Rapat pemegang saham melalui Skype? Undang-undang GmbH mengizinkan penggunaan media modern di banyak tempat – jika formalitas tertentu dipatuhi.
Kontribusi oleh Uwe Bottermann dan Dr. Philipp Schön, pengacara di firma hukum Bottermann::Khorrami LLP di Berlin dengan fokus pada hukum korporasi dan komersial.
Undangan rapat pemegang saham melalui email?
Undang-undang GmbH penuh dengan formalitas – persyaratan formal dan tenggat waktu tertentu harus dipenuhi. Banyak pengusaha merasa tidak nyaman dengan hal ini dan bertanya pada diri sendiri apakah dan sejauh mana mereka dapat menghilangkan formalitas yang dianggap mengganggu – idealnya segera setelah membuat perjanjian kemitraan.
Misalnya, terdengar menggoda untuk mengadakan rapat pemegang saham hanya melalui email atau mengadakannya melalui konferensi video – yaitu, memperkenalkan “rapat pemegang saham virtual”. Di bawah ini kami menyajikan kemungkinan dan keterbatasan prosedur tersebut.
Pasal 51 Ayat 1 UU GmbH mensyaratkan agar rapat pemegang saham diadakan dengan surat tercatat. Dalam praktiknya, nota pengiriman yang terdaftar telah ditetapkan. Namun peraturan hukum tersebut tidak bersifat wajib. Oleh karena itu, pemegang saham bisa saja menyimpang dari ketentuan tersebut. Misalnya, Anda mungkin setuju bahwa surat sederhana saja sudah cukup.
Pertanyaannya apakah undangan melalui email saja sudah cukup. Mayoritas literatur hukum mendukung kemungkinan ini. Dalam kumpulan formulir dan contoh kontrak yang relevan terkadang terdapat klausul yang merekomendasikan pemanggilan melalui email tanpa upaya besar untuk membenarkannya. Ini luar biasa. Terakhir, terdapat juga suara-suara yang berlawanan dalam bidang sastra dan yurisprudensi. Dari sudut pandang kami, penting bagi Pengadilan Federal untuk belum secara tegas mengonfirmasi bahwa panggilan email yang disepakati dalam kontrak perusahaan adalah efektif. Oleh karena itu, situasi hukumnya belum diklarifikasi oleh pengadilan tertinggi.
Selain itu, literatur hukum belum menjelaskan bagaimana, dalam transaksi hukum dengan email sederhana yang tidak bersertifikat, bukti dapat diberikan bahwa email telah diterima dan bahwa penerima benar-benar dapat memperhatikannya. Artinya, jika surat panggilan hanya dikirimkan melalui email, maka belum jelas apakah syarat surat panggilan sebagaimana diuraikan di atas terpenuhi.
Dalam praktiknya, hal ini menimbulkan risiko yang tidak dapat diduga terhadap masyarakat. Rekan yang tidak hadir dalam rapat pemegang saham dapat menggugat keputusan pemegang saham hanya karena pemanggilan tidak disampaikan dengan baik melalui surat tercatat. Resolusi pemegang saham bahkan mungkin tidak sah. Namun, kontestabilitas (atau ketidakabsahan) resolusi pemegang saham dikaitkan dengan ketidakpastian yang besar bagi seluruh pemegang saham.
Sebaliknya, situasi hukum yang tidak menentu memberikan peluang yang mudah bagi setiap pemegang saham yang tidak diwakili dalam rapat pemegang saham untuk mengelak dari keputusan pemegang saham yang tidak menyenangkan hanya dengan argumentasi formal semata.
Demi kepastian hukum dan untuk menghindari perselisihan, oleh karena itu tepat dan penting dilakukan pemanggilan rapat pemegang saham yang efektif secara formal. Oleh karena itu, menurut kami, “peluru perak” adalah undangan gabungan ke rapat pemegang saham terlebih dahulu, baik melalui surat tercatat maupun melalui email. Ini berarti bahwa persyaratan yurisprudensi yang berlaku saat ini terpenuhi dalam hal apa pun. Selain itu, pramuat melalui email memastikan kecepatan yang diinginkan dan waktu persiapan yang lebih lama untuk semua yang terlibat.
Penggunaan video telepon dalam rapat pemegang saham
Berbeda dengan pemanggilan rapat pemegang saham, UU GmbH tidak mengatur mengenai bentuk penyelenggaraan rapat pemegang saham. Artinya, bentuk dan tata cara penyelenggaraan rapat pemegang saham sebagian besar tunduk pada syarat-syarat perjanjian kemitraan. Perjanjian kemitraan juga dapat memuat ketentuan-ketentuan yang mengatur bagaimana rapat pemegang saham dapat diadakan, misalnya melalui video telepon. Oleh karena itu, rapat pemegang saham virtual sangat mungkin dilakukan.
Namun dalam kasus seperti ini timbul pertanyaan bagaimana para peserta rapat pemegang saham, serta pemegang saham yang tidak berpartisipasi, mengetahui isi rapat pemegang saham dan keputusan yang diambil. Dalam kasus klasik rapat pemegang saham, ketua rapat yang telah ditentukan sebelumnya (misalnya masing-masing pemegang saham secara bergiliran) menyiapkan risalah rapat secara tertulis dan meneruskannya melalui pos kepada pemegang saham segera setelah rapat pemegang saham.
Protokol tidak diwajibkan oleh hukum. Namun demikian, bagaimanapun juga, disarankan untuk menciptakan kejelasan tentang hasil rapat pemegang saham dan untuk menghindari kesalahpahaman dan perselisihan di kemudian hari.
Dalam hal rapat pemegang saham virtual, maka diragukan apakah diperbolehkan merekam rapat pemegang saham melalui video telepon, menyimpan file dan menyediakannya kepada para peserta sebagai “risalah rapat virtual”. Pemegang saham kemudian dapat mengakses konten rapat pemegang saham kapan saja. Secara teknis hal itu mungkin terjadi.
Pencatatan tersebut juga diperbolehkan secara hukum jika para peserta telah menyetujui terlebih dahulu prosedur dalam setiap kasus. Tanpa pernyataan persetujuan yang spesifik dan individual, rekaman klasik harus tetap dalam bentuk teks.
Namun bahkan jika semua pemegang saham menyetujui survei tersebut, pertanyaan yang muncul adalah apakah survei tersebut benar-benar mencapai ketertiban dan kejelasan yang diperlukan. Rapat pemegang saham bisa jadi kacau dan emosional. Diragukan apakah rekaman video pertemuan tersebut dapat memberikan kejelasan yang memadai kepada seluruh peserta tentang jalannya dan isi pertemuan.
Kami tetap meyakini bahwa risalah rapat tertulis yang disusun berdasarkan agenda adalah hal yang optimal. Oleh karena itu rekomendasi kami adalah: Cara paling aman adalah menyiapkan risalah rapat secara tertulis dan mengirimkannya melalui pos tercatat kepada seluruh pemegang saham. Selain itu, para pemegang saham tentunya juga dapat membuat rekaman video dan menyajikannya kepada seluruh pemegang saham.
Penutup
Hukum korporasi Jerman belum mengikuti perkembangan teknis. Sekalipun secara teknis memungkinkan untuk menyelenggarakan rapat pemegang saham secara virtual dan opsi tersebut diinginkan, terutama bagi pemegang saham yang tinggal di dalam dan luar negeri, opsi teknis ini berisiko secara hukum.
Namun, itu tidak berarti Anda harus melakukannya tanpa bantuan teknis sepenuhnya. Kami merekomendasikan agar apa yang secara teknis memungkinkan dan apa yang diwajibkan secara hukum dijalankan secara paralel.