Ada banyak judul di dunia startup. Kami menjelaskan apa yang ada di balik gelar “Chief Operating Officer” – dan tugas apa yang dikuasai oleh seorang chief operating officer.
Kekacauan? COO membantu
Kontribusi dari Philipp Neuberger, Chief Operating Officer di perusahaan pemasaran Glispa.
Fungsi tim operasi seringkali tidak jelas bagi pihak luar karena sulit bagi mereka untuk membayangkan bidang tanggung jawab spesifik di balik istilah ini.
Terminologi ini juga sering diisi oleh orang-orang dengan jabatan berbeda, seperti COO, VP, atau manajer umum, sehingga dapat menimbulkan lebih banyak kebingungan. Pemimpin bisnis memainkan peran penting dalam pengembangan bisnis. Banyak perusahaan menyadari bahwa ketika melakukan ekspansi, mereka harus terlebih dahulu membangun tim yang berwawasan ke dalam yang mampu memastikan kelancaran operasi bisnis dan meningkatkan efisiensi dan keuntungan sehingga CEO dapat fokus pada bidang lain.
Tim operasi yang ideal terdiri dari sebuah divisi yang menghubungkan area bisnis lainnya. Bergantung pada topik mana yang ada dalam agenda, ini dapat mewakili jembatan antara pemasaran dan penjualan, seperti dalam perolehan prospek online, atau antara manajemen produk dan akun, misalnya dalam hal mencari pengembang untuk meningkatkan kesadaran akan harapan pelanggan.
Sederhanakan dan sesuaikan komunikasi
Seiring pertumbuhan startup, mereka dapat membentuk departemen dengan agenda mereka sendiri dibandingkan memilih bentuk perusahaan yang holistik dan linear. Hal ini, pada gilirannya, dapat menimbulkan tantangan, hambatan, dan hambatan serupa yang terjadi di berbagai departemen. Karena kurangnya komunikasi, pengetahuan tidak dibagikan dan pendekatan solusi yang seragam tidak ditemukan, sehingga mengakibatkan hilangnya produktivitas. Di sinilah tim operasi berperan.
Berkat tanggung jawab interdisiplinernya, tim operasional memiliki pengetahuan penting tentang apakah proses yang sudah ada di beberapa departemen juga dapat bermanfaat bagi departemen lain. Hal ini memungkinkan mereka untuk menentukan secara memadai apakah kemungkinan kolaborasi akan masuk akal. Jika tidak ada solusi, tim operasi bertindak sebagai fasilitator, mengidentifikasi kebutuhan dua departemen atau lebih dan menemukan cara paling efisien untuk bekerja sama.
Baca juga
Proses penskalaan
Tim operasi tidak hanya bekerja dengan departemen yang berbeda, tetapi juga dengan tim individu. Pertumbuhan pesat yang dialami oleh banyak perusahaan rintisan terkadang membawa pada kesadaran yang menyakitkan: Apa yang pernah berhasil untuk satu karyawan belum tentu berlaku untuk tim yang terdiri dari sepuluh orang. Wawasan ini mungkin terdengar jelas. Namun sungguh menakjubkan betapa keras kepala orang menolak proses baru. Karena membutuhkan banyak waktu untuk memperkenalkannya dan dapat sepenuhnya mengubah proses yang biasa Anda lakukan selama ini.
Tim operasi harus mempertimbangkan sejumlah pertanyaan penting, seperti: Kita bisa menskalakannya 10x, namun apakah kita perlu segera menskalakannya 100x? Sejauh mana proses ini harus diotomatisasi dan siapa yang akan melaksanakannya? Saat menghadapi pertanyaan-pertanyaan ini, tim operasi harus selalu mempertimbangkan fase pertumbuhan perusahaan.
Contoh yang menggambarkan hal ini: Ketika departemen pemasaran dihadapkan pada tugas mengirimkan buletin, apakah alat yang sederhana seperti MailChimp masih cukup atau apakah alat yang holistik dan terintegrasi seperti Hubspot diperlukan? Apakah tim penjualan cukup kecil untuk melacak proses dengan Trello atau apakah mereka sudah memerlukan solusi ringkas seperti Salesforce atau Pipedrive?
Tim operasi yang berpengalaman akan mengajukan pertanyaan yang tepat dan membantu mengatur proses tim sehingga mereka bekerja lebih efisien. Mereka juga dapat meningkatkan efisiensi dengan menemukan alat untuk mengotomatiskan aktivitas pemasaran dan penjualan untuk mengelola kontak.
Penetapan tujuan dan dukungan untuk manajemen
Bergantung pada ukuran perusahaan, departemen operasi memiliki tugas manajemen yang berbeda – mulai dari melaksanakan tugas hingga memberikan nasihat strategis kepada direktur pelaksana. Misalnya, untuk startup kecil yang berfokus pada konsumen, peran tim operasi mungkin fokus pada percepatan pertumbuhan melalui iklan media sosial.
Di perusahaan yang lebih besar dan mapan, tim operasi lebih berfungsi sebagai divisi lintas fungsi. Tanggung jawab utama mereka adalah memprioritaskan sasaran di seluruh organisasi—mulai dari menetapkan alat manajemen sasaran dan KPI lintas perusahaan hingga mengalirkan informasi ke tim tertentu untuk membantu mereka mencapai sasaran tersebut.
Temukan keseimbangan antara strategi dan eksekusi
Tim operasi akan mengambil bentuk yang berbeda-beda tergantung pada perusahaannya. Namun, prioritasnya harus selalu sama: menjaga operasional internal berjalan lancar sambil menyeimbangkan strategi dan pelaksanaan.
Tidak masalah apakah tim melakukan tugas-tugas kecil yang tidak berhubungan untuk memberi manfaat bagi seluruh perusahaan atau membuat keputusan strategis yang lebih besar yang mencakup beberapa area fungsional. Pentingnya tim operasi tidak dapat disangkal lagi bagi setiap startup yang ingin tumbuh secara berkelanjutan.