Solusi kantor juga harus berfungsi dengan lancar saat Anda bepergian. Tidak ada masalah dengan Office 365! Bagaimana cara kerjanya dan apa sebenarnya yang bisa dilakukan oleh seorang pemula?

Di bagian pertama rangkaian artikel kami tentang Office 365, kami melihat persyaratan khusus yang diterapkan pada cara kerja baru pada solusi kantor modern. Di bagian kedua hari ini, kita akan mempelajari fitur-fiturnya dan menjawab pertanyaan: Apa yang ditawarkan Office 365 kepada saya sebagai startup? Alat dan layanan apa saja yang disertakan dan apa sebenarnya yang dapat saya lakukan dengan alat dan layanan tersebut?

Kantor biasa Anda – hanya lebih baik

Office 365 menyertakan versi terbaru dari program Office populer yang telah digunakan orang selama bertahun-tahun dan sangat familiar. Selain Word, Excel, PowerPoint dan Outlook, OneNote, Publisher, Access, dan Lync juga disertakan. Setiap pengguna dapat menginstal rangkaian Office lengkap secara lokal di hingga lima PC Windows atau Mac dan juga di hingga lima tablet atau iPad dan menggunakannya bahkan tanpa koneksi Internet. Aplikasi yang tepat juga tersedia untuk ponsel cerdas – baik Windows Phone, Android, atau iOS.
Apakah Anda bepergian tanpa perangkat sendiri dan perlu segera mengedit beberapa dokumen? Kemudian cukup masuk ke akun Office 365 Anda dari PC, Mac, atau tablet mana pun dan gunakan versi online Outlook, Excel, PowerPoint, atau Word di browser. Dengan Office on Demand, Anda bahkan dapat melakukan streaming program Office lengkap ke komputer yang sedang Anda gunakan. Setelah Anda logout, semua data akan terhapus tanpa jejak.
Jadi kemanapun Anda pergi, kantor Anda sudah ada di sana. Bahkan jika Anda tidak membawa komputer.

Solusi email profesional dengan kotak surat 50 GB – juga dengan domain Anda sendiri

Email “Klasik” masih memainkan peran penting dalam komunikasi. Itu sebabnya tidak ada kompromi pada saat ini: Setiap pengguna menerima kotak surat Exchange berukuran 50 gigabyte yang lengkap dengan email, kalender, dan buku alamat.
Ini dapat digunakan dengan perangkat apa pun yang kompatibel dengan Exchange. Dan tentu saja, Anda dapat menggunakan fitur kolaborasi seperti penjadwalan rapat dan berbagi kalender. Jika Anda sudah memiliki domain sendiri, Anda juga ingin menggunakannya untuk komunikasi email. Hal ini dapat dilakukan hanya dalam beberapa langkah di Office 365 dan menghadirkan tampilan profesional ke dunia luar sejak awal. Mengirim email terenkripsi ke penerima mana pun, termasuk alamat GMX, juga dapat dilakukan dengan Office 365 versi Enterprise.

Semua orang berbicara kepada semua orang

Komponen utama lainnya dari Office 365 adalah Lync Online. Artinya, Anda dapat dengan cepat meminta saran rekan kerja melalui obrolan, namun Anda juga dapat mengadakan konferensi telepon dan video dalam resolusi HD. Meskipun orang yang Anda ajak bicara tidak menggunakan Lync, namun menggunakan Skype. Namun Lync bisa melakukan lebih banyak lagi. Dan masih banyak lagi yang akan kami bahas secara intensif di bagian selanjutnya dari rangkaian artikel kami. Lync bisa dikatakan sebagai “Pisau Swiss Army” dalam komunikasi.

OneDrive – akses aman ke data Anda, kapan saja, di mana saja

Penyimpanan file pribadi untuk pengguna bisnis Office 365 adalah OneDrive for Business. Ruang penyimpanan sebesar 25 GB saat ini tersedia untuk setiap akun individu. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, Anda dapat memesan penyimpanan tambahan, namun hal itu tidak akan diperlukan dalam waktu dekat: Microsoft akan meningkatkan kuota hingga 1 terabyte per pengguna mulai musim panas ini, yang secara efektif menghilangkan batas penyimpanan.

Tentu saja, OneDrive for Business lebih dari sekadar hard drive online. File dapat dibagikan dengan aman kepada kolega dan klien internal dan eksternal – baik untuk dibaca maupun diedit. Ini semua bisa diatur oleh administrator Office 365. Dan tanpa konfigurasi rumit atau intervensi manual, file disinkronkan di semua komputer yang terhubung. Artinya, Anda dapat mengerjakan dokumen Anda meski tanpa koneksi internet, misalnya di pesawat, dan nantinya akan diperbarui secara otomatis. Saat mengedit file yang lebih besar, biasanya hanya perubahan yang diunggah – menghemat lalu lintas yang berharga, terutama saat Anda sedang bepergian. Namun, tentu saja tidak ada kewajiban untuk bekerja dengan cara ini. Jika Anda lebih suka menyimpan di hard drive lokal atau di server file Anda sendiri, tentu saja Anda bisa melakukannya. Hal ini tidak berdampak pada fungsionalitas semua manfaat Office 365 lainnya.

… dan itu masih belum semuanya

Apakah Anda belum membuat beranda sendiri karena ini bukan komponen penting dari rencana bisnis Anda? Kemudian Office 365 menawarkan berbagai alat, templat, dan instruksi yang dapat digunakan untuk membuat situs web profesional hampir dalam waktu singkat. Ini juga termasuk dalam paket. Lebih lanjut tentang ini sisi ini. Ideal bagi mereka yang tidak ingin menghabiskan banyak uang untuk desainer web yang mahal.

Dan yang tak kalah pentingnya, SharePoint Online, “induk dari semua platform kolaborasi”, juga merupakan bagian dari cakupan layanan Office 365. Berkat koneksi dengan Yammer, Facebook untuk perusahaan, slogannya adalah “Bekerja seperti jaringan ”Akhirnya menjadi kenyataan Realitas. Kami akan membahas SharePoint lebih detail di artikel terpisah.

Bisakah saya membelinya?

Belum lama berselang, pengaturan yang dijelaskan di atas dengan mudah mengharuskan Anda menginvestasikan sejumlah uang untuk memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan. Solusi bisnis yang matang kini menjadi sangat terjangkau, bahkan bagi perusahaan muda. Misalnya, Office 365 Small Business Premium saat ini hanya berharga €10,40 (ditambah PPN) per pengguna per bulan bila ditagih setiap tahun. Dan itu berisi semua yang tertulis di atas.
Tidak ada ketentuan minimum atau jumlah pembelian minimum – dengan tagihan bulanan Anda dapat membatalkan kapan saja di akhir bulan. Data yang disimpan tidak akan hilang, tetapi dapat dicadangkan untuk jangka waktu 90 hari. Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang semua paket Office 365, termasuk harganya di sisi ini.

Pastinya semuanya cukup rumit

Tidak, tidak. Anda tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan perangkat lunak dan layanan yang digunakan, teknisi di pusat data Microsoft akan mengurusnya. Mereka memastikan semuanya berjalan lancar dan produk selalu up to date. Penginstalan lokal program Office di semua perangkat juga selalu diperbarui. Hal ini memberikan Anda kebebasan untuk berkonsentrasi mengembangkan bisnis Anda sendiri.

Administrasi Office 365 dilakukan melalui portal online yang intuitif. Dan jika ada pertanyaan atau masalah yang muncul, dukungan akan dengan senang hati membantu sepanjang waktu melalui email atau telepon.

Aku tidak yakin aku benar-benar membutuhkan semua itu

Modul individual Office 365 dirancang untuk bekerja sama secara sempurna, namun juga bekerja secara independen satu sama lain. Tidak ada semuanya atau tidak sama sekali. Anda cukup memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Dan saat Anda menggunakannya, Anda mungkin menemukan satu atau dua fitur yang bahkan tidak Anda ketahui dan bagaimana fitur tersebut dapat mempermudah pekerjaan Anda.

Namun semua pidato yang panjang hanya memiliki arti yang terbatas dan tidak cukup menyampaikan apa yang dapat dicapai Office 365 dan bagaimana Office 365 memfasilitasi pekerjaan sehari-hari. Jadi cari tahu sendiri apa yang ditawarkan Office 365 untuk Anda dan perusahaan Anda. Anda dapat mencoba semua fitur selama sebulan penuh secara gratis dan tanpa kewajiban, lalu memutuskan apakah Anda ingin terus menggunakannya. Apakah kamu siap Ayo pergi!