Ketika saya menulis kepada seorang teman bahwa saya sedang berpikir untuk menulis artikel tentang apa yang diungkapkan kotak masuk email tentang kepribadian seseorang, dia langsung menjawab:
“Saya punya tiga email di kotak masuk saya. Apa yang diungkapkan hal itu tentang saya?”
“Itu berarti kamu yang terburuk,” balasku.
Tentu saja, yang saya maksud dengan “kamu yang terburuk” adalah, “Kemampuanmu mengatur kehidupan digital adalah segalanya yang saya cita-citakan, jadi saya sangat iri.”
Mempertahankan kotak masuk email Anda adalah tugas yang diremehkan Kebajikan di tempat kerjakata Richard Moran, direktur pelaksana perusahaan konsultan Frost & Sullivan. Jika seorang karyawan tidak tanggap, rekan kerjanya akan menganggap mereka tidak terorganisir dan malas, kata Moran.
Saat ini, kotak masuk email saya berisi 57 email yang belum dibaca – tetapi jika boleh jujur, baru-baru ini saya menghabiskan seluruh akhir pekan untuk mengurangi kotak masuk dari 1.000 email yang belum dibaca menjadi 57.
Apakah ketidakmampuan saya mengatur kotak masuk benar-benar sesuatu yang harus saya khawatirkan, seperti yang disarankan Moran? Dengan kata lain, apakah ini menunjukkan bahwa saya tidak hanya malas, namun juga memiliki masalah emosional atau defisit kognitif yang mendalam? Saya juga ingin tahu apakah hero inbox seperti teman saya sebenarnya lebih sukses dari kita semua.
Tentu saja, tidak mungkin mengetahui dari kotak masuk emailnya apakah seseorang ahli produktivitas atau psikopat. Cara Anda menangani email sangat bergantung pada pekerjaan Anda dan seberapa sering email dikirim di kantor Anda.
Namun, percakapan saya dengan pakar psikologi dan teknologi menghasilkan wawasan yang menarik (dan mengejutkan) tentang bagaimana kebiasaan mengirim email dikaitkan dengan ciri-ciri kepribadian. Inilah temuan saya.
Penyortir/penghapus melihat email di kotak masuknya dan segera mengambil tindakan.
Orang ini membaca email, merespons jika diperlukan respons, lalu menghapusnya atau mengarsipkannya di folder tertentu. Jumlah email di kotak masuknya selalu berkisar nol.
Psikolog Larry Rosen dan penulis “iDisorder: Memahami obsesi kita terhadap teknologi dan mengatasi pengaruhnya terhadap kita” Mengakui dirinya termasuk dalam kategori tersebut. Itu membuatnya gugup jika dia tidak melihat kotak masuknya terlalu lama, katanya kepada Business Insider. Dia curiga itu ada hubungannya dengan otaknya.
Otak seorang penyortir/penghapus diatur untuk bereaksi negatif ketika dihadapkan dengan email yang belum dibaca. “Kotak masuk yang besar dan meledak memicu neurotransmiter berbasis stres seperti kortisol yang membuatnya gugup,” kata Rosen. Kotak surat yang jelas mengurangi kegugupan ini, setidaknya untuk sementara.
Rosen mengatakan strategi Anda dalam menangani email bergantung pada keinginan Anda untuk mengontrol. Meskipun beberapa orang tidak mempunyai masalah untuk mengacaukan rumah, tempat kerja, dan kotak masuk mereka, penyortir/pengikis menjadi gila. “Anda memerlukan cara eksternal untuk mempertahankan kendali atas dunia,” kata Rosen. Berpegang teguh pada sistem pembersihan email memenuhi kebutuhannya yang terus-menerus akan ketertiban.
Penjaga memiliki beberapa email yang belum dibaca dan jarang menghapus pesan yang sudah dibaca.
Menurut Pamela Rutledge, direktur Pusat Penelitian Psikologi Media, ada beberapa kemungkinan penjelasan atas perilaku ini. Salah satunya adalah perfeksionisme. “Orang yang perfeksionis menyimpan email yang mereka baca di benak mereka dengan gagasan bahwa mereka (pada akhirnya) akan membalas email tersebut,” kata Rutledge kepada Business Insider. “Orang-orang ini juga mempunyai daftar tugas yang sangat panjang sehingga tidak mungkin berguna.”
Baca juga: Belajar: Kata di akhir email Anda memastikan lebih sering dibalas
Pada dasarnya, menyimpan email lama adalah cara mereka meyakinkan diri sendiri bahwa pada akhirnya mereka akan membalas semua orang. Rutledge mengatakan terlalu berisiko bagi penjaga untuk menghapus email. “Beberapa orang menyimpan email mereka karena memberikan rasa aman, dan berpikir mereka dapat menggunakannya lagi suatu saat nanti,” katanya. “Beberapa dari kita memiliki toleransi yang lebih tinggi terhadap ketidakpastian dibandingkan yang lain.”
Orang yang mengabaikan tidak membaca atau menghapus emailnya.
Saya harus mengakui bahwa saya merasa lega mengetahui lebih banyak tentang pengabai email. Menurut Ron Friedman, penulis “Tempat Terbaik untuk Bekerja: Seni dan Ilmu Menciptakan Tempat Kerja yang Luar Biasa“, memiliki ratusan atau ribuan email yang belum dibaca di kotak masuk Anda bukanlah masalah. Meskipun Friedman memperingatkan agar tidak “menarik kesimpulan umum tentang kepribadian dan keadaan psikologis berdasarkan kebiasaan mengirim email,” ia menawarkan beberapa penjelasan yang mungkin untuk tren ini.
Di satu sisi, ini bisa berarti Anda kewalahan, katanya kepada Business Insider. Di sisi lain, ini juga bisa berarti “Anda menyadari bahwa (memantau dan mengatur email) tidak membantu Anda mencapai kemajuan. Dan itu adalah tanda kecerdasan.”
Beberapa orang yang mengabaikan email sebenarnya bisa menjadi lebih terorganisir dan produktif dibandingkan orang lain. Pada akhirnya, seperti yang dikatakan Friedman, “email mencerminkan prioritas orang lain, belum tentu pekerjaan penting yang memerlukan perhatian Anda segera.”
Teks ini diterjemahkan dari bahasa Inggris.