Flickr / David GoehringAnda mengirim email dan masih belum menerima balasan. Anda bertanya-tanya mengapa demikian.

Mungkin penerimanya belum sempat merespons. Mungkin email Anda ditulis dengan tidak jelas.

Di kampus atau di tempat kerja, tidak ada yang memberi tahu kita cara menulis email yang baik. Hasilnya: Banyak pesan kami tidak terjawab.

Dengan trik sederhana dari rekan-rekan kami di Sedang Email Anda akan jauh lebih baik. Penerima Anda menghemat waktu membaca dan Anda meningkatkan kemungkinan tanggapan. Anda dapat meningkatkan karier Anda, terutama dalam hal lamaran.

1. Subjek harus menunjukkan alasan Anda mengirim email

Sebagai subjek saja tidak cukup: “Lamaran untuk posisi XY”. Dengan email seperti itu, manajer SDM sudah mengetahui bahwa Anda melamar.

Ada baiknya jika Anda menulis misalnya “Analis Sukses – Nama Depan Terakhir”. Hal ini memudahkan manajer HR untuk menetapkan email dan membuat mereka penasaran. Plus: Anda sedikit mengiklankan diri Anda sendiri.

2. Langsung ke inti kalimat pertama

Flickr/Chirantan PatnaikBeginilah email sebenarnya dimulai: “Saya melamar sebagai manajer junior di bidang logistik, karena pengalaman dua tahun saya di bidang logistik di Aldi membuat saya memenuhi syarat untuk perusahaan Anda.” Rincian lebih lanjut terdapat pada paragraf berikut.

Harap dicatat bahwa penerima Anda akan sering menerima email di layar kecil. Oleh karena itu, Anda harus memudahkan dia membaca dan memahami pesan tersebut – bahkan saat dia sedang bepergian.

3. Gunakan angka atau huruf untuk menjumlahkan

Bagilah konten Anda menjadi beberapa poin dan gunakan daftar seperti

a) b) c)

atau

1) 2) 3).

Hal ini memudahkan penerima untuk merespons.

4. Tandai kata-kata tebal yang ingin Anda tekankan

Kata-kata yang dicetak tebal dapat membantu membuat email lebih mudah dipahami. Namun, Anda harus menggunakan opsi ini dengan hemat.

5. Singkat saja

Kurang itu lebih. Ini juga berlaku untuk email. Anda harus menghapus setiap kata yang tidak diperlukan. Yang terbaik adalah melihat teks Anda lagi di bagian akhir.

Anda tidak boleh menulis seperti ini:

“Saya adalah seorang profesional penjualan pemenang penghargaan yang telah menunjukkan dalam banyak kesempatan kemampuan untuk meningkatkan penjualan secara signifikan ke akun-akun utama di bidang saya dan meningkatkan pendapatan setiap tahunnya.”

Akan lebih mudah untuk membaca, “Saya meningkatkan pendapatan perusahaan sebesar 70 persen.”

6. Hati-hati dengan dokumen terlampir

Anda harus menghindari lampiran email, seperti resume Anda. Alasannya: Dokumen PDF atau Word dapat dengan cepat memasukkan pesan Anda ke folder spam.

Lebih baik unggah resume Anda ke Dropbox atau Google Drive dan salin tautan ke email. Dengan cara ini, pesan Anda dijamin sampai di kotak masuk Anda dan lebih mudah dibuka oleh penerima.

7. Jelaskan permintaan Anda

Desain Digital VFS / Flickr

Tuliskan apa yang Anda harapkan dari orang lain setepat mungkin.

Jangan menggunakan kata-kata yang tidak jelas karena dapat membingungkan. Kabar baik mungkin terlihat seperti ini:

“Bisakah Anda mengkonfirmasi janji temu kita pada hari Selasa 6 April jam 2 siang?”

Anda juga harus sangat jelas tentang tindakan apa yang akan Anda ambil. Anda dapat merumuskannya seperti ini:

“Saya berbicara dengan Christin dan dia meminta bukti kerja lebih lanjut. Saya akan mengirimkan bukti kepadanya paling lambat hari Rabu pukul 16.00.”

Jika Anda mengikuti trik ini dan masih tidak mendapat tanggapan, kemungkinan besar penerima Anda tidak punya waktu.