• Pekerja Jerman menghabiskan lebih dari lima jam seminggu untuk apa yang dikenal sebagai “pekerjaan duplikat”.
• Ini adalah hasil penelitian yang disurvei terhadap lebih dari 10.000 karyawan dari Australia, Selandia Baru, Jerman, Jepang, Inggris, dan Amerika Serikat. Dalam hal “pekerjaan duplikat”, Jerman mengalahkan semua negara lain.
• Karyawan Jerman menyebutkan masalah spesifik lainnya yang membatasi produktivitas mereka: 93 persen dari mereka mengatakan bahwa mereka mempunyai terlalu banyak tugas untuk diselesaikan.
• Anda dapat menemukan lebih banyak artikel dari Business Insider di sini.

Anda mungkin pernah melakukannya sebelumnya: mengerjakan tugas dua kali di tempat kerja. Tidak, katamu? Bukankah kamu tidak efisien? Jika ini benar, Anda termasuk minoritas orang Jerman – karena kami adalah juara dunia dalam disiplin yang juga disebut “pekerjaan duplikat”. Rata-rata, karyawan Jerman menghabiskan 240 jam setahun untuk melakukan hal-hal yang pernah dilakukan orang lain sebelumnya. Atau rekan kerja – atau bahkan diri Anda sendiri.

Itu dia Hasil sebuah penelitian atas nama perusahaan perangkat lunak Amerika Asana. 10.223 karyawan dari Australia, Selandia Baru, Jerman, Jepang, Inggris, dan Amerika Serikat disurvei mengenai cara mereka menghabiskan waktu di tempat kerja. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh seluruh peserta: Mereka menghabiskan sebagian besar waktu kerja mereka di kantor; atau setidaknya 50 persen waktunya di depan komputer kantor.

Tim diberi pengarahan dua kali untuk proyek

“Dari semua negara, Jerman adalah negara di mana karyawannya menghabiskan paling banyak waktu untuk melakukan tugas ganda,” kata Robbie O’Connor, kepala Asana untuk Eropa, Timur Tengah, dan Afrika. Rata-rata karyawan Jerman menghabiskan lima jam sembilan menit seminggu untuk “pekerjaan duplikat”. Sebagai perbandingan: Di Jepang, waktu yang diberikan hanya kurang dari tiga jam seminggu, sementara di Inggris, waktu tersebut hampir sama dengan Jerman dengan waktu lima jam lima menit.

Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan “pekerjaan duplikat”? “Misalnya, karyawan sering kali membuat jadwal duplikat untuk suatu proyek. Atau seluruh tim diberi informasi dua kali untuk proyek tertentu karena tidak ada satu rekan pun yang hadir pada kali pertama,” jelas Robbie O’Connor. Contoh lain: “Seorang karyawan sedang mencari informasi spesifik. Orang lain telah menelitinya sebelumnya, namun belum menyediakannya untuk semua orang di mana pun.”

Baca juga: Pria Lebih Sering Sabotase Rekan Kerjanya Dibanding Wanita – Karena Salah Menilai Sesuatu

Namun sebelum pekerjaan ganda ada hal lain – dalam penelitian fenomena ini disebut “work over work”. “60 persen dari seluruh waktu responden dihabiskan untuk pekerjaan yang tidak terkait langsung dengan suatu proyek atau tugas,” jelas O’Connor. Lebih tepatnya, ini berarti: menghadiri rapat, mencari informasi atau dokumen tertentu, membagikan tugas, menetapkan prioritas, menjawab email dan pesan dari layanan messenger lainnya. Saat melakukan semua hal ini, Anda tidak mengerjakan proyek itu sendiri, melainkan “mengelilinginya”.

Di sinilah sebagian besar duplikasi terjadi: dua rekan kerja melakukan hal yang sama secara independen satu sama lain. “Ketika tim bekerja relatif terisolasi satu sama lain, sering kali tidak jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan,” jelas Robbie O’Connor tentang masalahnya. Dan Jerman mempunyai kendala khusus lainnya: mereka mempunyai terlalu banyak pekerjaan. Setidaknya begitulah cara mereka melihatnya. “93 persen warga Jerman mengatakan bahwa kemajuan mereka tidak secepat yang seharusnya karena mereka mempunyai terlalu banyak tugas,” kata O’Connor. Dan 81 persen mengatakan mereka lebih lambat dari yang direncanakan karena proses di perusahaan mereka tidak efisien.

Tim ibarat pulau yang membutuhkan jembatan

“Masalah besarnya adalah tim di seluruh dunia sering kali beroperasi seperti pulau kecil,” kata Robbie O’Connor. Dibutuhkan jembatan antar pulau-pulau tersebut, yakni komunikasi. “Hal ini kemudian akan menjadi jelas, misalnya, siapa yang bertanggung jawab atas apa, siapa yang harus membuat informasi dapat diakses oleh siapa, dan kapan suatu tugas tertentu harus diselesaikan.” Otomatisasi akan sangat membantu perusahaan mana pun yang ingin mencapai tujuan ini. O’Connor yakin akan hal itu. “Sistem manajemen kantor yang secara otomatis memberikan tugas kepada anggota tim yang tepat, yang berisi templat untuk tugas tertentu dan yang menyimpan dokumen dan informasi yang relevan dapat meningkatkan produktivitas. “Mereka akan membuat hidup lebih mudah bagi semua orang yang terlibat,” katanya.

Sampai hal itu terjadi, kami orang Jerman mungkin akan menghabiskan banyak waktu untuk hal-hal yang sebenarnya sudah dilakukan. Setidaknya persepsi diri kita tidak terlalu terpengaruh: orang Jerman merasa produktif dalam 71 persen jam kerja mereka. Orang Jepang – yang menurut penelitian, menghabiskan waktu paling sedikit untuk menyelesaikan tugas dua kali – hanya dapat mengklaim ini untuk 54 persen waktu kerja mereka.