Ini adalah situasi yang tidak nyaman bagi kedua belah pihak. Seorang karyawan duduk di hadapan atasannya dan menginginkan gaji lebih. Bos menganggap rekannya tidak pantas mendapatkannya. Atau karyawan tersebut menginginkan peran kepemimpinan yang tidak dipercayai oleh atasannya. Atau dia ingin bekerja paruh waktu, yang tidak mungkin dilakukan atasannya. Atau dia ingin dibayar lembur. Atau mempunyai keinginan lain yang tidak berkenan kepada atasan.

Bagaimana dia harus menanggapi hal itu? Yakinkan karyawan tentang masa depan yang masih jauh, meskipun dia sudah tahu hal itu mungkin tidak akan terjadi? Katakan yang sebenarnya padanya? Atau menawarkan alternatif? Satu hal yang jelas: keputusan seperti itu tidaklah mudah. Atasan menanggung risiko karyawan kehilangan motivasi dan hanya melakukan pekerjaannya sesuai aturan. Atau, seringkali lebih buruk: hilangkan saja.

Di sini pelatih eksekutif memberi tahu kita Bernd Geroppapa yang atasan dapat lakukan untuk memastikan bahwa kedua belah pihak meninggalkan pembicaraan seperti itu dengan kepala tegak.

Bagaimana Anda menyampaikan kabar buruk seperti bos yang baik?

Jika ada hubungan saling percaya antara karyawan dan manajer, percakapan seperti itu tidak menjadi masalah. Adalah tugas manajer untuk menyelesaikan masalah ini terlebih dahulu. Jika sebelumnya Anda telah bertindak adil dan terbuka, mengungkapkan harapan Anda dengan jelas dan dapat dipercaya, maka akan lebih mudah untuk menyampaikan kabar buruk. Namun demikian: Percakapan ini tidak menyenangkan, menyakitkan, itulah sebabnya banyak orang menghindarinya.

Bagaimana cara Anda agar tidak menurunkan motivasi karyawan?

Penting bagi saya untuk menyatakan dengan jelas tentang hal ini: misalnya, mengapa saya tidak ingin karyawan tersebut bekerja paruh waktu? Atau dibayar untuk liburannya? Atau mendapatkan posisi yang lebih bertanggung jawab? Apa alasannya? Saya memikirkan hal ini dengan matang sebelumnya. Jika hubungan selalu adil, karyawan setidaknya akan mendengarkan argumennya. Dia akan memahami alasannya dan menerimanya dari atasannya, meskipun dia tidak harus menyetujuinya. Namun dia akan tahu bahwa bosnya telah memikirkannya dan tidak menolak permintaan itu begitu saja. Inilah perbedaan krusial dalam menyampaikan pesan buruk.

Mari kita perjelas: Apa yang harus dilakukan jika karyawan menginginkan gaji lebih, tetapi tidak ada uang untuk itu?

Lalu saya katakan padanya bahwa itu tidak bisa dilakukan sekarang karena situasi ekonomi tidak memungkinkan.

Bagaimana jika uangnya ada – tetapi atasan menganggap karyawan tersebut tidak pantas mendapat kenaikan gaji?

Saat membahas gaji, pertama-tama saya harus memikirkan berapa banyak karyawan yang saya miliki dan berapa penghasilan mereka. Dan saya harus yakin bahwa uang itu didistribusikan secara adil. Secara teoritis, saya harus bisa mengungkapkan semua gaji dan tidak merasa bersalah. Kemudian saya juga dapat mengambil sikap yang jelas mengenai gaji individu. Jadi saya katakan: Anda mendapat 3000 euro dan ingin 3500 euro? Tidak ada gunanya jika saya bandingkan dengan pasar. Jika ingin mendapat penghasilan lebih, harus lebih banyak manfaatnya bagi perusahaan.

Apa yang harus Anda lakukan jika dua karyawan mempunyai kinerja yang sama tetapi memperoleh jumlah yang berbeda?

Jika dua orang sebanding, mereka berhak mendapatkan hal yang sama. Namun, biasanya ini bukan soal kinerja, tapi soal manfaat yang dibawa seseorang bagi perusahaan. Pencapaian berarti saya sedang mengerjakan sesuatu – apakah itu sesuai dengan tujuannya masih belum jelas. Hal ini sering kali menimpa orang-orang yang datang pada jam tujuh pagi dan pulang pada jam sepuluh malam, namun tetap tidak membawa banyak manfaat bagi perusahaan. Mereka tidak bekerja secara efektif. Namun pertanyaannya adalah: Mengapa saya sebagai pengusaha mempunyai karyawan? Karena mereka membantu saya mencapai tujuan. Saya mengukur seberapa banyak mereka mampu melakukannya. Jadi ketika seseorang mengatakan mereka ingin menghasilkan lebih banyak uang, saya harus bertanya: Berapa banyak manfaat yang Anda berikan kepada perusahaan dibandingkan sebelumnya?

Bisa menyakitkan.

Belum tentu. Misalnya, saya dapat mengatakan: Saya dapat membayangkan Anda dapat memperoleh lebih banyak uang, tetapi kemudian Anda harus menerima tanggung jawab ini atau itu. Maka Anda membawa keuntungan lebih bagi perusahaan jika misalnya Anda mengambil posisi pemimpin grup ini.

Dan bagaimana jika Anda tidak memercayai dia untuk melakukan hal itu?

Sangat penting bagi manajer untuk tidak menghindar dari kata-kata yang jelas. Jadi tidak: Ya, kita harus melihatnya, mungkin dalam enam bulan. Menurut saya itu tidak tepat karena Anda ingin membantu karyawan tersebut berkembang. Atau saya memberinya masukan yang menurut saya dia tidak punya kemampuan memimpin orang lain. Saya bilang: kamu sangat bagus di bidangmu, tapi menurutku kamu tidak bisa memimpin orang lain. Tapi kemudian saya harus membuktikannya dengan contoh nyata.

Saya dapat mengatakan kepada karyawan tersebut: Anda tahu, saya ingin menunjukkan kepada Anda bahwa Anda dapat berkembang ke arah ini. Saya punya proyek khusus di sini dan saya akan membantu Anda melaksanakannya. Setelah waktu tertentu kami akan duduk kembali. Berdasarkan hasil yang Anda tunjukkan di sana, kami akan membicarakannya lagi.

Apa yang Anda lakukan jika Anda tidak ingin memberikan kesempatan ini kepada karyawan tersebut?

Lalu saya akan berkata: Berdasarkan naluri saya, saya tidak yakin Anda bisa mengambil posisi kepemimpinan, bahkan dengan pelatihan. Saya akan memikirkan alternatif lain dan menunjukkan kepadanya peran apa yang bisa dia ambil di mana dia memiliki peluang untuk berkembang lebih jauh dan menghasilkan lebih banyak uang dalam jangka panjang.

Atau saya dapat dengan jujur ​​mengatakan: Maaf, kami adalah perusahaan kecil. Peran kepemimpinan yang ingin Anda miliki sekarang menjadi milik orang lain. Tampaknya tidak ada yang akan berubah dalam dua atau tiga tahun ke depan. Itu sebabnya saya tidak bisa berjanji apa pun, maaf. Kejujuran ini sangat penting. Anda harus memberikan umpan balik secara terbuka tanpa bersikap pribadi. Saya harus mengemas umpan balik yang baik sedemikian rupa sehingga seperti hadiah dan membantu karyawan untuk maju – meskipun negatif. Saya akan membantunya membuat keputusan.

Apakah Anda berani kehilangan karyawan yang baik?

Itu akan buruk, tetapi itu bisa terjadi jika Anda tidak menunjukkan prospek apa pun padanya. Anda akan kehilangan dia: entah dia pergi atau dia menjadi sangat kehilangan motivasi. Jika saya menjanjikan kepadanya sesuatu di masa depan yang tidak dapat saya tepati, karyawan tersebut juga akan menyadarinya – dia tidak bodoh. Hal ini kemudian menghancurkan hubungan tersebut. Saya lebih suka melakukannya sejak awal agar saya adil, dapat diandalkan, dan jujur.

Bagaimana reaksi Anda jika seorang karyawan sudah kehilangan motivasi?

Lalu saya mencari percakapan pribadi dalam suasana tenang. Saya mengatakan bahwa beberapa minggu yang lalu saya melihat karyawan tersebut datang ke kantor dan bersenang-senang. Tapi hanya dari wajahnya, dari suasana hatinya aku merasa ada yang tidak beres. Ditambah lagi, pelanggan sudah mengeluhkan hasilnya. Dan saya bertanya ada apa, ada yang bisa saya bantu. Mungkin ada sesuatu dalam situasi di kantor yang tidak dia sukai, atau mungkin ada alasan pribadi. Jika saya telah membangun hubungan yang baik, saya memiliki peluang dia terbuka.

Dan jika karyawan tersebut kemudian mengkritik atasannya?

Maka saya juga harus menganggapnya sebagai hadiah jika memungkinkan. Ini adalah umpan balik, pandangan luar dari diri saya. Hal ini menjelaskan lebih banyak tentang karyawan dan lingkungannya, tetapi juga bagaimana saya melihatnya. Ini luar biasa. Saya ingin memahami apa yang sedang terjadi tanpa menghakiminya. Seseorang mengambil hati – dan banyak bos akan segera menembak jatuh. Tapi aku berusaha untuk tidak bereaksi. Saya akan berkata: Baguslah Anda mengatakan hal itu kepada saya, saya harus memikirkannya. Saya dapat berbicara lagi dengan karyawan tersebut keesokan harinya tentang hal tersebut, mengucapkan terima kasih atas masukannya, dan menjelaskan perilaku saya. Dan saya memberi tahu dia apa yang saya pelajari darinya.

Foto: Getty Images / Liam Norris