Kertas, kartrid tinta, dan listrik: Banyak perusahaan meremehkan jumlah uang yang sebenarnya diinvestasikan pada printer. Kiat-kiat praktis ini akan membantu mengurangi biaya.
Printer yang salah sangat merugikan perusahaan
Di sini ada folder presentasi, di sana pamflet, di sana kontrak: Ratusan halaman dicetak setiap hari di setiap perusahaan – bahkan di zaman digital. Namun, yang diremehkan banyak orang ketika berbicara tentang printer kantor klasik adalah biayanya. Selain kertas dan kartrid tinta, banyak model juga mengonsumsi banyak listrik. Selain itu, printer sering kali tidak hanya menghabiskan uang, tetapi juga waktu – yang berarti biaya tambahan bagi perusahaan. Namun lingkaran setan ini dapat diputus dengan beberapa tips sederhana.
Anda juga dapat menghemat waktu dan uang saat mencetak. Anda dapat mengetahui cara kerjanya di sini!
7 tips praktis untuk menghemat biaya secara berkelanjutan saat Anda mencetak
#1: Printer terbaik tidak harus yang termahal
Jika printer rusak di kantor, penderitaan yang dialami karyawan dan manajer sangat besar. Ada yang tidak bisa lagi memegang dokumen penting hitam putih, ada pula yang harus berjuang mencari alternatif. Jadi diperlukan perbaikan cepat! Namun penelitian sangat berguna dalam kasus printer yang luar biasa ini – lagipula, investasi yang salah dapat menyebabkan rekan kerja stres dan biaya tinggi.
Dalam situasi apa pun perusahaan tidak boleh membeli perangkat pertama dan mungkin termahal. Pesawat terbang berteknologi tinggi, yang bahkan membuat kopi tetapi hanya dapat dioperasikan oleh spesialis terlatih NASA, seringkali mubazir. Sebaliknya, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan mereka sendiri: Seberapa sering mereka mencetak? Apakah cetakan internal atau eksternal diperlukan? Berapa banyak karyawan yang memiliki akses ke printer? Dan bagaimana cara mendapatkan semua ini sekaligus menghemat biaya pencetakan dan listrik? Dalam skenario terbaik Kemudian carilah printer yang mencetak dengan cepat dan ekonomis – serta disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
#2: Perhatikan konsumsi energi saat Anda membeli
Mencetak sudah menjadi hal biasa seperti membuat kopi. Dan inilah tepatnya mengapa kita cepat lupa bahwa setiap halaman yang dicetak, disalin, atau dipindai memerlukan biaya. Pertama adalah biaya listrik yang dikeluarkan pada setiap tindakan. Oleh karena itu, lebih penting lagi untuk membeli printer yang mati saat tidak digunakan dan hanya menyala kembali saat pekerjaan baru dimulai. Dalam mode hemat daya, biasanya tidak memerlukan energi tambahan.
Selain biaya listrik, perusahaan juga harus selalu mengetahui biaya konsumsinya. Mereka biasanya dikutip oleh produsen dalam harga per halaman dan memberikan dasar yang baik untuk perbandingan. Beberapa printer telah menghemat hingga 50 persen biaya konsumsi per lembar dan harga cetakan hitam putih dan warna sama – hal ini sangat mengurangi biaya pencetakan dalam jangka panjang.
#3: Gunakan tinta seefisien mungkin
Pencetakan skala abu-abu lebih murah daripada pencetakan berwarna? Sama sekali tidak! Karena dengan skala abu-abu, semua warna tercampur begitu saja. Mengubah cetakan berwarna menjadi skala abu-abu jauh lebih mahal daripada yang diperkirakan banyak orang. Namun peretasan lain juga dapat digunakan untuk menghemat tinta dengan mudah: Saat mencetak secara internal, font yang berbeda dapat membuat perbedaan besar. Di sebagian besar program, Arial sudah ditetapkan sebagai font default. Namun font yang tebal dan rata menggunakan banyak warna. Sebaliknya, tipe serif yang lebih tipis, seperti keluarga font Times klasik, menggunakan tinta hingga 30 persen lebih sedikit. Jika ukuran font kemudian diperkecil sedikit, ini juga menghemat tinta dan kertas.
Catatan juga dapat dicetak dalam mode simpan atau draf. Lebih sedikit warna yang digunakan di sini dan fontnya masih mudah dibaca. Jika Anda tidak menginginkannya, Anda dapat pergi ke mis Layanan pengiriman tinta Tinta Instan dari HP kambuh Di sini, jarang sekali printer dengan permintaan tinggi atau volume tinggi menerima toner baru dalam format layanan pengiriman sebelum kartrid lama habis. Tarif dapat berubah kapan saja dan kartridnya juga sama murahnya untuk pencetakan berwarna dan hitam putih.
#4: Hemat kertas dengan pencetakan dua sisi
Pencetakan dua sisi tentu saja menarik bagi semua orang dan terus menjadi salah satu cara paling efektif untuk meminimalkan biaya kertas. Cukup centang kotak yang sesuai di pengaturan dan hemat setengah kertas. Trik lain yang efektif dan sederhana adalah dengan menentukan area pencetakan. Ini juga dapat dilakukan dari pencetakan ke pencetakan dalam pengaturan. Beralih saja ke format lanskap – terutama dengan tabel Excel – biasanya cukup untuk menampilkan lebih banyak konten dalam satu halaman. Namun dengan file teks pun, area cetak dapat diperbesar atau diperkecil dengan cepat sehingga menghasilkan hasil cetak yang optimal.
#5: Fokus pada fungsionalitas
Tentu saja, printer tidak harus mampu melakukan semuanya. Namun hal ini seharusnya membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih mudah dan bukannya semakin sulit. Pindai file lalu cari di komputer untuk kemudian diunggah ke Drive atau layanan cloud lainnya – sayangnya, seperti inilah kehidupan sehari-hari banyak karyawan. Printer pintar, misalnya dari Seri HP OfficeJet Protidak hanya mencetak 50 persen lebih cepat dibandingkan perangkat pesaing sebanding. Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengontrol dengan mudah dan mudah apakah pemindaian dikirim ke layanan cloud, komputer, atau langsung melalui email. Semua dokumen juga dapat diatur dalam perangkat lunak bisnis.
#6: Jangan mencetak semuanya secara acak
Dari kartu acara, rencana dapur, hingga presentasi pelanggan – di banyak perusahaan semuanya dicetak. Hal ini patut dipertanyakan, tidak hanya dalam konteks keberlanjutan dan perlindungan lingkungan. Perusahaan perlu melatih karyawannya sejak awal tentang apa dan yang terpenting bagaimana cara mencetak. Bisakah hanya dokumen untuk janji temu eksternal yang dicetak atau juga catatan untuk keperluan internal? Jika karyawan juga mengetahui cara mencetak dengan hemat biaya, hal ini akan mengurangi biaya dalam jangka panjang dan melindungi printer.
Untuk menghindari pencetakan yang tidak perlu, karyawan sebaiknya hanya memilih halaman satu per satu. Apakah hanya beberapa slide dalam presentasi yang menarik? Itu juga dapat ditentukan satu per satu di pengaturan. Misalnya, foil perantara dan foil akhir dapat dengan mudah dihilangkan.
#7: Perhatikan garansi
Bahkan printer yang dirawat dengan baik oleh seluruh karyawannya pun bisa rusak. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk mengetahui durasi dan cakupan garansi sebelum Anda membeli. Beberapa pemasok hanya menawarkan garansi satu tahun menurut undang-undang, sementara pemasok lainnya menawarkannya perlindungan tiga tahun.
Untuk dapat bertindak cepat jika terjadi kerusakan, layanan pelanggan yang diperlukan juga harus tersedia. Meskipun pemasok yang tidak dikenal dan kecil biasanya lebih murah, mereka sering kali memiliki dukungan pelanggan yang terbatas. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu memeriksa sejauh mana mereka dapat menghubungi narahubung jika mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran.
Gambar Barang: HP
