Setelah Anda digital, apakah Anda berhasil? Ini tidak mudah. Bagaimana perusahaan dapat terus berinovasi dalam proses, metode kerja, dan model bisnisnya.
Lars Janzik adalah CEO Vertical Media, penerbit digital di balik Gründerszene.
Transformasi digital bukan lagi topik yang trendi. Dan ini bukan sekedar fase pengembangan khusus sebuah perusahaan. Transformasi digital, atau lebih tepatnya: memahami perubahan organisasi dan teknologi yang menyertainya, telah menjadi persyaratan yang sangat diperlukan bagi perusahaan untuk menjadi dan tetap siap menghadapi masa depan.
Transformasi digital tidak boleh hanya dipahami sebagai langkah dari proses analog, metode kerja dan model bisnis menuju struktur digital. Hal ini terkadang juga merupakan perubahan radikal terhadap struktur yang sudah mapan – sebuah siklus yang berulang, bukan proses yang terjadi sekali dan selesai. Hal ini juga berdampak pada perusahaan yang memulai dengan model bisnis digital murni. Terutama setelah fase pertumbuhan, mereka juga diharapkan mempertanyakan diri mereka sendiri – dan, jika perlu, bertransformasi.
Kemampuan mengantisipasi perkembangan disruptif dan menciptakan produk atau layanan alternatif baru sejak dini pada akhirnya menentukan keberhasilan jangka panjang suatu perusahaan. Prasyaratnya adalah dengan secara sadar menempatkan pengguna atau pelanggan sebagai pusat visi dan strategi perusahaan. Ada sembilan tugas yang harus dikuasai. Mereka merujuk pada tiga elemen: orang, organisasi, dan alat.
1. Membangun pola pikir bersama (“Joint Mindset”)
Kunci untuk memulai perubahan adalah pertama-tama menciptakan kesadaran bersama bahwa langkah ini bermakna dan perlu. Idealnya, hal ini terjadi secara paralel dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Visi perusahaan dan produk seharusnya sudah memuat sinyal perubahan. Hal ini pada gilirannya memerlukan manajemen puncak yang mendorong dan memberikan contoh ide ini dalam organisasi. Visi sebenarnya dibalik perubahan tersebut harus dikomunikasikan dan dijelaskan sesering mungkin di berbagai tingkatan dalam perusahaan. Hanya dengan cara inilah ia akan terwujud dalam cara berpikir yang umum.
2. Terus mengembangkan kemampuan tim
Agar perusahaan dapat berkembang lebih jauh, penting untuk terus mengembangkan keterampilan tim. Hal ini memerlukan pelatihan dan pembinaan terhadap tim yang sudah ada – namun juga karyawan baru dengan keterampilan baru atau yang saling melengkapi. Meskipun sulit untuk melakukan penyeimbangan untuk mengidentifikasi topik-topik yang relevan dan menerapkan pengembangan lebih lanjut secara paralel dengan bisnis sehari-hari, inisiatif seperti itu mengirimkan sinyal perubahan yang positif karena karyawan menyadari bahwa mereka adalah bagian dari apa yang terjadi. Pada saat yang sama, menjadi jelas juga karyawan mana yang menolak perubahan tersebut atau melihatnya sebagai ancaman.
3. Bangun kepercayaan di semua antarmuka yang terlibat
Di satu sisi, kepercayaan merupakan prasyarat bagi terlaksananya perubahan secara berkelanjutan di perusahaan. Di sisi lain, hal ini juga merupakan hasil dari pendekatan yang transparan. Semakin banyak cara berpikir umum yang sudah diterapkan dalam perusahaan, semakin mendalam hal tersebut. Kepercayaan diperlukan di segala bidang, mulai dari manajemen hingga tim dan antar tim itu sendiri serta dalam manajemen dan seluruh organisasi. Tugas empat dan lima berikut mendukung kepercayaan dalam arah yang berbeda.
4. Mengalihkan tanggung jawab pengambilan keputusan kepada tim (“pemberdayaan”)
Kepercayaan manajemen terhadap tim diwujudkan dalam apa yang disebut “pemberdayaan”: Area tanggung jawab tim harus didefinisikan dengan jelas dan tim harus memiliki kebebasan untuk mengambil keputusan dalam area tersebut. Manajemen berperan dalam menetapkan kerangka kerja: menetapkan tujuan strategis serta kondisi analitis dan organisasi sehingga tim dapat membuat keputusan dan prioritas yang dapat dipahami.
5. Menciptakan dan menghayati budaya terbuka dan tangkas
Scrum dan Kanban adalah model kerangka tangkas yang digunakan terutama dalam pengembangan perangkat lunak. Hal ini didasarkan pada proses perbaikan empiris dengan unsur transparansi, tinjauan dan adaptasi. Namun, gagasan tentang budaya tangkas jauh melampaui Scrum dan banyak aspek juga dapat digunakan di luar pengembangan perangkat lunak di bagian lain perusahaan. Perubahan yang berkelanjutan merupakan bagian dari budaya agile seperti halnya komitmen terhadap komunikasi yang transparan dan terbuka di dalam dan di antara seluruh bagian organisasi. Menghadapi kesalahan dan kegagalan juga merupakan bagian dari budaya tangkas. Tim operasi tidak boleh takut melakukan kesalahan dan harus melihat kegagalan sebagai bagian integral dari proses pembelajaran dan perbaikan. Yang terakhir ini tentu saja juga harus dilakukan dengan penggunaan sumber daya yang dapat dikelola dalam interval waktu sesingkat mungkin: Jika Anda gagal, hal itu harus terjadi dengan cepat dan memiliki efek pembelajaran setinggi mungkin. Budaya tangkas juga tercermin dalam kebebasan individu dalam mendesain dalam pekerjaan sehari-hari: jam kerja yang fleksibel, kantor rumah opsional, dan kebebasan untuk mengatur tim adalah contohnya.
Gambar: Epoksi / Gettyimages
6. Menetapkan proses analitis dalam pengambilan keputusan
Dasar pengambilan keputusan dan seberapa transparan keputusan tersebut dibenarkan dan dikomunikasikan juga menentukan bagian dari budaya perusahaan. Keputusan mengenai produk atau penawaran tidak boleh berasal dari perasaan individu atau hasil proses pemungutan suara yang demokratis. Idealnya, keputusan dibuat dan dibenarkan berdasarkan data dan proses analisis yang telah ditetapkan. Hal ini memerlukan alat yang tepat seperti teknologi pelacakan, pengujian dan analisis atau laporan pasar. Tentu saja, pendekatan seperti itu tidak melindungi terhadap keputusan yang salah atau kegagalan – pertanyaan yang tepat harus diajukan dan database harus benar. Namun setidaknya hal itu dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan. Selain itu, selalu ada keputusan-keputusan strategis yang tidak dapat sepenuhnya dibenarkan oleh data. Hal ini kemudian harus sejalan dengan visi dan tujuan perusahaan.
7. Gunakan pengujian pengguna untuk perbaikan berkelanjutan
Pengujian pengguna adalah alat kuantitatif penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan analitis. Bahkan pengujian A/B yang sederhana pun dapat menghasilkan peningkatan konversi yang signifikan, misalnya dalam proses pembelian atau saat pendaftaran. Idealnya, hal ini berdampak langsung pada penjualan. Seperti halnya pengembangan proses analitis, skenario pengujian yang didefinisikan dengan jelas dan diuji merupakan prasyarat untuk hasil pengujian yang valid.
8. Jadikan kelompok sasaran lebih nyata dengan persona
Persona adalah orang-orang fiksi yang mewakili pengguna biasa dari kelompok sasaran tertentu perusahaan. Persona harus menggambarkan karakteristik dan perilaku paling penting dari kelompok sub-target yang ditentukan. Jadi Anda bekerja dengan nama, usia tertentu, pekerjaan, gaji, dan hobi untuk memberikan gambaran yang paling akurat. Hal ini membantu karyawan berempati dengan kelompok sasaran dan mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan mereka.
9. Kerjasama, penyebaran pengetahuan dan tanggung jawab bersama
Cara tim dan departemen perusahaan bekerja sama menentukan inti dari budaya agile. Hal ini juga merupakan hasil dari “pemberdayaan” tim yang diterapkan secara konsisten, kepercayaan yang hidup di seluruh organisasi, dan cara berpikir bersama yang mapan. Kolaborasi setinggi mata bukanlah hal yang lumrah, bahkan dalam organisasi digital. Anda sering menemukan mentalitas silo yang jelas dan cara kerja di mana kepentingan departemen lebih dihargai daripada kepentingan umum perusahaan. Kolaborasi dapat dicapai dengan baik terutama dalam tim lintas fungsi yang anggotanya berasal dari departemen berbeda. Hal ini membantu mengurangi bias antar departemen dan mendukung pembentukan cara berpikir yang sama. Menjadi bagian dari departemen tertentu menjadi kurang penting.
Kesembilan tugas yang disebutkan semuanya saling berhubungan dan saling membangun. Pada akhirnya, hal ini idealnya membuat karyawan lebih senang bekerja bersama setiap hari, yang berdampak nyata pada laba. Kesembilan tugas tersebut tidak mengklaim mencakup semua parameter untuk keberhasilan transformasi digital. Sebaliknya, laporan-laporan tersebut merangkum pengalaman dari berbagai perusahaan dan dimaksudkan sebagai inspirasi dan orientasi untuk mendukung tantangan transformasi digital yang sedang berlangsung.