Memberhentikan karyawan – hampir tidak ada yang lebih sulit bagi manajer. Tantangan apa yang ditimbulkan oleh diskusi pemisahan dan pertanyaan apa yang harus Anda persiapkan.
Artikel tamu oleh Dagmar Walker, yang bekerja sebagai pelatih pemutusan hubungan kerja wiraswasta. Pada tanggal 27 Januari 2015, Dagmar Walker akan mengadakan seminar scene startup bertajuk “Melakukan Percakapan Putus Secara Profesional”.
Memecat karyawan – tugas yang menakutkan
Bekerja sama, menyaksikan bisnis Anda tumbuh dengan penuh semangat, menyambut kolega dan klien baru: bekerja dengan bakat seorang pendiri adalah hal yang intensif dan memotivasi. Memilih orang-orang baik untuk jajaran kita sendiri menjadi sulit. Namun demikian, bahkan startup internet pun mencapai puncaknya setelah beberapa saat. Pekerjaan yang menakutkan menanti para manajer: mereka harus memecat karyawan.
Ada berbagai alasan untuk itu. Misalnya, kinerja seorang karyawan tidak lagi baik, kecepatan dan keandalannya menurun, namun menurut undang-undang ketenagakerjaan, mereka melakukan pekerjaannya dengan sempurna. Chemistry dengan karyawan lain tidak benar dan selalu ada perselisihan yang mempengaruhi seluruh tim. Dalam kasus lain, lapangan pekerjaan harus dikurangi dan pengawasan sosial mengharuskan pemecatan seorang yang berkinerja terbaik. Tapi itulah yang ingin Anda pertahankan.
Bagaimana cara seorang pengemudi berpisah dengan cepat dan damai? Bisakah hal seperti itu dilakukan tanpa merusak suasana hati secara permanen? Apa pun masalahnya: kemampuan mengelola pemisahan merupakan faktor kunci bagi budaya perusahaan yang baik! Fokusnya adalah pada percakapan perpisahan yang dilakukan dengan baik sebagai tantangan terbesar, karena perpisahan selalu berjalan berputar-putar dan tidak membuat siapa pun merasa kedinginan. Tidak mengherankan bahwa, menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Universitas Hamburg, 45 persen dari seluruh perusahaan telah melatih spesialis dan manajer SDM mereka dalam diskusi pemisahan profesional.
Persiapan yang matang sangatlah penting
Di banyak perusahaan, manajer mendelegasikan pembicaraan pemutusan hubungan kerja kepada rekan kerja di departemen sumber daya manusia – karena rasa malu dan kurang pengalaman. Pemula dapat melakukannya dengan lebih baik sejak awal: Manajer harus mempersiapkan dan menyusun percakapan secara intensif (lihat poin 1 hingga 5) – karena ada kendala.
Yang pertama mungkin adalah pengumuman diskusi pemisahan. Setelah karyawan mengetahui melalui telepon, telepon, atau email bahwa akan ada percakapan, keaslian adalah prioritas utama. Jika dia bertanya tentang pokok pembicaraan, dia berhak mendapat jawaban jujur. Subjek email yang salah, seperti “diskusi umpan balik”, hanya akan menyesatkan dan mengganggu karyawan jika tidak perlu. Biasanya, sulit untuk mencegah karyawan tersebut mencurigai atau bahkan mengetahui isi pembicaraan saat pengumuman tersebut dibuat.
1. Siapa yang berpartisipasi dalam percakapan tersebut?
Idealnya, manajer langsung melakukan diskusi pemisahan bersama dengan perwakilan departemen sumber daya manusia. Seorang manajer yang mempunyai pengalaman dalam diskusi pemisahan juga dapat melakukan diskusi sendiri. Namun, kehadiran karyawan dari departemen HR seringkali terbukti bermanfaat: Setelah berbincang, akan lebih mudah untuk melakukan refleksi bersama tentang apa yang penting dalam situasi tertentu sehingga kesepakatan dapat dicapai dengan karyawan tersebut. Jika departemen SDM sama sekali tidak terlibat dalam percakapan, maka hal ini akan jauh lebih sulit.
2. Siapa yang menyampaikan pesan perpisahan?
Merupakan tugas inti dari manajer itu sendiri untuk memberikan pemberitahuan penghentian. Dia tidak boleh menyerahkan posisi ini kepada departemen sumber daya manusia: diskusi pesangon selalu menjadi tugas manajemen. Apa yang harus dipikirkan seorang karyawan jika atasannya, yang sudah lama bekerja sama dengannya, mengirim orang lain ke depan dalam situasi ini? Jika ada dewan kerja di perusahaan, mungkin masuk akal untuk memberi tahu mereka secara rahasia terlebih dahulu tentang diskusi yang akan datang – mereka mungkin juga akan berpartisipasi. Jika tidak ada dewan pekerja, pemberitahuan tertulis tentang penghentian harus ditandatangani oleh perwakilan perusahaan yang berwenang.
3. Kapan percakapan tersebut dilakukan?
Waktu memainkan peran yang lebih besar daripada yang diterima secara umum. Hari Jumat tidak boleh dipilih untuk percakapan penting. Karyawan tersebut masih memiliki kesempatan untuk meminta nasihat eksternal. Hal ini biasanya hampir tidak mungkin dilakukan pada hari Jumat, apalagi jika percakapan dilakukan pada sore hari. Hari dan waktu yang tepat juga harus dikoordinasikan dengan tawaran pertemuan tindak lanjut jangka pendek yang sering ditawarkan manajer kepada karyawannya. Jadi pagi atau pertengahan pagi adalah yang terbaik. Penting juga untuk memiliki pengetahuan yang tepat tentang data umum: seorang karyawan tidak boleh diberhentikan pada hari ulang tahunnya atau hari jadi perusahaan.
Apresiasi tercermin dalam pilihan tanggal: Pengakhiran harus diberikan sedini mungkin, bukan sebelum akhir periode pemberitahuan ketika keputusan bisnis dibuat. Dalam kasus-kasus individual, mungkin ada alasan untuk mengadakan diskusi pemisahan sebelum tanggal pengakhiran. Namun hal tersebut jarang terjadi.
4. Dimanakah percakapan tersebut berlangsung?
Kantor atasan langsung paling cocok – asalkan bukan ruangan kaca. Kebijaksanaan terhadap orang-orang di sekitar Anda penting dalam situasi ini, jadi disarankan untuk menggunakan tempat yang terlindungi. Di sini, orang yang diwawancarai tidak boleh duduk di meja, tetapi di meja bundar. Tisu dan segelas air harusnya berguna. Suasana percakapan yang tenang sangat penting – sering kali telepon berdering di tengah percakapan atau percakapan terputus karena alasan lain. Hal ini tidak terlalu menghargai dan oleh karena itu sama sekali tidak boleh dilakukan.
5. Berapa lama percakapan tersebut berlangsung?
Antara sepuluh dan 15 menit, tidak lebih. Kuncinya adalah mengatur janji tindak lanjut yang spesifik di mana segala hal lainnya dapat didiskusikan. Karyawan harus memberikan informasi tentang kapan mereka merasa dapat mengklarifikasi permasalahan lebih lanjut dan, jika perlu, kapan mereka telah menerima nasihat hukum atau membentuk pendapat mereka sendiri.
Tantangan lebih lanjut dari percakapan perpisahan setinggi mata
- Pesan penting: Hal ini harus selalu disampaikan dalam lima kalimat pertama percakapan. Kedengarannya mudah, tapi sebenarnya tidak.
- Alasan pemisahan: Seorang manajer harus siap menghadapi pertanyaan “Mengapa saya?” Sebuah subjek sentral dan sulit.
- Mengatasi emosi karyawan.
- Syarat pemberangkatan dan tata cara selanjutnya (pelepasan, serah terima, komunikasi kepada tim, perpisahan).
Menginvestasikan waktu dan uang dalam budaya pemisahan yang baik adalah hal yang bermanfaat. Yang tak kalah pentingnya, percakapan dengan pijakan yang setara adalah lebih dari separuh perjuangan dalam mencapai kesepakatan damai dengan karyawan. Yang terakhir, reputasi Anda sendiri adalah kunci manajemen talenta yang baik: Jika Anda ingin memiliki dan mempertahankan staf yang baik, Anda harus memperlakukan mereka dengan hormat sampai akhir dan membuat mereka merasakan penghargaan Anda. Hal ini juga membuat pemberi kerja menarik di mata dunia luar. Selain itu, dunia startup sering kali lebih mudah dikelola daripada yang diharapkan. Anda selalu bertemu dua kali – bahkan dalam kehidupan kerja Anda.