastikan untuk melakukannya secara profesional, terlepas dari apakah rekan kerja, klien, atau atasan Anda hadir.
Barbara Pachter, pelatih karir dan penulis buku “Pentingnya etika bisnis“, kami telah memberikan beberapa tips untuk menampilkan citra positif dan profesional saat rapat. Kami telah mencatat tips mereka dalam grafik.
1. Campur sebelum rapat dimulai.
Jika ada kesempatan, temui orang-orang dan perkenalkan diri Anda. Jika kalian belum mengenal satu sama lain sebelum pertemuan, perkenalkan diri kalian satu sama lain, dimulai dari orang yang berpangkat paling tinggi.
2. Ringkas.
Katakan apa yang perlu Anda katakan dengan kata-kata sesedikit mungkin. Jangan mengulanginya sendiri dan hindari informasi yang tidak perlu.
3. Mulailah jabat tangan jika Anda adalah orang atau tuan rumah dengan posisi tertinggi.
Tuan rumah atau orang dengan pangkat tertinggi, apapun jenis kelaminnya, harus mengulurkan tangan terlebih dahulu.
4. Selalu berdiri saat dikenalkan dengan seseorang.
Berdiri membantu membuat kehadiran Anda diketahui. Anda dapat dengan mudah terabaikan jika Anda tidak berdiri.
5. Tepat waktu.
Pastikan Anda berada di sana tepat waktu. Anda tidak ingin menyia-nyiakan waktu orang lain dengan terlambat.
6. Duduklah dengan benar.
Sesuaikan kursi Anda sehingga Anda duduk pada ketinggian yang sama dengan orang lain. Baik pria maupun wanita sebaiknya menghindari menyilangkan kaki, jika tidak maka akan sangat mengganggu atau terlihat terlalu seksi untuk pertemuan profesional.
7. Berpakaianlah dengan pantas.
Pakaian dapat meningkatkan penampilan profesional eksternal Anda atau mengalihkan kredibilitas Anda. Cari tahu apa aturan berpakaiannya dan pastikan pakaian Anda memenuhi pedoman.
8. Jangan pernah menarik kursi ke depan untuk seseorang.
Tidak apa-apa jika Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk tamu Anda, namun dalam lingkungan bisnis Anda perlu menghindari aturan gender.
9. Bersiaplah.
Bersiaplah agar Anda tahu tentang apa pertemuan itu. Pastikan Anda mengetahui bagian Anda jika harus mengatakan sesuatu. Bersiaplah saat menjawab pertanyaan atau menghilangkan kebingungan.
10. Pertahankan jadwal yang ketat.
Jika Anda yang memimpin rapat, sangat penting agar Anda tidak menyimpang dari topik. Jika Anda tersesat, pastikan rekan kerja membantu Anda kembali ke jalur yang benar.
11. Bicaralah dengan lantang dan ucapkan hal-hal penting sejak dini.
Bicaralah dengan cukup keras sehingga semua orang dapat mendengar apa yang Anda katakan. Cobalah juga untuk membawa sesuatu yang bermakna ke pertemuan sejak dini sehingga orang-orang mengetahui siapa Anda.
12. Memahami aturan-aturan berbicara yang tidak tertulis.
Tidaklah sopan untuk menyela orang lain, namun dalam beberapa pertemuan, penting untuk menyela orang lain agar Anda tidak didengar. Pahami aturannya dan Anda dapat mengadakan pertemuan yang produktif.
13. Anda boleh minum kopi atau air, tapi hindari yang lainnya.
Jika bukan sarapan, makan siang atau makan malam, sebaiknya hindari makan di meja. Anda kemungkinan besar akan mengeluarkan suara-suara yang mengganggu atau menimbulkan bau. Bersihkan setelah rapat dan tinggalkan ruangan saat Anda menemukannya.
14. Jangan keluarkan ponselmu.
Jangan tinggalkan ponsel Anda saat rapat. Ini dapat mengganggu jika menyala atau mengeluarkan suara terus-menerus. Jika Anda benar-benar harus menjawab panggilan tersebut, tinggalkan ruangan atau tinggalkan pesan.
15. Jangan simpan pertanyaan Anda sampai akhir.
Ajukan pertanyaan Anda pada waktu yang tepat. Jangan bertanya dan menambahkan hal-hal yang di luar topik, apalagi saat semua orang hendak berangkat. Anda pasti tidak ingin menjadi orang “itu”.