Setiap perusahaan muda yang sedang berkembang akan sampai pada suatu titik: struktur personalia tidak lagi sesuai. Apa yang harus diperhatikan dalam esai.
Kontribusi dari Susanne Thielecke, pemilik agen konsultan La Renzow Personal.
Siapapun yang memulai dan berhasil menjalankan sebuah perusahaan pada akhirnya akan mendapat kejutan: struktur staf tidak lagi sesuai. Proses koordinasi yang dulunya otomatis tiba-tiba menjadi terlalu lama, terlalu tidak tepat, atau keduanya. Para ahli yang sibuk dengan pelatihan memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit pekerjaan yang harus dilakukan – dan mitra bisnis yang tadinya bersahabat ingin melakukan segalanya dengan cara yang benar-benar berbeda.
Kita semua mengetahui masa pubertas sebagai masa ketika pola perilaku kekanak-kanakan dilepaskan dan beralih ke perilaku yang lebih dewasa, bijaksana, dan masuk akal. Sangat sedikit orang yang memiliki kenangan indah tentangnya, karena masa sebelumnya lebih menyenangkan. Selain itu, Anda tidak tahu cara kerja perilaku dewasa, dan Anda juga tidak menginginkannya. Para pendiri perusahaan muda sering kali merasakan hal yang sama – namun untungnya, proses mengembangkan perusahaan sedikit lebih mudah dibandingkan masa remaja.
Ada dua ambang batas dimana isu struktur staf menjadi penting bagi keberhasilan. Di satu sisi, ketika usaha mikro – yang terdiri dari satu atau lebih pendiri dan beberapa pembantu eksternal – tumbuh menjadi perusahaan kecil dengan beberapa karyawan. Di sisi lain: Ketika sebuah perusahaan kecil yang berkembang telah berkembang menjadi dua digit jumlah orang dan tiba-tiba hierarki, struktur dan standar harus diciptakan.
Sering dilupakan: dokumentasi dan panduan
Mari kita lihat dulu masa remaja pertama dari “garage startup” hingga bisnis kecil-kecilan. Pada tahap ini, ada dua hal penting yang sering diabaikan: dokumentasi dan kepemimpinan. Sebuah perusahaan pada saat ini, apa pun itu Model bisnis yang dikejarnya, harus tetap fleksibel. Selain itu, biasanya tidak dilengkapi dengan tingkat likuiditas yang tinggi dan biaya tetap harus dijaga serendah mungkin. Dan dari sinilah diperlukannya dokumentasi yang cermat. Hal ini sangat menyakitkan bagi banyak tim yayasan karena mereka sering kali menentang perusahaan dan diri mereka sendiri Rintisan memutuskan untuk melarikan diri darinya.
Namun: Dokumentasi merupakan persyaratan dasar untuk fleksibilitas. Setiap orang harus mencatat apa yang mereka lakukan dan untuk berapa lama. Ada banyak alat untuk ini, mulai dari alat pelacak waktu sederhana seperti Goodtime hingga alat yang lebih kompleks Manajemen proyek-Alat seperti Podio. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa sumber daya manusia yang mahal dapat dengan cepat beradaptasi terhadap perubahan kondisi pasar.
Bos memutuskan
Di perusahaan-perusahaan ini, hierarki dan tanggung jawab yang ditetapkan sering kali belum menjadi hal yang penting. Kebanyakan orang yang bekerja sama di sini antusias dan energik untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu bersedia mengambil tugas yang muncul pada saat itu untuk memastikan kesuksesan. Namun: Organisasi kerja sekarang harus dikontrol. Dari sekitar lima orang, kolaborasi yang sepenuhnya mandiri dan tidak terkendali tidak mungkin lagi dilakukan. Atasan harus memutuskan bagaimana sumber daya harus didistribusikan dan bagaimana dokumentasi harus dilaksanakan agar dapat berfungsi secara konsisten. Bos yang baik mendengarkan semua orang, terbuka terhadap argumen – dan membuat keputusan dengan jelas dan tidak ambigu. Perhatian: Semakin fleksibel produk dan pasar di mana produk tersebut ditempatkan, semakin tinggi persyaratan tata kelola perusahaan.
Pos permanen untuk administrasi
Apabila terdapat paling lambat lima orang ahli atau spesialis, disarankan tersedia posisi penuh untuk pemrosesan, administrasi, dan koordinasi. Cukup rekam slide lokakarya, atur perjalanan, posting teks di Facebook, buat Powerpoint, jawab telepon, siapkan rapat, siapkan data di Excel – semua ini memerlukan posisi tetap. Namun: Distribusi sumber daya pada akhirnya bergantung pada produk, skalabilitasnya, dan margin setiap model bisnis.
Hierarki? Alami!
Seiring pertumbuhan perusahaan, ambang batas kedua pun mengikuti: dari perusahaan kecil menjadi perusahaan dengan jumlah karyawan dua digit. Hirarki harus ditetapkan dan aturan serta standar harus dibuat. Pertama tentang hierarki: Hampir tidak ada lagi orang yang berani menggunakan kata tersebut dalam ilmu bisnis populer dan media. Sebuah kesalahpahaman. Karena: Tanggung jawab yang jelas diperlukan – dan hierarki pun demikian. Wewenang pengambilan keputusan dalam struktur personalia modern (struktur jaringan) bersifat fleksibel, sedangkan dalam struktur tradisional bersifat tetap dan tidak dapat atau tidak boleh disesuaikan dengan kebutuhan individu. Artinya, dalam situasi apa pun, siapa pun tidak boleh memiliki otoritas pengambilan keputusan dalam struktur jaringan yang dapat berakibat fatal. Tugas manajemen sekarang terdiri dari menentukan kewenangan pengambilan keputusan baik secara prinsip atau berdasarkan kasus per kasus.
Dari pohon palem dan karunia
Jam kerja, waktu istirahat, penggunaan tempat parkir, liburan, komponen gaji, bonus, piring, konsumsi kopi, anjing di bawah meja, bunga ulang tahun, iklan pekerjaan, laporan pengeluaran, pohon palem kantor – semuanya mencakup standar dan peraturan perusahaan. Perusahaan muda tidak harus bertindak seperti perusahaan besar, dapat bertindak lebih fleksibel. Namun sejauh mana fleksibilitas ini perlu didiskusikan dan didefinisikan.
Ini tentang komitmen
Ini bukan tentang melakukan sunat yang ketat. Namun setiap orang harus tetap berpegang pada kesepakatan yang dibuat dan akan diperingatkan jika tidak melakukannya. Hal ini mungkin juga berlaku pada banyak standar terbuka dan kontemporer. Ada jam kerja yang fleksibel, tetapi ada persyaratan dokumentasi mingguan? Maka non-dokumentasi akan mempunyai konsekuensi. Apakah ada kartu kredit perusahaan yang dapat menagih biayanya? Maka tidak ada uang kembali jika Anda membayar dengan kartu pribadi Anda. Apakah ada jadwal pembersihan mesin kopi? Tempat parkir khusus untuk tamu? Kesepakatan hadiah untuk semua orang? Liburan 28 hari dan tidak gratis di malam tahun baru? Semua standar ini beralasan dan oleh karena itu bukan merupakan bentuk pelecehan. Namun hal-hal tersebut tidak ada gunanya jika tidak ada yang harus mematuhinya.
Omong-omong, usia karyawan tidak ada hubungannya dengan seberapa penting standar yang diterapkan. Sebaliknya: Khususnya karyawan muda, karyawan baru menuntut kondisi yang jelas dan standar yang masuk akal secara ekonomi. Tantangannya biasanya terletak pada puncak perusahaan. Mengembangkan produk hebat dan memasarkannya ke pasar jauh lebih menyenangkan daripada mengkhawatirkan tagihan premi dan tunjangan makan. Oleh karena itu, seseorang sering kali ditunjuk untuk mengemban tugas tersebut. Adalah baik untuk memusatkan upaya administrasi. Namun, hal ini tidak boleh mengalihkan perhatian dari kenyataan bahwa keputusan harus dibuat oleh manajemen puncak perusahaan. Setelah perusahaan melewati masa puber, bagian tersulit telah tercapai. Mulai sekarang, ini tentang pertumbuhan dalam struktur dan aturan yang ada. Dengan demikian, akan ada lebih banyak ruang untuk hal-hal yang membuat perusahaan-perusahaan muda tergerak: kreativitas, inovasi, dan pertumbuhan.