Apa yang dimaksud dengan kewajiban retensi?
Kewajiban penyimpanan adalah tenggat waktu yang berlaku untuk penyimpanan dokumen bisnis.
Oleh Kewajiban Retensi Ini adalah kewajiban dimana setiap pedagang wajib menyimpan dokumen akuntansi dalam jangka waktu tertentu § 257 HGB.
Namun, tidak semua usaha pertanian dan kehutanan, usaha lain dan pekerja lepas yang terdaftar dalam daftar perdagangan terdaftar § 147 AO Kewajiban menyimpannya untuk keperluan perpajakan.
Untuk apa persyaratan retensi?
Persyaratan penyimpanan memastikan dokumentasi dokumen dan oleh karena itu berfungsi terutama untuk memastikan verifikasi jika hal ini diperlukan untuk dokumen tertentu.
Perusahaan wajib melaporkan transaksi keuangannya, keadaannya dan usahanya kepada badan eksternal tertentu.
Suatu perusahaan dianggap terkendali jika dokumen bisnis penting harus disimpan.
Dokumen apa saja yang harus disimpan?
Prinsipnya, semua buku yang relevan dengan perpajakan juga harus disimpan. Pembukuan yang harus disimpan dan untuk berapa lamanya ditentukan dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang.
Menurut § 257 Abs. 1HGB Dokumen-dokumen berikut harus disimpan:
Kelompok pertama meliputi buku perdagangan, neraca pembukaan, persediaan, laporan keuangan tahunan, laporan manajemen, laporan manajemen kelompok, laporan keuangan konsolidasi dan dokumen organisasi lainnya. Selain itu, surat dagang yang diterima dan dikirim harus disimpan dan tanda terima pemesanan harus disimpan §238HGB. Selain itu, dokumen yang relevan dengan bisnis juga tunduk pada persyaratan penyimpanan. Neraca pembuka, laporan keuangan konsolidasi dan laporan keuangan tahunan juga harus disimpan seperti aslinya. Bentuk kewajiban penyimpanan berlaku agar dokumen dapat diambil dan dibaca sebagaimana mestinya §257 Paragraf 3 Kalimat 1 HGB.
Pada prinsipnya, aturan akuntansi yang benar berlaku: semua reproduksi harus sesuai dengan isi aslinya.
Durasi kewajiban retensi
Durasinya bervariasi dari bagian grup yang tercantum di atas. Dokumen dari kelompok pertama, yang meliputi buku komersial dan laporan keuangan tahunan, harus disimpan selama sepuluh tahun.
Namun, dokumen lain hanya dapat disimpan selama enam tahun.
Persyaratan retensi 2 tahun berlaku untuk tagihan dari pengusaha untuk layanan terkait real estat oleh penerima layanan.
Masa penyimpanan dimulai dari akhir tahun takwim saat persediaan, neraca pembukaan atau laporan keuangan tahunan dibuat, surat dagang diterima atau pemesanan dibuat.
Yang dimaksud dengan dokumen lain adalah semua dokumen yang berkaitan dengan transaksi bisnis tertentu dan juga diperlukan untuk perpajakan.
Contoh
Di sektor-sektor seperti administrasi publik, penelitian farmasi, produksi makanan dan farmasi, rumah sakit, jaminan kualitas, perlindungan lingkungan, telekomunikasi, produksi energi, hukum dan konstruksi, terdapat kewajiban untuk menyimpan dokumen.