Proyek ada dimana-mana. Semua orang berhasil dan menyadari: Sayangnya, topik ini tidak semudah kedengarannya. Beberapa peraturan.
teori dan praktek
Manajemen proyek adalah topik yang paling diremehkan, setelah komunikasi dan manajemen konflik. Mewujudkan proyek hanyalah bagian dari kehidupan sehari-hari, baik profesional maupun pribadi, sehingga sering kali diasumsikan bahwa Anda bisa melakukannya – seperti halnya berkomunikasi atau menangani konflik. Jika ini benar, mengapa masih banyak kesalahpahaman dan perselisihan? Dan yang paling penting, mengapa semua orang mengetahui setidaknya satu contoh proyek yang dikelola dengan buruk? Sederhananya: Ada kesenjangan besar antara teori dan praktik.
Apa sebenarnya proyek itu?
Secara teoritis, kita mengetahui landasan terpenting dari manajemen proyek yang sukses, namun menerapkannya seringkali jauh lebih sulit dari yang diharapkan. Enam persyaratan harus dipenuhi untuk mendefinisikan suatu proyek:
- Batas waktu
- Unik dan baru
- Kompleks
- Seringkali dengan banyak orang/departemen
- Berisiko
- Sasaran
Pengelolaan poin-poin individual ini membentuk istilah manajemen proyek. Dengan menggunakan contoh praktis yang konkrit, hal ini berarti: Seorang pemula berencana untuk pindah ke tempat usaha untuk pertama kalinya dan perpindahan tersebut harus dilakukan dalam dua minggu pertama bulan Desember (1). Ini adalah tempat baru (2.) dan persyaratan untuk pendiri usaha, pembantu pindahan, dan pengrajinnya (4.) rumit (3.) Jika rencana proyek gagal, pembukaannya tertunda (5.) dan tujuan yang dinyatakan , Perayaan pembukaan pada tanggal 18 (6) Desember tidak akan tercapai.
Tujuannya : harus SMART
Saat Anda mulai menyiapkan sebuah proyek, Anda terlebih dahulu menentukan tujuan yang dinyatakan. Akan sangat membantu jika menggunakan rumus SMART sejak awal.
S – Secara khusus
M – Terukur
SEBUAH – Terima
R – Realistis
T – Dapat dijadwalkan
Setiap huruf harus dicakup ketika merumuskan tujuan. Untuk pembukaan tempat usaha baru, hal ini berarti, misalnya, bahwa tujuan yang telah dicanangkan – pembukaan toko pada tanggal 18 Desember – didukung dan oleh karena itu tidak hanya diterima oleh pendiri usaha baru, tetapi juga oleh para pengrajin yang merenovasi tempat tersebut. . Setelah sasaran SMART ditentukan, Anda beralih ke proses individual.
Fase manajemen proyek
Tahap pertama adalah inisialisasi, dimana perintah proyek dirumuskan dan dikeluarkan. Selama fase perencanaan, pencapaian, sumber daya, dan tanggal ditentukan dan rencana proyek terperinci dibuat. Selama implementasi, sub-tujuan proyek tercapai atau disesuaikan dan proyek kemudian diselesaikan. Seluruh proses dibangun di atas dua fondasi: kontrol, yang berfungsi sebagai alat transparansi dan pemantauan, dan komunikasi sebagai jaminan transparansi proyek secara internal dan eksternal.
Begitu banyak teori – transfer ke praktik
Seperti yang sering terjadi, masalah ada pada detailnya. Karena kesalahan pada setiap komponen, sekecil apapun, akan mengakibatkan keterlambatan dan, yang paling parah, kegagalan proyek. Hal ini hanya dapat dicegah melalui transparansi dan perencanaan.
Bahkan sebelum inisialisasi, penting untuk melibatkan dan melibatkan semua orang. Jika semua orang merumuskan tujuan SMART bersama-sama, tingkat transparansi yang tinggi akan terjamin sejak awal dan semua orang yang terlibat akan berupaya mencapai tujuan yang sama.
Dinding tanah harus direncanakan dan dibangun dengan kokoh. Oleh karena itu penting untuk menunjuk manajer khusus untuk bidang komunikasi dan pengendalian. Hal ini menciptakan transparansi yang diperlukan dan melatih rasa tanggung jawab. Selama implementasi, para manajer ini memastikan kepatuhan terhadap pencapaian dan memandu proyek hingga selesai dengan aman. Ini juga berarti dokumentasi yang baik dan memastikan hasil.
Komunikasi yang jelas membantu proyek yang kompleks
Manajemen proyek adalah subjek yang kompleks. Kepatuhan terhadap masing-masing unsur penyusun khususnya mempunyai kendala tersendiri. Hal baiknya adalah struktur dasarnya tidak berubah dan oleh karena itu manajemen proyek dapat dipelajari seperti sebuah bahasa. Itu sebabnya Anda juga harus menggunakan manajemen proyek. Memiliki pengetahuan pasif saja tidak cukup, yang penting adalah mengaktifkannya dan yang terpenting mempraktikkannya.
Mengelola proyek pada akhirnya merupakan tantangan komunikasi dan strategi. Anda tentu dapat bekerja dengan solusi perangkat lunak seperti MS Project untuk membuat tugas, namun pengalaman menunjukkan bahwa tantangan di bidang ini tidak terletak pada aplikasi perangkat lunak, namun pada komunikasi antarpribadi. Lembar Excel tidak membantu, hanya komunikasi yang jelas, subtugas terstruktur, umpan balik rutin, dan kritik yang membangun.