Tim-A dari dunia startup
Ini tak terlupakan: A-Team dari serial aksi kultus dari Amerika pada tahun delapan puluhan. Empat mantan tentara terbang keliling dunia (oke, salah satu kelompok terbang dengan agak enggan) dan, dengan gaya Robin Hood, membantu orang lain yang membutuhkan. Yang istimewa dari tim A adalah komposisi empat protagonis yang tidak biasa, yang bersama-sama dapat mengatasi tantangan apa pun, tidak peduli seberapa besarnya.
Sekalipun kehidupan kerja kita sehari-hari biasanya tidak penuh petualangan, ada kesamaannya. Kepribadian yang kuat bersatu, terutama di perusahaan rintisan dan perusahaan muda. Banyak orang berbeda yang membawa keterampilan berbeda dan saling melengkapi untuk menguasai tugas-tugas yang muncul dan menemukan solusi inovatif.
Kata kunci besarnya di sini adalah kerja sama. Asosiasi Federal Ekonomi Digital (BVDW) eV baru-baru ini menerbitkan laporan terkait Makalah dengan topik Enterprise 2.0 diluar sini. Hasil: Menurut panduan ini, perusahaan yang dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan yang kompleks dan dinamis akan terus beroperasi dengan sukses di pasar. Oleh karena itu, jalur ini mengarah secara eksklusif melalui budaya perusahaan yang partisipatif.
Hal ini secara khusus melibatkan manajemen pengetahuan praktis dan peningkatan arus informasi internal dan eksternal. Hal ini juga bukan merupakan aspek yang tidak penting dalam “Perang Bakat”, karena cara kerja kolaboratif sangat cocok untuk memahami pekerjaan generasi yang berjejaring secara digital.
Tim terdesentralisasi dan pekerjaan mobile
Satu hal yang jelas: Karyawan muda saat ini telah mengubah gagasan tentang cara mereka berkomunikasi dan bekerja sama. Harapan-harapan ini sangat dipengaruhi oleh kemungkinan jaringan sosial yang mereka gunakan secara pribadi dan profesional. Kaum muda “Generasi Y” sudah bosan dengan membanjirnya email dan daftar Excel yang tiada habisnya dan telah lama beralih ke jejaring sosial sebagai bentuk komunikasi.
Selain itu, istilah-istilah seperti tim terdesentralisasi dan kerja mobile bukan lagi kata asing dan menjadikan kolaborasi efektif dalam pekerjaan sehari-hari menjadi lebih sulit. Melaksanakan proyek dengan sukses dalam keadaan yang berubah ini merupakan tantangan besar bagi banyak perusahaan muda.
Pada saat yang sama, ini juga merupakan peluang besar, antara lain, sebagai tindakan aktif melawan “Perang Bakat” yang sedang terjadi. Pertanyaan yang harus ditanyakan oleh perusahaan pada diri mereka sendiri: Bagaimana kita dapat menggunakan cara hidup dan pekerjaan baru para digital native dengan lebih baik untuk keberhasilan manajemen proyek dan proses internal? Dan bagaimana Anda dapat meningkatkan kolaborasi dan komunikasi dalam tim virtual? Tantangan khusus di sini mencakup akses terpusat terhadap informasi dan dokumen, pertukaran tugas terbuka yang efisien, dan penanganan membanjirnya email secara terus-menerus.
Apa yang membuat manajemen proyek bersifat “sosial”?
Pendekatan solusi berorientasi masa depan untuk hal ini adalah “Manajemen Proyek Sosial” atau disingkat PM sosial. Namun apa yang menjadikan manajemen proyek bersifat “sosial”? Dalam manajemen proyek klasik, organisasi proyek terstruktur secara hierarki. Biasanya merupakan tanggung jawab seorang anggota staf sebagai penghubung utama untuk menggabungkan dan mendistribusikan informasi. Masalahnya adalah manajemen proyek sering kali tersesat dalam bisnis sehari-hari; Informasi kemudian mengalir terlalu lambat dan tidak sampai ke seluruh rekan kerja tepat pada waktunya. Atau beberapa pesan dari tim terlambat sampai ke manajer proyek.
Keputusan dibuat berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan zaman. Dalam kasus apa pun, anggota tim sering kali tidak menyadari konteks yang lebih besar dan juga kontribusi mereka terhadap proyek. Akibatnya, motivasi dan kreativitas tim dapat menurun dan membahayakan keberhasilan proyek secara keseluruhan.
Manajemen proyek menjadi “sosial” ketika kolaborasi disusun seperti jaringan. Di satu sisi, ini adalah masalah pengorganisasian, karena memerlukan hierarki yang lebih datar dan penerimaan tanggung jawab yang lebih besar oleh semua orang yang terlibat dalam proyek. Di sisi lain, ini adalah masalah teknologi karena bentuk organisasi seperti ini tidak akan mungkin terjadi tanpa media sosial. Prinsip platform PM sosial adalah menggabungkan komunikasi dalam jejaring sosial dan memungkinkan pertukaran konten dalam tim. Oleh karena itu PM Sosial mendorong pertukaran informasi dan pengetahuan antara semua anggota proyek.
Komunikasi top-down (dari manajer proyek hingga tim eksekutif) dilengkapi dengan komunikasi bottom-up. Seluruh tim terlibat aktif dalam proyek sejak awal: setiap orang dapat membuat tugas secara mandiri dan memprosesnya secara transparan untuk semua orang, masalah dapat dilaporkan atau dikomentari di jaringan kapan saja. Laporan status tim mengenai subproyek mereka dimasukkan langsung ke dalam ikhtisar manajer proyek. Hasilnya adalah identifikasi yang lebih besar terhadap proyek dan keselarasan yang lebih kuat antara mereka yang terlibat dengan tujuan sebenarnya.
Dalam hal fitur, sebagian besar produk pada awalnya didasarkan pada model dari sektor konsumen dan menawarkannya, tidak seperti jaringan publik, dalam ruang tertutup. Fitur dasar mencakup profil pribadi, pesan instan, pembaruan status, penandaan, mengikuti, peringkat, dan interaksi grup. Seringkali juga pencarian keterampilan dan penggunaan kontak tidak langsung, aliran aktivitas, blog dan wiki.
Fitur sosial dan komunikasi ini juga mencakup fungsi-fungsi yang semakin disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini termasuk pencatatan waktu, pelaporan, dokumen dan manajemen tugas. Integrasi dengan sistem email adalah standar. Artinya, misalnya, sistem secara otomatis mengirimkan pesan atau peringatan tertentu melalui email dan anggota jaringan sosial juga dapat menulis email langsung dari antarmuka.
Karyawan Jaringan Sosial Perusahaan juga dapat mengirimkan alamat khusus di email mereka untuk mempublikasikan email secara terpusat di Jaringan Sosial Perusahaan. Antarmuka seluler dan aplikasi asli biasanya juga tersedia untuk memungkinkan penggunaan ponsel cerdas dan klien mana pun dengan nyaman.
Perusahaan dan perusahaan rintisan yang tertarik pada lebih dari sekadar digitalisasi komunikasi radio harus memastikan bahwa perangkat lunak atau layanan online juga bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Persyaratan minimalnya adalah manajemen tugas dengan kemampuan membuat, memprioritaskan, dan mendiskusikan tugas dalam tim. Alat dengan fungsi manajemen proyek yang diperluas juga memungkinkan orang untuk menentukan upaya dan koneksi yang direncanakan.
Dan manajer proyek memiliki bagan Gantt, sama seperti perangkat lunak manajemen proyek pada umumnya. Ini memberinya gambaran perencanaan dan kemajuan proyek lengkap berdasarkan database yang dikelola secara real time oleh tim proyek. Alat untuk perusahaan kecil dan menengah hampir selalu merupakan platform online dan banyak penawaran juga dapat digunakan secara gratis dengan fungsi terbatas.
Hanya sedikit startup yang memiliki komunitas online sendiri
Masa depan apa yang dimiliki manajemen proyek sosial di perusahaan-perusahaan muda dan apa perbedaan yang dapat dihasilkannya? Menurut studi BITKOM, 86 persen perusahaan di Jerman sudah menggunakan jejaring sosial eksternal, Namun, hanya 13 persen yang memiliki komunitas online sendiri. Namun, peneliti pasar dari Forrester dan IDC memperkirakan pertumbuhan signifikan di segmen ini, yang mereka sebut sebagai “perangkat lunak kolaborasi perusahaan” atau “platform sosial”.
Karena tren digitalisasi dan kolaborasi lintas lokasi secara alami mempunyai dampak yang kuat terhadap perusahaan-perusahaan Internet, industri ini kemungkinan akan menjadi salah satu industri pertama yang merasakan manfaatnya. Keunggulan Social PM langsung terlihat terutama dalam komunikasi dengan klien serta kolaborasi dengan freelancer dan karyawan eksternal, anggota tim di kantor pusat, dan berkolaborasi dengan penyedia layanan lainnya.
Facebook, Twitter, XING dan jejaring sosial lainnya telah secara permanen mengubah cara para profesional muda berkomunikasi: Mereka terbiasa mengobrol, membuat kontak, “menyukai” dan memposting pembaruan status. Apa yang telah terbukti terkini secara pribadi dan membuat orang lain tetap up-to-date masih memiliki keberadaan yang samar-samar dalam pekerjaan sehari-hari di banyak perusahaan.
Manajemen proyek sosial adalah peluang bagi perusahaan muda untuk mengorganisasikan diri mereka dengan lebih baik, lebih virtual, dan dalam hierarki yang lebih datar sehingga tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang menarik bagi talenta muda, namun juga menangani proyek internal dan eksternal mereka seefisien mungkin.
