Rapat bisa menjadi sangat menegangkan: banyak percakapan dan sedikit hasil. Siapa pun yang mengadakan rapat tidak hanya mempunyai tekanan untuk mengatakan sesuatu tentang pekerjaan dan tujuan mereka, namun juga harus memastikan bahwa isinya tetap diingat oleh para peserta.
Untuk memastikan bahwa di akhir pertemuan Anda benar-benar merasa telah mencapai sesuatu dan meninggalkan kesan mendalam pada para peserta, penulis Kat Boogaard empat hal yang terdaftar untuk “Inc” apa yang harus Anda lakukan di akhir rapat — kolega dan atasan Anda akan berterima kasih.
1. Berikan gambaran umum kepada semua orang
Selama rapat, percakapan sering kali menimbulkan kebingungan dan topik yang diangkat tidak dimaksudkan untuk rapat tersebut. “Hal ini sering kali mengakibatkan orang meninggalkan rapat tanpa mengingat secara pasti apa yang dibicarakan.”
Jadi sebelum rapat berakhir, luangkan waktu sejenak untuk merangkum kesimpulan yang dicapai dan membuat daftar keputusan yang diambil. Dengan cara ini, setiap orang yang meninggalkan rapat memiliki gambaran yang baik tentang apa yang dibahas.
2. Tetapkan tugas
Sekalipun apa yang perlu ditangani dan diubah sudah diputuskan, bukan berarti apa pun akan benar-benar terjadi. Itulah mengapa sangat penting untuk mendistribusikan tugas secara langsung, kata Boogaard. Dengan cara ini, tidak ada kebingungan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas apa – dan semuanya menjadi jauh lebih produktif.
3. Klarifikasi pertanyaan terbuka
Seringkali orang tidak angkat bicara ketika mereka tidak memahami sesuatu karena takut terlihat bodoh. Oleh karena itu, lebih penting lagi untuk melakukan klarifikasi di akhir pertemuan jika ada yang memiliki pertanyaan.
“Meskipun tujuan Anda adalah membuat rapat tetap berjalan, Anda juga menginginkan konfirmasi bahwa semua orang memiliki pemikiran yang sama sebelum semua orang kembali ke tugas mereka. Menanyakan apakah seseorang memiliki pertanyaan terakhir adalah cara yang baik untuk memastikannya—dan ini akan mengakhiri pertemuan dengan cara yang lebih produktif dan tidak terlalu formal.
4. Kirim email
Bisa saja terjadi seseorang tidak mencatat atau melupakan suatu hal penting. Kasus penyakit juga tidak jarang terjadi. Itulah mengapa lebih penting lagi mengirim email melingkar setelah pertemuan yang merangkum poin-poin utama. Dengan begitu, setiap orang memiliki gambaran umum – dan tidak seorang pun dapat mengeluh bahwa mereka tidak memperhatikan sesuatu.
Jika Anda yang mengirim email: Ucapkan terima kasih kepada peserta karena telah meluangkan waktu dan menulis ringkasan singkat. Cantumkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas apa.