Digitalisasi telah mengambil alih sebagian besar bidang bisnis. Mengapa akuntansi juga harus menjadi lebih digital.
Akuntansi: digital atau Neanderthal?
Toko web berjalan secara otomatis, beriklan hanya melalui saluran digital dan intranet milik perusahaan yang mengatur para karyawan – di banyak perusahaan, kehidupan sehari-hari hampir seluruhnya bersifat digital. Namun sering kali ada kambing hitam di antara departemen yang berwawasan ke depan: akuntansi. Terlalu sering dia dipandang negatif oleh tumpukan portofolio dan rekan-rekannya yang hampir terkubur di bawahnya. Selama bertahun-tahun, ada banyak program akuntansi yang berhasil menghindari dokumen dan menyederhanakan proses. Ketujuh manfaat ini menunjukkan apa yang bisa dicapai oleh sebuah perubahan.
Proses yang disederhanakan
Jika ada satu hal yang ketinggalan jaman, itu adalah tumpukan folder yang memakan ruang tersendiri di perusahaan. Tak lama kemudian, ada tumpukan kertas dan rak-rak di atas meja yang tampaknya setinggi satu meter. Meskipun keduanya masih umum di perusahaan-perusahaan mapan – lagipula, tidak mudah untuk beralih dari analog ke digital – Anda tidak akan lagi menemukan dokumen seperti itu di perusahaan-perusahaan startup. Dengan aplikasi dan mereka pengenalan dokumen otomatis Kwitansi dan faktur dapat dipindai dengan cepat dan mudah.
Lebih banyak fleksibilitas
Selain menghindari tumpukan kertas yang tidak diperlukan, akuntansi digital juga menawarkan tingkat fleksibilitas yang tinggi. Karena setiap karyawan – baik atasan maupun karyawan – dapat memindai invoice dan kwitansinya kapan saja, di mana saja. Banyak aplikasi, seperti yang ditawarkan oleh Billomat mengintegrasikan pengenalan teks cerdas melalui file PDF, Word atau JPG. Semua reservasi secara otomatis dicatat dalam sistem dan ditugaskan ke item terkait. Artinya, seluruh karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas penting lainnya dalam kehidupan perusahaan sehari-hari dan pembuatan faktur bulanan atau tahunan juga diselesaikan lebih cepat.
Sekilas tentang angka
Banyak perusahaan yang mengandalkan akuntansi analog hanya memiliki gambaran umum jumlahnya secara bulanan atau bahkan triwulanan untuk faktur berukuran besar. Perubahan besar terkadang terlambat diketahui. Dalam kasus terburuk, perkembangan yang membahayakan perusahaan akan sulit dihentikan. Akuntansi digital juga telah menemukan solusi untuk hal ini. Karena setiap anggota perusahaan dapat melacak nomor tersebut kapan saja dan dimana saja melalui dashboard individual. Izin akses yang telah ditetapkan juga dapat memastikan bahwa karyawan hanya melihat nomor yang relevan bagi mereka.
Integrasi CRM
Sekilas data pelanggan dan faktur terkait? Hal ini sulit dikuasai dalam akuntansi analog. Seringkali, pelanggan berpindah-pindah folder berbeda di kantor, diurutkan berdasarkan nama perusahaan. Terutama di perusahaan besar, gambaran tersebut cepat hilang. Namun, hal itu bisa dilakukan secara digital data pelanggan Cukup simpan dan tautkan langsung ke faktur dan penawaran. Berkat fungsi pencarian dan gambaran sederhana, tidak ada informasi pelanggan, rincian kontak, kontak atau pembayaran yang hilang.
(infografis src=“https://www.gruenderszene.de/wp-content/uploads/2019/10/Buchhalte-.png“)(/infografis)
Waktu yang dibutuhkan lebih sedikit
Keuntungan yang sangat jelas dari akuntansi digital: waktu yang dibutuhkan singkat! Setelah perangkat lunak disesuaikan dengan perusahaan dan kebutuhannya, tindakan biasanya mudah. Faktur berukuran besar kemudian disiapkan secara optimal dan karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk mencatat kuitansi. Beberapa data tidak cocok? Kemudian pengeluaran dan pendapatan dapat dibandingkan dengan mudah dan cepat – dan kesenjangan menjadi lebih jelas terlihat.
Proses duning yang disederhanakan
Pengingat sangat memakan waktu terutama di perusahaan yang menawarkan produk atau layanan. Karena invoice di pihak klien selalu hilang entah kemana. Menyimpan gambaran umum di sini merupakan tantangan nyata bagi sebuah perusahaan. Aplikasi akuntansi seringkali sudah memilikinya sistem pengawakan yang terintegrasiyang secara otomatis mengingatkan pelanggan tentang faktur terutang dan membandingkan tanda terima pembayaran. Selain itu, pegawai yang bertanggung jawab bahkan dapat mengirimkan surat pengingat pada interval yang telah ditentukan.
Antarmuka terintegrasi
Tambahan praktis untuk banyak program akuntansi digital adalah, selain tugas klasiknya Antarmuka ke toko lain, aplikasi cloud, atau sistem CRM. Pembayaran masuk dapat dicatat secara langsung, informasi dapat diangkut dan data pelanggan dapat disimpan. Hal ini tidak hanya memfasilitasi akuntansi, tetapi juga alur kerja perusahaan sehari-hari.