Saat ini, sebagian besar komunikasi dilakukan melalui email. Baik di tempat kerja, bersama anggota keluarga, atau saat mencari pekerjaan – jutaan email dikirim ke seluruh dunia setiap hari.
Namun sayangnya hanya sedikit yang benar-benar dibaca dan dijawab. Itu semua tergantung pada bagaimana Anda mengungkapkan pesan Anda.
Menulis surat kepada seseorang dengan sukses tidaklah sulit – Anda hanya memerlukan strategi yang tepat, kata pengusaha David Hammer.
Untuk “Pengusaha” Hammer telah merangkum tip-tip utama yang perlu diingat saat menulis email.
1. Cari tahu tentang penerimanya
“Baca dan lihat segala sesuatu tentang orang tersebut untuk mengetahui kebutuhan dan kepribadiannya,” mengutip pendiri Hammer HustleCon, Sam Parr.
Segala cara dapat diterima, baik itu Google, Xing, LinkedIn, YouTube, atau lainnya – semakin banyak informasi, semakin baik. “Ini mungkin terdengar jelas, namun banyak orang tidak melakukannya karena alasan sederhana bahwa penelitian yang berhasil membutuhkan waktu,” tulis David Hammer.
Dengan cara ini Anda dapat memberikan sentuhan yang lebih pribadi pada email Anda, membuat Anda lebih manusiawi dan mungkin Anda bisa mencetak poin dengan sedikit humor.
2. Temukan orang yang dapat dihubungi
Trik lainnya adalah dengan mengunjungi (mantan) karyawan perusahaan tersebut. Mungkin mereka dapat memberi Anda informasi berharga tentang orang tersebut dan perusahaannya, yang akan memberi Anda keuntungan.
Inilah cara Anda dapat melakukan pendekatan secara perlahan: Nada apa yang harus digunakan untuk menulis email? Apakah pesan yang santai lebih disukai atau Anda harus mematuhi aturan yang ketat? Informasi apa yang pasti harus disertakan dalam email?
3. Perhatikan panjangnya
“Email yang panjang sering kali mendapat balasan singkat, biasanya karena penerimanya mungkin tidak membaca keseluruhan teksnya,” jelas Hammer. “Email pendek, sebaliknya, sering kali mendapat tanggapan yang panjang, terkadang karena penerimanya menanyakan informasi lebih lanjut kepada pengirimnya.”
Menurutnya, email yang dimaksudkan untuk menjalin kontak atau hubungan dengan penerimanya harus singkat, langsung, dan kontekstual. Berikut sarannya untuk pengaturan yang sempurna:
“Saya (…), saya ingin berbicara tentang (…) dan (…) apakah hal luar biasa yang saya ketahui tentang Anda dan latar belakang Anda.”
4. Jangan melupakan tujuan Anda
Menurut Hammer, terlalu banyak orang yang melakukan kesalahan dengan terlalu banyak bertele-tele dan menyentuh terlalu banyak subjek. “Email-email ini diabaikan atau dihapus,” katanya. Sebaliknya, Anda harus merumuskan pesan Anda secara langsung dan jelas.
Misalnya, kalimatnya bisa seperti ini: “Saya ingin bertemu dengan Anda selama 30 menit” atau “Senang sekali bisa bertemu untuk minum kopi di akhir minggu”. Ini dengan jelas menunjukkan kepada Anda apa yang ingin Anda capai dengan pesan Anda, dan penerima dapat memutuskan bagaimana melanjutkannya berdasarkan informasi ini.