Artikel tamu oleh Dagmar Walker, pengacara dan pelatih terminasi. Dalam artikel sebelumnya, dia sudah membahas persiapan organisasi untuk pembicaraan pemisahan. Artikel berikut membahas teknik percakapan tertentu.
PHK: cerminan budaya perusahaan
Tidak ada seorang pun yang suka putus. Jika suatu hari segala sesuatunya tidak bergerak maju meskipun telah dilakukan beberapa kali upaya, pemutusan hubungan kerja tidak bisa dihindari. Inti dari proses ini adalah pertemuan penghentian yang dilakukan dengan baik, yang merupakan salah satu tugas manajemen yang paling sulit. Hal ini terkadang diabaikan.
Bagaimana seharusnya manajer berperilaku agar terlihat percaya diri dan kredibel? Bagaimana cara Anda menghindari kerumitan yang tidak perlu dan biaya pemisahan yang tinggi?
Mari kita ambil contoh Bettina, yang telah menjadi bagian dari tim startup yang sedang berkembang selama tiga tahun. Seorang generalis yang terampil, dia mengambil tugas di bidang SDM dan membantu direktur pelaksana dalam fase start-up. Tuntutan SDM semakin meningkat, ditunjuklah seseorang dari bidang spesialis. Seiring pertumbuhan perusahaan, tugas asisten bertambah dan menjadi lebih kompleks dan menuntut. Tekanan waktu semakin meningkat. Bettina kini dihadapkan pada banyak tugas yang melebihi keahliannya, namun atasannya seringkali sulit untuk didekati. Direktur pelaksana tidak puas dan menginginkan keringanan lebih lanjut. Apa yang terjadi pada Bettina? Bukan pertanyaan yang mudah.
Usai berbincang dengan manajer HR, bos Bettina mengaku tak bisa lagi menunda masalah personalia. Dia merasa sangat sulit untuk bertindak, terutama karena dia tidak melihat kemungkinan untuk menggunakannya di tempat lain di perusahaan.
Sesuai dengan budaya perusahaannya, dia memutuskan untuk berbicara langsung dengan Bettina. Peringatan tidak mungkin dilakukan – hal ini hanya akan membuang-buang waktu, menimbulkan keresahan dan kapasitas yang besar. Sebaliknya, bos Bettina menetapkan tujuan perpisahan secara damai, yang akan segera dinegosiasikan.
Bagaimana dia harus menyampaikan pemberitahuan penghentian? Bagaimana dia menjawab pertanyaan, “Mengapa saya?” Apakah ia berkinerja terbaik atau tidak: Hampir setiap orang yang menerima PHK akan melihat ke belakang. ‘Saya berusaha keras. Mengapa demikian?’ Baik atasan, yang enggan untuk berhenti, maupun karyawan yang biasanya terpana, tidak menyukai situasi yang terjadi. Pemutusan hubungan kerja selalu menyoroti budaya perusahaan: Apakah ada komunikasi terbuka? Bagaimana Anda menghadapi kesalahan?
Jika dipersiapkan dengan baik, rapat pemutusan hubungan kerja adalah inti dari proses pemisahan: rapat pemutusan hubungan kerja yang baik lebih dari sekadar penting untuk mencapai kesepakatan dengan karyawan.
Tinggalkan pemberitahuan Anda – apakah mungkin?
Manajer yang akan mengumumkan penghentian harus menyusun pembicaraan terlebih dahulu pada tiga poin: perkenalan – menyampaikan pesan pemisahan, alasan pemisahan, dan tawaran kondisi keluar yang spesifik. Setiap blok berisi jebakan.
Pertemuan pemisahan profesional bergantung pada apresiasi manajer dan keberhasilan perubahan perspektif. Dengan niat untuk berpisah secara baik-baik, seorang manajer harus melihat situasi secara keseluruhan dan membangun percakapan dari sana. Tujuan: Melakukan percakapan sedemikian rupa sehingga karyawan tersebut kemudian meninggalkan ruangan dengan harga diri yang utuh.
Manajer memerlukan kejelasan sejak pendahuluan. Alih-alih memandang awal percakapan sebagai semacam fase pemanasan yang mengalirkan interaksi, hal berikut ini berlaku di sini: obrolan ringan akan menjadi sinyal yang salah. Pasalnya, pesan perpisahan terungkap dalam lima kalimat pertama.
Pengemudi dapat menggunakan cara lain untuk mengatur sinyal yang melambangkan ketinggian mata. Misalnya, jika Anda berbicara dengan karyawan secara langsung alih-alih bersembunyi di balik frasa seperti “manajemen” atau “kami”, Anda menyampaikan kedekatan dan isyarat: Ini adalah bidang tanggung jawab saya. Menuliskan rumusan sebelumnya dan kemudian membahasnya beberapa kali dapat membantu manajer mengurangi hambatan.
Bersikaplah spesifik, jangan samar-samar
Alasan pemisahan setelah perkenalan mencakup prinsip-prinsip penting penghentian. Manajer menyebutkannya tanpa menyembunyikan apa pun – dan tanpa mengungkapkan segalanya. Alih-alih keterbukaan yang brutal (“Apa yang selalu ingin saya katakan kepada karyawan dan apa yang tidak berjalan dengan baik”) ada poin-poin konkret yang menunjukkan mengapa kedua belah pihak tidak dapat menemukan satu sama lain.
Misalnya: “Kami menjadikan Anda seorang manajer, namun sayangnya kami mendapati Anda mengalami masa-masa sulit dalam peran ini. Bukanlah tempat Anda untuk membuat keputusan yang tidak menyenangkan dalam tim. Anda juga melakukan terlalu banyak pekerjaan operasional dan hampir tidak peduli dengan keputusan penting yang strategis. Kami akan menceraikanmu karena alasan ini.”
Apapun rumusan yang dipilih atasan: keputusan untuk berpisah tidak dapat diubah dan harus dirumuskan dengan jelas dan dapat dipahami. Siapapun yang membangun jembatan dan menghindari devaluasi sudah akan meredakan situasi dan membantu mencapai kesepakatan. Aturan: Sedekat mungkin dengan fakta, namun secermat mungkin.
Jika seorang manajer tidak yakin, dia pasti dapat hadir bersama perwakilan SDM – jika mereka sendiri yang mengungkapkan hal-hal penting. Jika ada, departemen SDM harus memastikan bahwa percakapan terstruktur dengan benar. Pengemudi itu sendiri mencetak pesan penghentian. Siapa pun yang mendelegasikan tugas ini kepada orang lain mengalihkan tanggung jawab atas penghentian tersebut. Tidak ada jalan keluar.
Penghentian secara internal: berbicara dengan jelas dan kredibel
Pengakhiran berdampak pada semua orang. Bagaimana komunikasi dalam tim? Karyawan tersebut mengkomunikasikan keputusan pemisahan tersebut langsung kepada rekan-rekannya. Mereka biasanya mempunyai antena yang bagus untuk menentukan apa yang benar dan apa yang tidak masuk akal. Kebanyakan orang harus berperilaku sedemikian rupa sehingga kredibilitas mereka tidak terpuruk.
Pada akhirnya, percakapan perpisahan juga mengenai fakta nyata: Kondisi keluar manakah yang sesuai untuk situasi tertentu? Pertanyaan ini bergantung pada banyak faktor. Prospek hukum tentu saja memainkan peranan penting. Motto saya: Manajer harus bermurah hati dengan hal-hal kecil seperti hari libur untuk wawancara kerja atau sejenisnya. Anda sebaiknya hanya memulai percakapan ketika Anda sudah menyiapkan semua detail seputar keluarnya Anda.
Pada sepertiga terakhir percakapan, tawaran untuk membuat janji tindak lanjut tepat waktu dengan orang yang bersangkutan adalah hal yang penting. Begitu dia tahu kapan dia bisa mengomentari kondisi keluar, percakapan lain harus dilakukan. Melibatkan dia secara aktif dalam komunikasi, juga dalam tim, menghubungkan dan meruntuhkan hambatan.
Bertindak cepat membantu. Semakin tertunda penghentiannya, semakin besar konsekuensinya bagi tim yang terkena dampak. Orang baik bisa terasing dan kehilangan kegembiraan dalam pekerjaannya karena pekerjaannya tidak efektif. Oleh karena itu, manajer harus melakukan pendekatan terhadap situasi pemisahan dengan cepat dan proaktif.