Baik Anda seorang penyedia layanan atau produsen, perencanaan sumber daya, kemampuan, dan ketersediaan yang andal sangat penting bagi keberhasilan sebuah startup.
Apa itu perencanaan sumber daya?
Kapan pesanan dapat diselesaikan paling cepat? Karyawan mana yang memiliki kapasitas cukup untuk mengerjakan proyek lain? Apakah mesin atau perangkat yang diperlukan tersedia untuk produksi yang dipesan? Bagaimana cara terbaik saya merespons kegagalan? Pertanyaan yang cepat atau lambat dihadapi oleh setiap pendiri, direktur pelaksana, kepala departemen, atau manajer proyek, ini berlaku untuk perusahaan rintisan di industri internet, perusahaan menengah, dan konsultan.
Perencanaan sumber daya memberikan jawaban atas pertanyaan “Kapan kita punya waktu untuk memproses pesanan berikutnya?” dan “Bagaimana kita dapat mengintegrasikan urutan berikutnya ke dalam perencanaan kita?” Sebagai aturan, itu adalah awal dari perencanaan suatu proyek atau tindakan dan mengatur “sumber daya” yang diperlukan untuk itu. Sumber daya di satu sisi mencakup staf (karyawan sendiri dan eksternal), dan di sisi lain peralatan dan mesin, ruangan, kendaraan, dan sebagainya. Pada dasarnya, faktor apa pun yang diperlukan untuk memenuhi suatu pesanan dan hanya mempunyai kapasitas terbatas adalah sumber daya.
Tergantung pada jenis sumber dayanya, angka-angka penting yang relevan harus diperhitungkan. Bagi karyawan, hal ini mencakup, misalnya, perbedaan jam kerja, beban pokok, liburan, ketidakhadiran karena sakit, atau ketidakhadiran lainnya. Namun, jika menyangkut mesin dan perangkat, kapasitas dan waktu perawatan harus diperhitungkan, ini adalah dua contohnya.
Temukan alat yang tepat
Tanpa penggunaan dukungan TI yang berkualitas, manajemen sumber daya adalah proses yang kompleks dengan risiko yang signifikan – tabel Excel yang sering digunakan untuk ini biasanya rusak, berat dan tidak memadai karena Excel tidak dimaksudkan sebagai alat untuk proses tersebut dan tidak cukup fleksibel. . . Di sisi lain, produk dari vendor sistem besar seringkali terlalu rumit, membingungkan, dan tidak terhubung dengan program atau sistem lain.
Idealnya, perencanaan sumber daya harus diintegrasikan ke dalam proyek perusahaan dan perencanaan staf sehingga Anda dapat melacak semua komponen sekaligus dan tidak perlu membuang waktu untuk terus-menerus melakukan navigasi, mencari, dan membandingkan.
Mengapa menggunakan perencanaan sumber daya?
Melalui perencanaan sumber daya yang optimal, segala sesuatu dapat diatur secara efisien dan jelas, mulai dari perencanaan produksi yang lengkap, proyek individu, pesanan kecil dan besar hingga perencanaan janji temu dan tugas. Jika tidak ada kepastian apakah seorang karyawan mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyelesaikan suatu tugas, sulit bagi perusahaan untuk mengembangkan rencana proyek yang dapat diandalkan – yang mana perusahaan harus berkomitmen secara kontrak kepada klien.
Gambar: Rencana kepegawaian dengan tugas, pencapaian, ketidakhadiran, dan konflik
Beginilah cara kerja perencanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya hanya memerlukan tiga langkah: Pada langkah pertama, seluruh sumber daya perusahaan diciptakan dan dilengkapi dengan kemampuannya. Di startup, biasanya sebagian besar adalah karyawan.
Langkah kedua adalah perencanaan proyek segera. Di sini semua sumber daya yang diperlukan direncanakan untuk berbagai subtugas atau tahapan proyek. Setiap tugas diberi durasi dan jumlah pekerjaan yang direncanakan (misalnya dalam jam atau hari orang).
Langkah terakhir berfokus pada ikhtisar seluruh sumber daya yang tersedia, yang disebut rencana pekerjaan. Ini menunjukkan secara sekilas apa yang sedang dikerjakan seorang karyawan dan dalam jangka waktu berapa – dan apakah kapasitas mereka cukup untuk menyelesaikan kegiatan yang direncanakan. Jika terjadi konflik atau kelebihan beban, tindakan langsung dapat diambil di sini. Tugas dapat ditunda atau dijadwal ulang jika diperlukan karyawan atau sumber daya dapat diubah secara langsung jika diperlukan atau dihilangkan oleh karyawan atau sumber daya tambahan.
Kesimpulannya
Bagi semua penyedia layanan dan produsen, terutama bagi perusahaan rintisan, perencanaan sumber daya yang mudah digunakan dan andal adalah kunci keberhasilan pengembangan perusahaan. Perusahaan dapat merencanakan dan menjadwalkan dengan andal dan mitra serta pelanggannya dapat memenuhi tenggat waktu.